Hét Nationaal Intranetsymposium 2024

Evolve onderzoekt  iedere 2 tot 3 jaar de inzet van intranet en andere digitale communicatiemiddelen. Het is verreweg het grootste en belangrijkste  onderzoek op dit gebied in Nederland. In deze presentatie vertelt Peter Haan, directeur van Evolve, over de resultaten van de vijfde benchmark. Peter maakt er een luchtig verhaal van en vertaalt de benchmark naar  trends en en tips waar jij in de praktijk iets aan hebt.   

Heb je het gevoel dat jij en je collega’s worden overspoeld door een lawine van berichten en updates via talloze communicatiekanalen binnen je organisatie? Ben je op zoek naar helderheid over welke kanalen waarvoor zijn? En hoe je collega’s hierbij helpt? Dan is deze sessie iets voor jou.

Roosmarijn Busch, directeur van Orange Otters en expert in online interne communicatie en verandercommunicatie, leidt je door de stappen naar een effectieve kanaalstrategie. Je ontdekt hoe je het gebruik van interne communicatiekanalen kunt stroomlijnen, van MS Teams tot intranet en van WhatsApp tot e-mail.

Roosmarijn illustreert dit met concrete voorbeelden van infographics en flowcharts, waardoor je na afloop niet alleen de theorie, maar ook de praktische voorbeelden in handen hebt om aan de slag te gaan. Als afsluiter geeft ze tips voor het meenemen van je collega’s in je nieuwe kanaalstrategie. Versterk je organisatie door de slimme inzet van communicatiekanalen.  Neem deel aan aan deze sessie en ga direct aan de slag!

Guy is consultant op gebied van intranet en de digitale werkplek. Met zijn bedrijf ValueIntranet geeft hij met name advies op gebied van SharePoint en Microsoft 365. Daarnaast organiseer hij jaarlijks in Brussel de Digital Workplace Conference.

In deze sessie deelt hij met jou hij zijn belangrijkste tips en valkuilen. Daarbij gaat hij onder andere in op de vraag: Wat zijn de belangrijkste succesfactoren voor een intranet?  Ook houdt hij de laatste ontwikkelingen van Microsoft op gebied van intranet en de digitale werkplek kritisch tegen het licht. Daarbij komen bijvoorbeeld de AI-tool Copilot en Viva Engage, het sociaal intranet van Microsoft, aan bod.

We willen allemaal leren van inspirerende intranetten van andere organisatie. Samuel Driessen deelt in deze sessie een aantal intranetten die hem inspireren en vertelt ook waarom. Verder geeft hij op basis van deze voorbeelden tips hoe jij je intranet kunt verbeteren. En hij wil ook van jou weten wat jij een inspirerend intranet vindt.  Samuel is principal consultant bij adviesbureau Evolve.

Lesley van der Klauw heeft ruim twaalf jaar ervaring als communicatieadviseur bij verschillende organisaties. Van het Ministerie van Justitie en Veiligheid tot het HagaZiekenhuis. Door haar enthousiasmerende aanpak weet ze telkens haar collega’s mee te krijgen bij de invoering van een intranet of andere digitale verandering.

Tijdens deze presentatie vertelt ze over haar werkwijze aan de hand van praktijkvoorbeelden. Het belangrijkste advies van Lesley: zoek de ‘haakjes’ van je doekgroep. “Ik bedenk altijd wie ik voor me heb. Of het nu een manager is of een medewerker van de werkvloer. Het draait steeds om de vraag: what’s in it for me?”

Lesley gaf de presentatie ook bij Congres Online Verbinding in april 2024. Haar sessie was volgens deelnemers een van de beste van de dag. Enkele opmerkingen in de enquête: “8”, “heel veel tips”, “goede spreker!”, “8,5”,”inspirerend en enthousiast”, “beste sessie van de dag”.

Ben je betrokken bij een intranet in de zorg? Dan is deze sessie voor jou interessant. Panelleden  Christiaan Lustig en Evelyn Visschedijk geven praktische tips die je zo kunt toepassen. Christiaan is zelfstandig consultant en heeft een berg aan ervaring in de zorg en andere sectoren. Zo was hij betrokken bij het intranet van de zorginstellingen Lister, Espria, De Zorggroep, en  ziekenhuis Sint Blasius in Vlaanderen.  Evelyn is community coach bij jeugdzorginstelling Levvel.

Ben je communicatieadviseur of IT’er en is jouw organisatie van plan een nieuw intranet of digitale werkplek in te voeren? Dan is deze workshop iets voor jou. Je gaat praktisch aan de slag op basis van jouw eigen situatie. Er komen vragen aan bod als: Hoe zorg je ervoor dat het platform aansluit bij de behoeften en verwachtingen van je collega’s? Hoe weeg je de belangen van Communicatie, IT en HR? En op welke wijze zorg je ervoor dat mensen hun weg vinden in het digitale landschap?

Je bepaalt in deze workshop welke groepen medewerkers je kunt onderscheiden, hoe je erachter komt wat zij nodig hebben voor hun dagelijks werk, en hoe je verschillende stakeholders betrekt. Ook maak je een aanzet voor een strategie, en een vertaling naar content, functionaliteit en navigatie. Tot slot kijk je naar relevante digitale systemen: je (sociaal) intranet, Microsoft 365 of andere tools.

Consultant Christiaan Lustig leidt deze workshop. Hij heeft al tientallen keren een bijdrage geleverd aan bijeenkomsten van De Walvis. Deelnemers zijn vrijwel altijd enthousiast. Opmerkingen in de enquête over zijn presentatie bij het intranetsymposium van 2023: ‘Energiek, praktisch’, ‘Heel interessant’, ‘interactief’, ‘goed’.

Deze workshop richt zich op communicatieadviseurs, IT-professionals en HR-specialisten die aan het begin staan van de implementatie van een nieuw intranet of digitaal portaal. De sessie levert je de handvatten die je nodig hebt om de adoptie in jouw organisatie succesvol te laten verlopen. Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics, deelt haar expertise en neemt je mee in een methodiek die direct toepasbaar is in jouw organisatie.

Tijdens deze workshop gaan we praktisch met elkaar aan de slag met een case uit de praktijk. Er komen vragen aan bod als: wat verandert er precies, wat vraagt het van medewerkers, hoeveel impact heeft dat en wat hebben ze daarin nodig? Oftewel, hoe geven we succesvol richting aan de adoptie?

Doreen heeft al vaak bijgedragen aan bijeenkomsten van De Walvis en wordt door deelnemers steevast gewaardeerd als een van de beste sprekers. Haar sessie bij het Intranetsymposium 2023 kreeg enthousiaste reacties zoals ‘Zeer goed’, ‘Handig’, en ‘Leuke case/voorbeeld’.

Ken je het gevoel dat je heel veel content maakt, maar niemand het leest? Dan is deze workshop iets voor jou. Door goed na te denken over formats die je kunt gebruiken, maak je efficiënter gebruik van je tijd en kun je je doelgroep beter bereiken.

Een format is een vaste formule waarin je content publiceert. Dat kan bijvoorbeeld een geschreven interview zijn, een blogtekst of een video. In deze workshop ga je zelf aan de slag met het ontwikkelen van formats om communicatiedoelstellingen mee te behalen. De sessie wordt geleid door Kim van der Aa- van der Wegen van adviesbureau Evolve. Kim weet deelnemers aan trainingen en workshops altijd te enthousiasmeren met leuke, creatieve opdrachten. Ook voor deze workshop heeft ze een leuke vorm bedacht.  

AI is de ideale verhalenverteller. Dat zegt Erik Krois, digital workplace consultant bij adviesbureau Mixit. In deze workshop ga je met je telefoon aan de slag aan de hand van verschillende use cases (scenario’s). Je geeft Chat GPT opdrachten om onder andere teksten te schrijven die aansluiten bij jouw situatie. Ook is er ruimte om ervaringen te delen met de andere deelnemers. Daarnaast geeft Erik veel praktische voorbeelden en feedback.

We begrijpen dat je geen zaken wilt delen met ChatGPT die privacygevoelig zijn. Je kunt dus ook een fictieve organisatie nemen. Tot slot. Is Chat GPT veilig? Volgens deze website wél en kun je dus gewoon je (zakelijke) telefoon gebruiken. Durf je het toch niet aan? Kijk dan tijdens deze workshop op de telefoon van je buurman of buurvrouw.

Bij veel organisaties is adoptie van een nieuw intranet iets van korte adem. Men start met een leuke lanceercampagne en vervolgens maken veel collega’s gebruik van het nieuwe platform. Maar na een paar maanden zakt het gebruik vaak in. Wil je weten hoe het anders kan? Bezoek dan deze sessie van Justus Beek en Jim van Stratum van sponsor Plek.

Zij laten zien hoe je met adoptie blijvende en meetbare resultaten kunt behalen. Klant adviseur en managing partner Justus: “We vertellen welke fases er bij een goed adoptietraject zijn. Daarbij spelen statistieken een belangrijke rol. Zo kun je zien hoe het gebruik van het platform zich in de loop van de tijd ontwikkelt en welke maatregelen je kunt nemen om de adoptie te verhogen.”

Justus en Jim geven veel prakrijkvoorbeelden. Onder andere van een inspirerende activatiecampagne en van een actie die ervoor zorgt dat het gebruik hoog blijft. Ze sluiten af met een bonusvoorbeeld, over hoe je abstractere doelen meetbaar maakt. “Elke organisatie die start met een intranet heeft bepaalde doelen”, zegt Justus. “Meestal verdwijnen die in een la zodra het platform is uitgerold. Wij laten zien hoe je – bijvoorbeeld een half jaar de livegang – een medewerkersonderzoek kunt uitvoeren waaruit blijkt in hoeverre de doelen zijn gerealiseerd.”

Werk je met Microsoft 365 en ben je op zoek naar manieren om je intranet naar een hoger niveau te tillen? In deze sessie laat Marcel Croonen, managing consultant bij c)solutions, zien hoe je binnen korte tijd een sociaal, interactief en dynamisch intranet kunt opzetten.
Ontdek de nieuwste mogelijkheden op het gebied van contentbeheer, -bewerking en samenwerking die Microsoft 365 dit jaar heeft geïntroduceerd. Ook hoor je wat er nog aan  nog aan komt.

Marcel neemt je mee in de meest recente updates van Microsoft 365 en geeft praktische tips om deze direct toe te passen. Bij het intranetsymposium vorig jaar gaf Marcel een presentatie over innovaties van Microsoft 365 die druk bezocht werd en goed scoorde in de deelnemersenquête. Enkele reacties: ‘Heel inspirerend!’, ‘De echte innovatie, dit heeft de dag gered’, ‘Innovatief’, ‘Top, handig’.

Het is een platform zonder toeters en bellen. Maar misschien is dat nu juist de kracht van het intranet van De Bondt. Je kunt posts plaatsen in verschillende groepen, er is een smoelenboek en je kunt zien of je collega’s aanwezig zijn. “Meer is ook niet nodig”, zegt projectmanager Joanne Stegenga. “Je kunt het zo spannend en uitgebreid maken als je wilt, maar je kunt ook met de basis beginnen en het eventueel later uitbouwen.”

De Bondt exporteert jaarlijks aan 80 landen wereldwijd. De klanten bestellen via de webshop. In juni vorig jaar ging het intranet live. Joanne: “We wilden vooral de interne informatievoorziening verbeteren. Dan kun je denken aan foto’s en teksten van de inkoopmanager die op reis is of een verslag van een bedrijfsuitje.  Maar het gaat ook over meer serieuze zaken zoals berichten van de OR, de afdeling Research & Development, of informatie van de marketingafdeling over een productlancering.”

Joanne is heel positief over het platform. “Het is voor collega’s makkelijk om iets te plaatsen en overzichtelijk. Ik hoor veel positieve geluiden. Mensen vinden het leuk dat ze nu meer meekrijgen van waar andere afdelingen mee bezig zijn.”

Een op de zeven werkenden heeft een functiebeperking. Je wilt natuurlijk dat ook deze mensen toegang hebben tot alle content op het intranet en andere online media. Dus moet je werk maken van digitale toegankelijkheid. Dit betekent bijvoorbeeld  dat blinde gebruikers content kunnen beluisteren via hun eigen spraaksoftware of dat slechthorenden video’s kunnen volgen door ondertiteling

Maar hoe zorg je voor digitale toegankelijkheid? Dat hoor je van Bram Duvigneau van sponsor Swink. In deze sessie geeft hij uitleg aan de hand van aansprekende voorbeelden. Bram is blind en kan dus vertellen waar hij zelf tegenaan loopt. Ook geeft hij tips die je direct kunt toepassen. Bij het intranetsymposium vorig jaar verzorgde Bram al eens een sessie over dit thema. In de deelnemersenquête scoorde Bram toen uitstekend. Enkele opmerkingen:  ‘Inspirerend  / eye opener’, ‘Heel interessant’,  ‘Super’, ‘Goed en belangrijk’

Hoe bevorder je kennis delen op een sociaal intranet? En welke rol speel jij daarbij als online communicatiespecialist en communitymanager? Vera Bekendam, communitymanager bij het intranet van Philadelphia Zorg, deelt haar ervaringen.

Het sociaal intranet van Philadelphia telt een aantal algemene groepen die zich richten op alle medewerkers. Daarnaast zijn er groepen op locatie die veel gebruikt worden. Deze worden bijvoorbeeld ingezet bij de algemene overdracht. Verder worden er groepen gebruikt voor verschillende thema’s en onderwerpen binnen de organisatie. Vera  begeleidt de contentbeheerders en – eigenaren

“We houden regelmatig bijeenkomsten om elkaar op de hoogte te houden en bij te scholen. Als communitymanager check ik de content op dubbele informatie en motiveer contentbeheerders om samen te werken. Daarnaast werken we met een opruimcoach. Dat is software waardoor je als beheerder vanzelf meldingen krijgt om je informatie na een jaar te updaten.”

Welke lessen heeft Vera geleerd? “Je moet geduld moet hebben bij groepen. In het begin kregen we vooral vragen over de werking en de inrichting van de groepen. Langzaam gaan collega’s meer dingen delen en hoor ik steeds meer enthousiaste geluiden. Ik monitor de groepen waar het kan en mag, en ik plaats alleen dingen in de groep Tips & tricks.”

Daarnaast heeft Vera ervaren dat je dingen moet uitproberen. “De Marktplaats, een algemene groep, wordt weinig gebruikt. Ik vind dat niet erg omdat ik vind dat groepen organisch moeten ontstaan en verdwijnen.”

Hoe neem je je collega’s mee in de transitie naar een nieuw intranet? Dat hoor je in dit praktijkverhaal van Christine Terwiel, senior communicatieadviseur bij de Raad van State. De Raad is onafhankelijk adviseur van regering en parlement over wetgeving en bestuur, en hoogste algemene bestuursrechter van Nederland. Dat betekent dat de Afdeling bestuursrechtspraak het hoogste rechterlijke college is dat een uitspraak kan doen over een geschil tussen burger en overheid. De organisatie telt ongeveer 700 medewerkers en staatsraden.

Christine was projectleider vanuit Communicatie bij de aanschaf, inrichting en invoering van het nieuwe platform. Feedback van medewerkers speelde hierbij een belangrijke rol. Zo zijn er twee onderzoeken geweest voordat de leverancier in beeld kwam. “Medewerkers konden aangeven wat ze vonden van het oude platform. Ook is onderzocht waar beheerders behoefte aan hebben. Collega’s hadden hierdoor echt het idee: er is naar ons geluisterd.”

Later is met een proefopstelling van het beoogde nieuwe intranet een tour door de organisatie gemaakt om op basis daarvan verder te gaan met de inrichting, en zijn gesprekken gevoerd over welke content mee moest verhuizen naar het nieuwe platform. Op 1 mei dit jaar ging het platform live. Christine is tevreden. “Het ziet er goed uit. Mensen kunnen makkelijk vinden wat ze zoeken en beheerders kunnen er goed mee uit de voeten.”

Hoe bereik je meer met sociaal intranet? En wat voegt een sociaal intranet toe aan al die andere systemen en middelen in het (interne) communicatielandschap? In deze presentatie neemt Rene Jansen jullie mee in vijf concrete praktijkvoorbeelden hoe een goed sociaal intranet je in de praktijk helpt om meer te bereiken. Bijvoorbeeld door kennisdeling te stimuleren, voor employee engagement, voor onboarding van nieuwe medewerkers en om beter op afstand met elkaar samen te werken. De praktijkvoorbeelden komen onder andere  van een zorginstelling, een overheidsorganisatie en een commerciële organisatie waarmee de presentatie voor elk soort organisatie waardevolle tips heeft.

Deze sessie biedt inspiratie en onderbouwing om intern de meerwaarde van een sociaal intranet in het communicatielandschap toe te lichten. Daarmee is deze sessie waardevol voor zowel mensen die willen starten met een nieuw (sociaal) intranet, als voor mensen die behoefte hebben aan nieuwe energie om hun bestaande sociale intranet te verbeteren of te vernieuwen.

Rene Jansen is naast oprichter van sponsor Winkwaves (Sociaal Intranet en Communities), een bevlogen spreker met een schat aan praktijkervaring. Zijn sessies scoren altijd goed bij de online en offline Intranet evenementen. van De Walvis.

De sprekers die in de twee breakout-rondes hiervoor een presentatie gaven over hun intranet of digitale werkplek  laten live of (via screenshots) hun platform zien. Ze doen dit bij de stands van de leveranciers die het event sponsoren. Je kunt ook alle vragen kwijt bij deze sprekers en de leveranciers.

Veel organisaties die een digitale werkplek of sociaal intranet lanceren, kiezen voor een vergelijkbare aanpak bij livegang. De directeur geeft een speech, er verschijnt een artikel op het intranet en de medewerkers krijgen taart. Maar zijn dit soort toeters en bellen wel effectief? Consultant Janine Dumont heeft zo haar twijfels.

Janine legt in deze sessie uit waar het écht om draait. De livegang is een belangrijke stap in het adoptietraject. Je doelgroep gaat vanaf dat moment echt aan de slag met dat nieuwe platform.  De praktijk leert echter dat zonder een goede aanpak hooguit een derde er daadwerkelijk mee gaat werken.  Janine geeft je 5 tips voor een goede aanpak waarmee je al je stakeholders betrekt en de medewerkers echt bereikt. Klinkt ingewikkeld? Nee, hoor. Janine komt met veel praktische voorbeelden die je zo kunt overnemen.

Alliander is verantwoordelijk voor de energievoorziening van bijna 6 miljoen klantaansluitingen in Nederland. Het bedrijf won in 2022 de internationale Step Two Intranet & Digital Workplace award in de categorie ‘intranet essentials’. Dit is de belangrijkste intranet-award wereldwijd.  In het juryrapport valt onder andere te lezen dat bij het intranet van Alliander continu verbeteringen worden doorgevoerd op basis van gebruikersfeedback. In 2018 had Alliander al een andere prijs in de wacht gesleept: de Intranet Value Award.

De sessie wordt verzorgd door Natasja Lenferink, product owner intranet en manager online kanalen bij Alliander. Ze legt uit hoe je  feedback van gebruikers kunt inzetten om het intranet van je organisatie te verbeteren. Ook als je weinig tijd en geld hebt, zijn de tips eenvoudig toe te passen. In deze blogtekst lees je meer over het intranet van Alliander.

Gaat een nieuw intranet live, dan is er vaak veel enthousiasme bij de direct betrokkenen. Helaas ziet de situatie er na een paar jaar vaak heel anders uit. De menskracht ontbreekt in de regel om het platform optimaal in te zetten en is geen geld om het intranet verder te ontwikkelen. Komt deze situatie je bekend voor? Dan is dit panel voor jou interessant.

Panelleden zijn Guy van Leemput en Samuel Driessen. Guy is de belangrijkste intranetspecialist van Vlaanderen. Samuel is principal consultant bij adviesbureau Evolve.