Hét Nationaal Intranetsymposium

12 november 2019 in Nieuwegein

Schrijf je nu in met vroegboekkorting »

Hét Nationaal Intranetsymposium 2019

Hét Nationaal Intranetsymposium is een praktijkgericht event over de laatste ontwikkelingen op gebied van de digital workplace en (sociaal) intranet. Ook Office 365 en samenwerkingsplatforms zoals Workplace by Facebook komen aan bod. Het event op 12 november is dé plek om een kijkje in de keuken te nemen bij het platform van organisaties uit bedrijfsleven, overheid en zorg. Daaronder twee organisaties die een prijs in de wacht hebben gesleept: de winnaar van de Intranet Value Award 2019 en de organisatie die in 2018 de internationale Intra.NET Award heeft gewonnen.

Zes redenen om erbij te zijn

sociaal intranet

Praktijkgericht

De bijeenkomst richt zich op de dagelijkse praktijk van organisaties.

sociaal intranet

Eerlijke verhalen

Organisaties vertellen wat goed gaat en ook wat beter kan bij hun platform. Er zijn geen wervende productpresentaties van leveranciers.

socciaal intranet

Inspirerend

Inspirerende en innovatieve voorbeelden van sociaal intranet en de digital workplace.

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen zoals de digital workplace en Office 365.

sociaal intranet

Live platformen kijken

Unieke kans om live de platformen van verschillende organisaties te bekijken.

sociaal intranet

Interactieve sessies

Deel je ervaringen en vragen met vakgenoten in kleine groepjes.

Voor wie

Professionals op gebied van communicatie of ict die betrokken zijn bij intranet of de digital workplace. Het event richt zich op mensen die zich oriënteren op een nieuw platform én op professionals die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex al 27 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn 'Intranet in Zorg en Welzijn', 'Meer resultaat met intranet en de digital workplace' en Hét Nationaal Intranetsymposium. In 2018 trok dit symposium 170 deelnemers.

Jaap Linssen

medeoprichter adviesbureau OrangeTrail >>

Jaap heeft veel ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van interne sociale media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten. Jaap is medeoprichter van OrangeTrail. Dit bureau begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn vooral toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING.

Arjan Nataraj

directeur Mixit >>

Mixit is een digital workplace design bureau. Het motto: 'slimmer werken gewoon maken'. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Voorbeelden van oplossingen zijn dashboards en digitale werkplekken voor De Nederlandse Loterijen, UMCU, rederij Anthony Veder en Hogeschool Inholland.

Bram Koster

consultant adviesbureau Evolve >>

Adviesbureau Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Bram richt zich o.a. op strategieontwikkeling, platformselectie en projectbegeleiding. Hij werkt voor klanten als ROC Nijmegen, Topicus, Provincie Overijssel, Ons Middelbaar Onderwijs en ZonMw.

Anouk van Eijkeren

consultant adviesbureau Evolve >>

Bij adviesbureau Evolve ondersteunt Anouk opdrachtgevers met het succesvol implementeren van een sociaal intranet of digitale werkplek en de bijhorende organisatieverandering - zowel in de vorm van strategie als projectmanagement en adoptie. Dit sluit aan op haar opleidingsachtergrond: Anouk rondde cum laude de master Beleid, Communicatie & Organisatie af aan de VU Amsterdam, met een specialisatie in verandermanagement.

Alies Cornelissen

consultant adviesbureau Evolve >>

Adviesbureau Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Alies ondersteunt opdrachtgevers op het gebied van implementatie, adoptie en community-management. Op dit moment voert ze projecten uit voor o.a. onderwijsinstelling De Onderwijsspecialisten, Veiligheidsregio Haaglanden, bouwconcern Koninklijke BAM Groep en zorginstelling Koninklijke Visio.

Christiaan Lustig

online strateeg Brayton House >>

Christiaan is online strateeg en adviseur op het vlak van digitale communicatie en dienstverlening bij Brayton House. Opdrachtgevers zijn bij voorbeeld Landal GreenParks, Erasmus Universiteit Rotterdam en netwerkbedrijf Alliander. Christiaan publiceert regelmatig op o.a. Frankwatching en Marketingfacts en is co-auteur van verschillende boeken. Daarnaast geeft hij geregeld presentaties in Nederland en daarbuiten.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Doreen Borneman

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Doreen is adviseur, trainer en coach met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Bij Rijn IJssel is ze verantwoordelijk voor (de adoptie van) het sociaal intranet. Deze onderwijsinstelling won 2018 de Intra.NET Award voor de succesvolle manier waarop het sociaal intranet is geïntroduceerd. Vanuit Adoptics ondersteunt ze hierin nu ook andere organisaties met als doel makkelijk (samen)werken in een digitale wereld.

Tabhita Minten

adviseur en intranetcoach >>

Tabhita Minten wordt ingehuurd voor grote klussen zoals de implementatie van een nieuw intranet. Onder meer voor de gemeente Ede, Wageningen University & Research en de provincies Noord-Holland en Utrecht. De afgelopen 15 jaar heeft Tabhita een berg aan kennis en ervaring opgedaan. Zij heeft zowel verstand van de organisatorische kanten van intranet en projectmanagement als van techniek. Zie ook haar indrukwekkende Linkedin-profiel.

Hayate Ait Bouzid

digital transformation consultant OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn vooral toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING. Hayate begeleidt organisaties bij community-management. Doel hierbij is om de input van medewerkers te gebruiken voor het creëren van waarde voor de organisatie.

Ruud Govers

digital transformation consultant OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn vooral toonaangevende bedrijven zoals KLM, Ziggo, Booking.com, AkzoNobel, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING.

Rick Middendorp

informatiemanager bij aannemersbedrijf Krinkels >>

In 2019 werd de digital workplace van Krinkels onderscheiden met de Intranet Value Award. Dit aannemersbedrijf telt ruim 300 medewerkers en is landelijk verspreid met 10 vestigingen en een hoofdkantoor in Breda. Krinkels realiseert en beheert projecten op het gebied van groen, infra, water en sport. Ook is Krinkels actief in bijvoorbeeld gladheidsbestrijding. Opdrachtgevers zijn o.a. Rijkswaterstaat, de NS, waterschappen, gemeenten en bedrijven.

Inge Boderie

Communicatie- en projectadviseur Novicare >>

Novicare is een landelijk opererende behandeldienst die gespecialiseerd is in chronisch complexe (ouderen)zorg. In multidisciplinaire teams verzorgen 180 medewerkers de behandeling voor zo’n dertig zorgorganisaties in heel Nederland en behandelen cliënten thuis. Daarnaast geeft Novicare scholing en adviseert andere behandeldiensten.

André Kalden

Tata Steel Europe >>

André is Program Manager Your Digital Workplace a.i. bij Tata Steel in Europe, een internationaal staalconcern met productielocaties in heel Europa. Het bedrijf levert hoogwaardige staalproducten aan marktsectoren zoals de automobielindustrie. De Nederlandse productievestiging staat in IJmuiden (voormalig Hoogovens). Het bedrijf met 21.000 werknemers is onderdeel van Tata Steel Group, een van de grootste staalconcerns ter wereld.

Remco van Rijt

gemeente Sittard-Geleen >>

De Limburgse gemeente Sittard-Geleen telt ruim 93.000 inwoners. Oktober 2017 ging het sociaal intranet live . Volgens Remco van Rijt, adviseur online communicatie, is het gebruik van het platform hoog. “Het is geen speeltje van de afdeling Communicatie, maar het is het startpunt van je werk."

Gerben Hofman

communicatieadviseur Zorggroep Almere >>

Zorggroep Almere is de grootste zorgaanbieder van Almere. De organisatie biedt zowel intramurale ouderenzorg (woonzorgcentra) als extramurale zorg (wijkverpleging). Dit gebeurt vanuit 19 gezondheidscentra en 8 woonzorgcentra. Ook is er een centrum voor geriatrische revalidatiezorg. De ondersteunende diensten werken vanuit het hoofdkantoor in Almere. Zorggroep Almere telt 2300 vaste medewerkers en 900 vrijwilligers.

Kim van Leeuwen

product owner bij Mobiel.nl >>

Op Mobiel.nl maken klanten zelf de keuze voor een abonnement met smartphone, nieuwe telefoon of sim only-abonnement. Het bedrijf telt ongeveer 130 medewerkers. De gemiddelde leeftijd ligt rond de 28 jaar. Het sociaal intranet dat in 2018 live ging, vervangt een groot deel van het interne mailverkeer.

Programma

Als je je inschrijft voor het symposium ontvang je later een mail waarmee je kunt bepalen welke breakout sessies je wilt bezoeken.

9.00

Ontvangst en registratie

9.30

Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten

9.40

Keynote presentatie 

Consultant Jaap Linssen legt in zijn keynote presentatie uit hoe een intern platform zoals een sociaal intranet meerwaarde kan opleveren voor de organisatie. Hij concentreert zich hierbij op drie punten. 1.) Het platform helpt om het personeel mee te krijgen met de visie van het bedrijf. 2.) Working smarter: medewerkers gaan hun werk beter en slimmer doen. 3.) De lerende organisatie: het platform biedt mogelijkheden het leren in de organisatie te accelereren.

Jaap heeft veel ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van enterprise social media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten. Jaap is medeoprichter van OrangeTrail. Dit bureau begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. In zijn presentatie geeft Jaap verschillende voorbeelden van succesvolle organisaties waar hij bij betrokken was zoals ING, Booking.com, Nestlé, Heineken, KLM en Douwe Egberts.

10.05

Breakout ronde

De laatste jaren is de markt overspoeld met zogeheten samenwerkingsplatforms. Voorbeelden zijn Workplace by Facebook, Slack en Microsoft Teams. Daarnaast zijn er allerlei aanbieders op gebied van sociaal intranet zoals Mett, Winkwaves en Iris Intranet. Veel organisaties zien door de bomen het bos niet meer. In deze paneldiscussie worden de belangrijkste tools kritisch besproken. Niet alleen de voordelen komen aan bod, maar ook de nadelen. In het panel hebben de consultants Jaap Linssen (OrangeTrail), Peter Haan (Evolve) en Arjan Nataraj (Mixit) zitting. Leveranciers maken geen deel uit van het panel. Er worden dus geen producten gepromoot.

Veel organisaties die een sociaal intranet implementeren, willen dat het platform bijdraagt aan het verbeteren van de interne communicatie. De verwachting is bijvoorbeeld dat medewerkers makkelijker zelf publiceren en minder van de afdeling Communicatie afhankelijk zijn. Of dat er minder vergaderd en gemaild hoeft te worden, omdat medewerkers online kennis delen. Maar werkt het in de praktijk ook zo? Draagt een sociaal intranet altijd bij aan betere interne communicatie? In deze sessie zet Bram Koster van adviesbureau Evolve je aan het denken. Ook levert hij praktische handvatten voor iedereen die het (sociaal) intranet vooral wil inzetten als communicatiemiddel.

Veel organisaties kampen met hetzelfde probleem. Er is een mooi intranet, maar het wordt door medewerkers weinig gebruikt. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics leidt deze interactieve sessie die zich richt op webmasters die weinig of geen ervaring hebben met het activeren van medewerkers.

Je hebt een (sociaal) intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. De introductie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Deze interactieve sessie richt zich op webmasters die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers. De sessie wordt geleid door Anouk van Eijkeren en Alies Cornelissen van adviesbureau Evolve.

Het huidige intranet moet worden vervangen. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie die Tabhita Minten van Brayton House begeleidt. Aan de hand van een tijdlijn behandelen we verschillende onderwerpen zoals de doelstelling (waarom moet er een nieuw platform komen) en het samenstellen van de projectgroep. Ook aan bod komen de gebruikersbehoeften, selectie van de benodigde techniek en de verschillende stappen in de implementatie van het nieuwe intranet. (Het thema adoptie komt uitgebreid aan de orde in andere sessies.)

Als je geen doel hebt met je intranet of digital workplace, dan kun je er per definitie geen succes mee hebben. Maar hoe bepaal je zo’n doel? Waar moet een goede doelstelling aan voldoen? En hoe zorg je dat het doel breed gedragen wordt?

Aan de hand van een duidelijk en diepgravend model neemt consultant Christiaan Lustig van adviesbureau Brayton House je mee langs de verschillende stappen die je kunt zetten om tot een goed en breed gedragen doel en strategie voor je intranet te komen. Onderwerpen die voorbijkomen: visie van de organisatie, wensen en verwachtingen van medewerkers, technische (on)mogelijkheden van digitale platforms en governance.

In zijn presentatie geeft Christiaan niet alleen een brede overview die je helpt mensen in je organisatie te betrekken. Ook levert hij praktische handvatten om direct aan de slag te gaan. Daarbij passeren voorbeelden de revue uit Nederland en België van zowel nationaal als internationaal opererende organisatie. Daaronder Landal GreenParks en de gemeente Venlo uit Nederland en Karel de Grote-Hogeschool en Umicore uit België.

10.45

Korte pauze

11.00

Breakout ronde

Office 365 en de digital workplace zijn essentieel voor de bedrijfsvoering. Omdat deze platformen raken aan het primair proces van een organisatie, is een goed adoptietraject van wezenlijk belang. In deze sessie krijg je advies hoe je medewerkers kunt motiveren om deze platformen te gebruiken. De tips die je in deze sessie krijgt, kun je direct in de praktijk toepassen. Peter Haan, directeur bij adviesbureau Evolve, leidt deze interactieve sessie. Over de implementatie van Office 365 schreef hij onlangs deze tekst.

Het huidige intranet moet worden vervangen. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie die Tabhita Minten van Brayton House begeleidt. Aan de hand van een tijdlijn behandelen we verschillende onderwerpen zoals de doelstelling (waarom moet er een nieuw platform komen), het samenstellen van de projectgroep, gebruikersbehoeften, selectie van de benodigde techniek en de verschillende stappen in de implementatie van het nieuwe intranet. (Het thema adoptie komt uitgebreid aan de orde in andere sessies.)

Kennis delen. Dat is vaak het doel van een community op een sociaal intranet of ander platform. Maar waar begin je met een community en vooral: waarom zou je? Helaas is hiervoor zelden een duidelijke doelstelling of motivator. Het is dus maar de vraag of deze vorm van kennis delen meer oplevert dan een gemiddeld gesprekje bij de koffieautomaat.

Hayate Ait Bouzid en Ruud Govers van adviesbureau OrangeTrail geven in deze sessies tips en tricks die je direct in de praktijk kunt toepassen. Ze geven aan hoe je waardevolle groepen creëert en medewerkers stimuleert om goede posts te plaatsen. Doel hierbij is het opbouwen van een succesvolle community waarin kennis wordt gedeeld die werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie. Centraal in deze sessie staan drie punten. 1) Doelstelling: wat wil je bereiken met de community? 2) Inhoud: welke content speelt in op de behoefte van de doelgroep? Ofwel: what’s in it for me? 3) De deelnemers: wie zijn ze, waarom nemen ze deel, en hoe kun je eventuele barrières voor hen opheffen?

In deze sessie legt Arjan Nataraj van adviesbureau Mixit uit wat de digitale workplace inhoudt. Hij doet dit aan de hand van een aantal voorbeelden waar hij als consultant bij betrokken was zoals de Rotterdamse stadsvervoerder RET en rederij Anthony Veder. In het tweede deel van de sessie gaat Arjan samen met de deelnemers aan de slag met de vraag ‘Hoe kom je tot een digital workplace die medewerkers van jouw organisatie helpt bij hun dagelijkse werk?’ Arjan geeft praktische tips en legt uit welke stappen jij daarbij kunt zetten.

Van de receptie tot de afdeling Facilitaire Zaken en van de afdeling Financiën tot de directie. Bij elke organisatie zijn er veel verschillende doelgroepen voor het intranet of de digital workplace. In het ideale geval bedient het platform ze allemaal. Maar welke groepen hebben daar nu het meest baat bij?

In deze presentatie gaat consultant Christiaan Lustig van adviesbureau Brayton House in op deze vraag en de concrete oplossingen daarbij. Zo behandelt hij hoe je data over en van je doelgroepen verzamelt, hoe je erachter komt wat medewerkers willen én wat ze daadwerkelijk nodig hebben, en hoe je dat vervolgens in persona’s kunt verwerken: fictieve personages die model staan voor groepen medewerkers. Met deze inzichten biedt je intranet meer toegevoegde waarde voor het dagelijks werk.

Christiaan geeft praktische handvatten op basis van voorbeelden van zowel nationaal als internationaal opererende organisaties uit Nederland en België, waaronder Landal GreenParks, Jessa Ziekenhuis in België en Erasmus Universiteit Rotterdam.

11.40

Korte pauze

11.55

Breakout ronde

Kennis delen. Dat is vaak het doel van een community op een sociaal intranet of ander platform. Maar waar begin je met een community en vooral: waarom zou je? Helaas is hiervoor zelden een duidelijke doelstelling of motivator. Het is dus maar de vraag of deze vorm van kennis delen meer oplevert dan een gemiddeld gesprekje bij de koffieautomaat.

Hayate Ait Bouzid en Ruud Govers van adviesbureau OrangeTrail geven in deze sessies tips en tricks die je direct in de praktijk kunt toepassen. Ze geven aan hoe je waardevolle groepen creëert en medewerkers stimuleert om goede posts te plaatsen. Doel hierbij is het opbouwen van een succesvolle community waarin kennis wordt gedeeld die werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie. Centraal in deze sessie staan drie punten. 1) Doelstelling: wat wil je bereiken met de community? 2) Inhoud: welke content speelt in op de behoefte van de doelgroep? Ofwel: what’s in it for me? 3) De deelnemers: wie zijn ze, waarom nemen ze deel, en hoe kun je eventuele barrières voor hen opheffen?

Krinkels heeft de afgelopen vier jaar een grote ontwikkeling doorgemaakt op gebied van digitalisering. Waren er in 2015 slechts acht desktop computers, inmiddels zijn er 430 iPads. Ook hebben alle medewerkers een smartphone en zijn er tweehonderd laptops in gebruik. De Intranet Value Award, die dit jaar aan Krinkels werd uitgereikt, is de bevestiging van de digitale ontwikkeling bij Krinkels. Doorslaggevend voor het toekennen van de award is het feit dat de digital workplace intern en extern als informatiebron en communicatiemiddel gebruikt wordt.

De digital workplace speelt bij Krinkels een essentiële rol in het werkproces. Medewerkers starten hun werkdag door in te loggen op het platform. Van hieruit kunnen zij de apps openen om hun werk te doen. Daarbij gaat het onder meer om GIS-applicaties, een geografisch informatiesysteem. Daarnaast worden bijvoorbeeld ook het kwaliteitssysteem en de certificeringen ontsloten. Informatiemanager Rick Middendorp: “Stel dat het systeem er een dag uit zou liggen, dan is er paniek.”

Voor diverse projecten wordt een projectwebsite in het leven geroepen die in- en extern gebruikt kan worden. Inmiddels zijn 32 platforms actief. Hier kunnen medewerkers en opdrachtgevers documenten uitwisselen. Rick Middendorp: “Vroeger werden de stukken heen en weer gemaild. Het nadeel was dat regelmatig documenten ontbraken. Dit werkt veel beter.” Het openbare gedeelte van de platforms wordt ingezet bij omgevingsmanagement. Belanghebbenden kunnen bijvoorbeeld de planning en andere informatie over het project terugvinden. Ook kunnen ze vragen stellen en opmerkingen achterlaten.

Hoe wissel je makkelijk kennis uit en vind je collega’s in een organisatie waar de medewerkers zich doorgaans niet op dezelfde plek bevinden? Dat waren de belangrijkste vragen toen Novicare besloot om een sociaal intranet te implementeren. Deze behandeldienst is gespecialiseerd in chronisch complexe (ouderen)zorg en heeft meer dan 180 behandelaren in dienst. In juni ging het platform met de naam Novinet live.

Medewerkers werken voor zorgorganisaties in heel Nederland en bij cliënten thuis. Communicatieadviseur Inge Boderie: “Als je in dienst bent bij een zorgorganisatie kun je even bij een collega binnenlopen om een casus te bespreken. Bij Novicare is dat anders. Onze behandelaren werken bij verschillende zorgorganisaties en kunnen daarnaast thuis of op een flexplek op kantoor werken. Met 180 mensen door het hele land is er veel expertise in huis die je kunt raadplegen, maar dat heb je niet allemaal in beeld.”

Novinet maakt het eenvoudiger om collega’s te vinden op basis van expertise. Inge: “Als een behandelaar iemand zoekt die bijvoorbeeld in de ziekte van Parkinson is gespecialiseerd dan is dat nu veel eenvoudiger dan eerst.” Ook wordt er kennis gedeeld, bijvoorbeeld in de vakgroepen. Zo is er een groep voor de tientallen psychologen van Novicare. Inge: “Een psycholoog kan hier bijvoorbeeld een nieuwe richtlijn met collega’s delen. Voorheen ging dat via een e-mail naar 25 mensen, die vaak weer reageerden met ‘reply to all’. Die mailstromen worden beperkt nu onze interne communicatie grotendeels via Novinet gaat.”

12.30

Lange pauze en lunch

13.10

Breakout ronde

Rijn IJssel is een ROC met vestigingen in Arnhem en omgeving. De organisatie telt ongeveer 1400 medewerkers. De onderwijsinstelling won de prestigieuze Intra.NET Award voor de succesvolle aanpak bij de introductie en uitrol van het sociaal intranet. De prijs werd uitgereikt tijdens Intra.Net reloaded 2018 in Berlijn, een jaarlijkse bijeenkomst over intranet en de digital workplace.

Het sociaal intranet is bereikbaar via een ‘schil’ die over Office 365 ligt. “Het intranet is startpunt voor de werkdag van onze medewerkers”, legt projectleider Doreen Borneman uit. “Op de startpagina vind je bijvoorbeeld nieuws, persoonlijke notificaties en documenten. Je kunt rechtstreeks –single sign on – gebruik maken van andere systemen zoals de digitale leeromgeving, het roosterprogramma of het personeelssysteem. Medewerkers vinden dat heel handig.

Daarnaast biedt het intranet verschillende sociale mogelijkheden. “We werken met Groups van Office 365. Medewerkers kunnen daar berichten plaatsen net als in Facebook. Je kunt ook samenwerken in groepen en bestanden delen in OneDrive in de cloud. Daardoor wordt er veel minder gemaild. Delen is het nieuwe mailen.”

Medewerkers zijn vanaf het begin nauw betrokken geweest bij de introductie van het nieuwe platform. “Er was een brede projectgroep met daarin vertegenwoordigers uit alle lagen van de organisatie. We hebben hun gevraagd: wat heb je nodig om je werk te doen? Bij de activatie en adoptie hebben we daar vooral op ingespeeld.”

 

Tot begin dit jaar bestond het intranet van Tata Steel in Europe zoals bij veel organisaties uit een portal met links naar informatie en diensten. Sindsdien is er veel veranderd. Ook de toekomst brengt nieuwe ontwikkelingen. In zijn presentatie vertelt André Kalden welke rol intranet binnen de digitale transformatie kan spelen. Ook geeft hij aan hoe hij deze transformatie met zijn Team Your Digital Workplace binnen een Office 365-omgeving heeft vormgegeven.

Anno 2019 is het platform verhuisd naar de cloud en biedt informatie op grond van zowel de locatie als de taalvoorkeuren van de bezoeker. Ook kunnen nu meer dan 325 medewerkers (door middel van tooling bovenop SharePoint, Akumina genaamd) eenvoudig zelf content plaatsen. “De stap die we daarin nu maken is verdere lokalisatie. Je kunt het vergelijken met een internationale krant met lokale katernen. Iemand van de vestiging in Maastricht kan een bericht plaatsen op het lokale gedeelte. Is het nieuws heel interessant, dan komt het op de homepage.”

Op dit moment is Tata Steel in Europe bezig met de ontwikkeling van een intranet dat veel interactiever en leniger is. André: “Uiteindelijk wordt het een platform dat meebeweegt met de wisselende behoefte van de gebruikers. Content en services worden dan zo aangeboden dat ze aansluiten bij een specifieke behoefte.”

De Limburgse gemeente Sittard-Geleen heeft ruim 93.000 inwoners en telt meer dan 900 medewerkers. In oktober 2017 ging het sociaal intranet live. Het platform telt 136 groepen waarin mensen bijvoorbeeld kunnen samenwerken. Remco van Rijt, adviseur online communicatie: “Elke groep heeft een pagina met documenten. Er is bijvoorbeeld een groep voor medewerkers die zich met uitkeringen bezighouden. Is er nieuwe wetgeving dan wordt dat gedeeld in de groep. Zo worden bijvoorbeeld ook werkprocessen, notulen of een agenda voor een vergadering in de groep geplaatst.”

Is er een vergadering dan kan kun je de agenda projecteren op een scherm zodat iedereen die kan zien. “Tijdens het overleg kun je punten toevoegen. Ook kun je direct notulen maken en afspraken in het bestand noteren. Die kun je koppelen aan personen. Als je later inlogt op je eigen pc dan krijg je via een zogeheten ‘mention’ een mededeling van de afspraak. Dat is heel simpel en handig.”

Onlangs is de ‘kennisconnector’ aan het intranet toegevoegd. Deze tool is vergelijkbaar met het onderschrijven van vaardigheden op Linkedin. “Stel dat iemand ervaring heeft met coaching. Dan kan hij op zijn profiel aangeven wat z’n niveau is. Vervolgens kunnen collega’s die ook ervaring hebben met coaching aangeven hoe zij het kennisniveau van diegene inschatten. Deze ranking verschijnt op je profiel. Dat gebeurt zonder dat de namen getoond worden van de mensen die een beoordeling geven. Ik vind de kennisconnector een hele goede toevoeging aan de profielen.”

13.50

Breakout ronde

In januari dit jaar werd Iza, het nieuwe intranet van Zorggroep Almere, gelanceerd. Communicatieadviseur Gerben Hofman: “We zochten een manier om elkaar makkelijker te vinden en medewerkers beter te informeren. Het doel was ook efficiëntere samenwerking. Dit draagt uiteindelijk bij aan betere zorg. Een voorbeeld zijn de activiteiten die worden ontplooid in onze woonzorgcentra. In de ene locatie wist men niet wat de andere deed. Dankzij het intranet worden nu bijvoorbeeld ideeën voor leuke activiteiten uitgewisseld.”

Volgens Gerben is er veel interactie op het platform. “Mensen plaatsen veel berichten en ze reageren op elkaar. En het zijn ook niet telkens dezelfden. Zo ontstaan er allemaal lijntjes die er eerst niet waren.”

Niet alleen de verbinding tussen de medewerkers op de locaties, maar ook die tussen de mensen van het hoofdkantoor en locaties wordt versterkt. Ook de voorzitter van de Raad van Bestuur is actief. Ze heeft een blog, geeft regelmatig complimenten en liket dingen. “Zo versterk je de verbinding tussen bestuur en werkvloer”, geeft Gerben aan.

Externen, zoals het Flevoziekenhuis, huisartsen en welzijnsorganisaties, hebben toegang tot bepaalde groepen op het intranet. “Wij willen de leidende partij in Almere zijn voor mensen met een meervoudige zorgvraag. Daarbij is samenwerking met andere organisaties belangrijk. Dan gaat het bijvoorbeeld om zorgprogramma’s zoals de ketenaanpak bij diabetes. Iza kan deze samenwerking verder versterken.”

Op Mobiel.nl maken klanten zelf de keuze voor een abonnement met smartphone, nieuwe telefoon of sim only-abonnement. Het bedrijf bedient zo’n 10 procent van de consumentenmarkt met een breed aanbod van nagenoeg alle providers en toestellen. Omdat er met veel verschillende partijen wordt samengewerkt, ontvangen de ongeveer 130 medewerkers van Mobiel.nl veel informatie over bijvoorbeeld acties, bundels en toestellen.

Vroeger gebeurde dat per e-mail. Kim van Leeuwen, projectmanager en product owner: “Ontvingen wij een mail van een provider met bundel- of prijswijzigingen, dan stuurden we vervolgens minimaal drie mails naar teamleiders binnen de organisatie. Zij gaven dat dan weer per e-mail door aan hun teams. Door de komst van Smart, ons sociaal intranet, gaat dat veel eenvoudiger. Nu worden nieuwe acties en providerwijzigingen daar gepost. Het platform is dus essentieel voor het primaire proces.”

Het platform maakt ook andere informatie beschikbaar. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld targets en statistieken zien over het aantal orders dat is geplaatst. Kim: “We werken samen aan dezelfde doelen; daarom is het goed om dit soort zaken te delen. Het zorgt voor meer betrokkenheid bij de organisatie.”

Volgens Kim wordt het platform goed gebruikt en reageren de medewerkers positief. “Men gebruikt het platform echt. Er worden nu ook veel minder mails rondgestuurd. Ikzelf ontvang vrijwel geen e-mails meer van collega’s.”

Je hebt een (sociaal) intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. De introductie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Deze interactieve sessie richt zich op webmasters die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers. De sessie wordt geleid door Anouk van Eijkeren en Alies Cornelissen van adviesbureau Evolve.

De meeste webmasters van de organisaties die om 11.55, 13.10 en 13.50 een presentatie gaven,  laten het platform van hun organisatie live zien aan de deelnemers. Je kunt rondwandelen en deze intranetten op grote beeldschermen bekijken en vragen stellen. Ook zijn er softwareleveranciers die tekst en uitleg kunnen geven over hun product.

15.25

Slotpresentatie

Veel organisaties met een intranet of digital workplace vinden het lastig om zo’n platform succesvol in te zetten. In deze presentatie geeft Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, hiervan verschillende praktijkvoorbeelden. Ook legt hij uit hoe het komt dat deze organisaties onvoldoende succes hebben behaald. Aan het slot van zijn presentatie vertelt Peter hoe jij deze valkuilen kunt voorkomen.

16.00

Afsluiting

16.15

Borrel, fris en hapjes

Wie kom je tegen op het intranetsymposium?

Het symposium in 2018 trok 170 deelnemers. Zij waren onder andere afkomstig van:

  • zorginstelling Accare
  • winkelketen Action
  • Belastingdienst
  • Bravis Ziekenhuis
  • Consumentenbond
  • DLL (financiële dienstverlener)
  • Friesland College
  • gemeente Assen
  • Hogeschool v/d Kunsten Utrecht
  • Ministerie van Justitie en Veiligheid
  • provincie Flevoland
  • SHV Holdings (bedrijvenconglomeraat)
  • Veiligheidsregio Kennemerland
  • Waterschap Rivierenland

“Veel inspiratie opgedaan”

Hét Nationaal Intranetsymposium vond vier keer eerder plaats. Hieronder wat tweets die toen verstuurd zijn.

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Hét Nationaal Intranetsymposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft De Walvis al 27 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn Intranet in Zorg en Welzijn (volgende editie is op 12 maart 2020) en Meer resultaat met intranet en de digital workplace (volgende editie is op 11 juni 2020). Wil je op de hoogte blijven van deze en andere events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Locatie

NBC Congrescentrum in Nieuwegein

De locatie ligt dichtbij de A2, A12 en A27 in het hart van Nederland. Parkeren is gratis. Met het ov is het NBC eenvoudig te bereiken. Neem vanaf Utrecht CS de sneltram naar IJsselstein of Nieuwegein. Na krap een kwartier stap je uit bij halte Zuilenstein. Je steekt direct de weg over en het NBC Congrescentrum ligt recht voor je. Het gebouw met de oranje toren kun je niet missen.

Aanmelden met vroegboekkorting

Profiteer tot en met 15 oktober 2019 van 50 euro vroegboekkorting. Je betaalt dan slechts 340 euro (ex. btw) per persoon.

Tweede en derde persoon half geld, vierde gratis

Kom je met meerdere personen van één organisatie? Dan betalen de tweede en derde persoon tot en met 15 oktober de helft. Dat is dus 170 euro (ex. btw). De vierde en vijfde personen kunnen het event gratis bezoeken.

Aanmelden »

Sponsors