‘Had ik dat document in Teams moeten zoeken?’
‘We hebben een belangrijk bericht. Zullen we het per mail, via Teams én op het intranet delen?’
‘Ik weet dat ik dat protocol ergens heb gezien, maar waar?’
Herkenbaar? Voor veel organisaties wel. De manier waarop we informatie verspreiden via digitale platformen zorgt steeds vaker voor verwarring. Gelukkig is daar iets aan te doen: met een doordachte kanalenstrategie.
Wat is een kanaalstrategie?
Een kanaalstrategie of kanalenstrategie beschrijft, vanuit de organisatiedoelstellingen, waar medewerkers welke functionaliteit en informatie gebruiken om doelgericht te werken.
De koers van de organisatie bepaalt dus hoe digitale kanalen worden ingericht en gebruikt. Die inrichting bepaalt vervolgens welke informatie waar thuishoort. Als dat helder is, helpt dit medewerkers én de organisatie om effectiever te werken.
Daarom is het cruciaal om bij het opstellen van een kanalenstrategie te starten bij de organisatiedoelstellingen en niet alleen bij communicatiedoelen. Dit vergroot het draagvlak, ook bij het hoger management.
Waarom een kanaalstrategie?
Het kanalenlandschap is de laatste twintig jaar een stuk groter geworden. Naast e-mail en intranet zijn er tegenwoordig chats, Teams-kanalen, serviceportalen, documentmanagementsystemen, narrowcasting en meer.
Die wildgroei kent een aantal oorzaken:
- Democratisering van IT – ook buiten de IT-afdeling is het eenvoudig om tools in te richten en te gebruiken
- Functionele overlap – steeds meer platformen bieden vergelijkbare functies
- Tech push – nieuwe tools worden uitgerold omdat het kan (of moest, zoals tijdens COVID)
- Shadow IT – niet-officiële tools worden gebruikt omdat ze sneller of handiger zijn
Deze oorzaken pak je niet op met losse afspraken, maar alleen met een strategische en organisatiebrede aanpak.
Hoe bepaal je een kanaalstrategie – en met wie?
Een kanalenstrategie ontwikkel je samen met de organisatie, niet vóór de organisatie. Alleen dan wordt zij omarmd en toegepast. Denk daarom vooraf goed na over wie je betrekt, hoe je stakeholders meeneemt en hoe je toetst of de strategie echt wordt gedragen.
Het initiatief kan uit verschillende hoeken komen, maar in de praktijk blijken Communicatie en HR vaak geschikte trekkers. Wel geldt: iedere afdeling heeft blinde vlekken. Werk daarom met een multidisciplinaire, afdelingsoverstijgende groep.
De strategie bepaal je in vier stappen:
- Inventariseren en analyseren
- Wat zijn de organisatiedoelstellingen?
- Hoe ziet het huidige kanalenlandschap eruit?
- Welke ontwikkelingen zijn gepland?
- Op welke apparaten worden kanalen gebruikt?
- Betreft het alleen digitale of ook offline kanalen?
- Verdiepen en vormgeven
- Hoe werken mensen in de praktijk?
- Welke informatie en applicaties hebben zij nodig?
- Welke informatie is cruciaal voor het behalen van doelen?
- Hoe is functionaliteit verdeeld over kanalen?
- Hoe ervaren medewerkers de huidige informatievoorziening?
- Toetsen en omarmen
- Hoe ziet de gewenste, toekomstige kanalenstrategie eruit?
- Welke stappen zijn nodig om daar te komen?
- Wat is de planning?
- Samenbrengen en verder brengen
- Formeel akkoord op de strategie
- Concrete vervolgstappen bepalen (met focus op adoptie)
- Afspraken maken over meten en bijsturen
Voorbeelden uit de praktijk
Het doorlopen van deze stappen levert waardevolle inzichten op.
Een zorgorganisatie ontdekte dat veel medewerkers onderweg werken en vooral mobiel toegang nodig hebben tot informatie. Het intranet werd nauwelijks gebruikt vanwege tijdgebrek. De oplossing: het intranet, patiëntendossier en protocollenplatform dichter bij elkaar brengen en volledig mobiel toegankelijk maken.
Een groot farmaceutisch bedrijf zag dat teams ieder hun eigen manier van samenwerken hadden ontwikkeld. Kennis was nauwelijks herbruikbaar. Door duidelijke afspraken te maken over welk type informatie in welk kanaal thuishoort, en documentbeheer ‘by design’ in te richten, werd kennisdeling structureel verbeterd.
Bij Hét Nationaal Intranetsymposium op 5 november 2026 is een sessie over kanaalstrategie. Samuel Driessen, de auteur van deze tekst, verzorgt ook een sessie bij dit event. Je kunt hem daar aanschieten met al je vragen over kanaalstrategie en andere zaken.
Wat levert een kanalenstrategie op?
Een goede kanalenstrategie zorgt onder andere voor:
- Hogere productiviteit – medewerkers weten waar ze informatie vinden en delen
- Meer focus – kanalen en informatie worden doelgericht ingezet
- Betere inrichting van de digitale werkplek – qua ontwerp, functionaliteit en technologie
- Verbeterde digitale vaardigheden – vooral voor nieuwe collega’
Hoe verder?
Een kanalenstrategie is nooit ‘af’. Organisaties veranderen, net als technologie. Daarom is het belangrijk dat de strategie een duidelijke eigenaar heeft en regelmatig wordt geëvalueerd.
Stel jezelf – en je collega’s – periodiek de vraag: werkt dit nog? Zijn er nieuwe kanalen bijgekomen? Is de organisatiestrategie gewijzigd? Dat zijn vaak de triggers voor verbetering.
Samuel Driessen is auteur van dit artikel
Samuel (zie de headerfoto) is directeur van Sunny Hills. Hij ondersteunt organisaties bij strategische en duurzame interne en externe digitale transformatie. Hij werkte onder andere voor Océ/Canon en Teva Pharmaceuticals en adviseert organisaties zoals de gemeente Den Haag, CRV, RIVM, Genmab, KNAW, NAVO, Barco en BNP Paribas.
