In november 2024 organiseerde Alex van Schooten Hét Nationaal Intranetsymposium. Een event voor professionals die op zoek zijn naar een nieuw intranet én voor mensen die het bestaande platform willen verbeteren. Hierbij de dertien belangrijkste tips en conclusies van de dag.
1. Guy van Leemput, consultant en organisator van bijeenkomsten over intranet in Vlaanderen: “Organisaties zien een nieuw intranet vaak als een huis. Het is een groot project en als het wordt opgeleverd dan is het klaar. Het is veel beter om een intranet te zien als een tuin. Als je de tuin hebt aangelegd blijf je elk jaar bezig met nieuwe plantjes, onkruid wieden et cetera.”
2. Samuel Driessen, zelfstandig consultant, sloot daarbij aan: “Het kost geld om een intranet op te zetten, maar het kost meer geld om het goed te beheren. Helaas is het geld is vaak op als het intranet is gelanceerd.
3. Samuel Driessen: “Bij een goed intranet hoort een beheersorganisatie. Dat is een groep mensen die verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling van het platform. Denk aan de functionaliteiten, beheer en communitymanagement. Zo zorg je dat het platform levend blijft. belangrijk. Helaas hebben veel organisaties dit niet georganiseerd omdat men denkt dat het platform vanzelf wel relevant blijkt.”
4. Zelfstandig consultant Christiaan Lustig constateerde dat veel content op intranetten verouderd is en slecht wordt beheerd. “Daardoor kunnen medewerkers niet vinden wat ze nodig hebben. Dan stort het nut van intranet in.”
5. Guy van Leemput was het met Christiaan eens. “Verouderde content is dodelijk voor het vertrouwen in het intranet, en brengt bedrijfsrisico’s met zich mee.”
De komende editie van Hét Nationaal Intranetsymposium is op 4 november 2025. Veel aandacht voor trends en de toekomst van het intranet, zoals de gevolgen van AI. Drie sprekers uit 2024 zijn er zeker weer bij: Christiaan Lustig, Samuel Driessen en Peter Haan.
6. Volgens Christiaan Lustig moet een intranet medewerkerts vooral helpen om hun werk te doen. Maar niet alle communicatieadviseurs snappen dat. Ze willen vooral communiceren. Christiaan citeerde daarom een consultant die ooit heeft gezegd: “Als je een intranet aan een communicatieadviseurs geeft dan is het alsof je de sleutel van een kroeg geeft aan een alcoholist.”
7. Hoe kun je op een simpele en snelle manier een verbeterslag maken met het intranet? Christiaan Lustig: “Vraag in de wandelgangen aan je collega’s: ‘Wat doe je op je werk. En gebruik je daar systemen bij?’ Dan komt vanzelf relevante informatie naar boven. Ga daarmee aan de slag.”
8. Samuel Driessen gaf een voorbeeld van een organisatie waar men een soortgelijke aanpak op een simpele en goedkope manier heeft uitgevoerd. Een paar mensen die betrokken zijn bij het intranet zijn tijdens de lunchpauze met een laptop in de kantine gaan zitten. Daar hebben ze met medewerkers het intranet bekeken en naar verbetertips gevraagd.
9. Samuel Driessen: “Wees creatief. Kleine stappen zijn ook goed.”
10. Guy van Leemput: “Zoeken is een pijnpunt bij veel intranetten. Besteed daarom aandacht aan de zoekfunctie. Identificeer een specifieke verantwoordelijke; stel een plan van aanpak op voor verbeteringen in de zoekfunctie; informeer en begeleid eindgebruikers en eigenaars.”
11. Volgens Guy van Leemput zijn doelstellingen van intranetten vaak vaag geformuleerd. Hij gaf het volgende voorbeeld: “We willen de verbondenheid tussen medewerkers verbeteren.” Ook zijn doelstellingen vaak moeilijk meetbaar, zei Guy, bij gebrek aan adequate cijfers.
12. Lesley van der Klaauw, freelance projectleider en communitymanager bij het intranet van het Ministerie van Justitie: “Een succesvol project wordt niet geleid door plannen maar door mensen.”
13. Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, vertelde over het benchmarkonderzoek over interne digitale media dat zijn bedrijf in 2024 heeft uitgevoerd. Een van de conclusies was dat vier op de vijf respondenten (denk aan bijvoorbeeld communicatieadviseurs) niet kon aantonen of hun werk meerwaarde heeft. Dit komt door de afwezigheid van criteria waaraan succes wordt afgemeten. “Cijfers en communicatiemensen lijken geen natuurlijke fit te zijn, dat bleek ook al uit onze eerdere onderzoeken.”
De foto is van Ayla Verschueren op Unsplash.
