Hét Nationaal Intranetsymposium

13 november 2018 in Nieuwegein

Direct naar het inschrijfformulier »

Hét Nationaal Intranetsymposium 2018

Op 13 november 2018 is in Nieuwegein de vierde editie van Hét Nationaal Intranetsymposium. Een praktijkgericht event vol afwisseling. We beginnen met een pakkende keynote presentatie over de 4 hoekstenen van een effectief intranet of digital workplace. Vervolgens zijn er interactieve sessies over o.a. adoptie en content. Ook geven webmasters van verschillende organisaties een presentatie over hun sociaal intranet. Daaronder maar liefst 2 intranetten die de Intranet Value Award, dé Nederlandse prijs voor het beste intranet, hebben gewonnen.  Bijna alle platformen kun je ook live bekijken.

Zes redenen om erbij te zijn

sociaal intranet

Praktijkgericht

De bijeenkomst richt zich op de dagelijkse praktijk van organisaties.

socciaal intranet

Inspirerend

Inspirerende en innovatieve voorbeelden van sociaal intranet

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen zoals de digital workplace.

sociaal intranet

Live intranetten kijken

Unieke kans om live de intranetten van verschillende organisaties te bekijken

sociaal intranet

Interactieve sessies

Deel je ervaringen en vragen met vakgenoten in kleine groepjes.

sociaal intranet

Geen reclamepraatjes

Het is softwareleveranciers niet toegestaan om presentaties te geven.

Voor wie

Professionals op gebied van communicatie of ict die betrokken zijn bij intranet. Het event richt zich op mensen die zich oriënteren op een nieuw intranet én op professionals die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet. Sinds 2013 heeft hij al 23 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn 'Intranet in Zorg en Welzijn', Hét Noordelijk Intranetsymposium en Hét Nationaal Intranetsymposium. In 2017 trok Hét Nationaal Intranetsymposium 108 deelnemers.

Christiaan Lustig

online strateeg >>

Christiaan is online strateeg en adviseur op het vlak van digitale communicatie en dienstverlening bij Brayton House. Opdrachtgevers zijn o.a. Landal GreenParks, Erasmus Universiteit Rotterdam en netwerkbedrijf Alliander. Christiaan publiceert regelmatig op o.a. Frankwatching en Marketingfacts en is co-auteur van verschillende boeken. Daarnaast geeft hij geregeld presentaties in Nederland en daarbuiten.

Michael Meyer

communicatieadviseur Orange Otters >>

Michael Meyer is communicatieadviseur en medeoprichter van Orange Otters verandercommunicatie. Dit bureau helpt veranderende organisaties slimmer (intern) te communiceren. Opdrachtgevers zijn o.a. de gemeenten Haarlem, Den Haag en Amsterdam, woningcorporatie GroenWest, scholenorganisatie SaKS, DAMCO, NS en Universiteit van Amsterdam.

Roosmarijn Busch

communicatieverbeteraar Orange Otters >>

Met een achtergrond als communicatiewetenschapper en een interesse voor techniek verbindt Roosmarijn organisatie, techniek, inhoud en de gebruikers. Zij is medeoprichter van Orange Otters verandercommunicatie. Dit adviesbureau richt zich op interne communicatie bij veranderende organisaties; onder andere bij Rijk Zwaan, een wereldwijd opererende speler op het gebied van zaadveredeling, gemeente Amsterdam en schoolbestuur SaKS .

Bram Koster

consultant adviesbureau Evolve >>

Bram is senior consultant bij Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media. Bram richt zich o.a. op strategieontwikkeling, platformselectie en projectbegeleiding. Hij werkt voor klanten als ROC Nijmegen, softwarebedrijf Topicus, provincie Overijssel, scholenkoepel Ons Middelbaar Onderwijs en ZonMw (gezondheidsonderzoek).

Rens Oosthoek

specialist in online communicatie >>

Rens Oosthoek is een ervaren en allround specialist in online communicatie. De afgelopen 10 jaar heeft hij bij overheid en bedrijfsleven bijgedragen aan effectieve online communicatieprojecten. Op dit moment is hij actief als projectleider intranet bij de provincie Limburg. Eerder vervulde hij deze rol o.a. bij de Raad voor de Kinderbescherming, provincie Noord-Holland en Wageningen Universiteit.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Peter is directeur van adviesbureau Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Mariska van Gelderen

communicatieadviseur Deltares >>

Mariska is communicatieadviseur bij Deltares, een instituut voor toegepast onderzoek op het gebied van water en ondergrond dat wereldwijd opereert. Dit jaar ontving het kennisinstituut dé Nederlandse prijs voor het beste intranet, de Intranet Value Award. Deltares heeft de prijs gewonnen omdat het platform op een slimme manier het innovatieproces ondersteunt en stimuleert.

Loes Born-Manders

stafmedew. Communicatie De Waalboog >>

De Waalboog is een organisatie voor zorg, welzijn en wonen. De organisatie telt ongeveer 1000 vaste medewerkers en 460 vrijwilligers die allemaal toegang tot intranet hebben. Volgens Loes Manders speelt kennis delen op het intranet een belangrijke rol. “Bijna iedereen weet z’n weg te vinden. Van de afdeling P&O en de medewerkers dagbesteding tot aan de bestuurder.”

Richard de Vries

projectleider ICT Groninger Forum >>

Het Groninger Forum is een laagdrempelige ontmoetingsplek met o.a. een filmtheater en bibliotheek op verschillende locaties in de stad Groningen. In 2015 werd het sociaal intranet van de fusieorganisatie gelanceerd. Het intranet is hét interne communicatiekanaal. Richard de Vries: “Het platform is makkelijk toegankelijk. Het is heel eenvoudig om er iets op te zetten.”

Nelly de Hoog

manager ICT en projecten Stichting PVP >>

Nelly is manager ICT en projecten bij de Stichting PVP. De patiëntenvertrouwenspersonen van deze stichting werken verspreid door het land en ondersteunen cliënten in de ggz bij vragen of klachten. De digital workplace heeft het werk van de vertrouwenspersonen eenvoudiger gemaakt en gezorgd voor meer verbinding. Zo is er een forum waar vertrouwenspersonen kennis kunnen delen en een pagina ze waar juridische medewerkers kunnen consulteren.

Jessica Derks

communicatieadviseur gemeente Heerenveen >>

Jessica is communicatieadviseur en webredacteur bij de gemeente Heerenveen die zo’n 600 medewerkers telt. Alle vaste en tijdelijke medewerkers hebben toegang tot het intranet dat in maart 2017 is gelanceerd. “Mail is een snelle afleider; door het intranet meer te gebruiken kun je zelf makkelijk bepalen wanneer je iets tot je neemt.”

Dave Huizinga

communicatieadviseur Zorg in Houten >>

De stichting Zorg in Houten bestaat uit 5 eerstelijns medische centra (EMC’s) in de gemeente Houten. In deze EMC’s zijn o.a. huisartsen, apothekers, fysiotherapeuten en psychologen onder één dak verenigd. Het intranet zorgt niet alleen voor verbinding tussen de medische centra, maar verbindt ook medewerkers binnen deze EMC’s.

Bart Meuffels

communitycoach Raad voor de Kinderbescherming >>

Bart is communitycoach bij de Raad voor de Kinderbescherming. Deze uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid komt op voor kinderen van wie de ontwikkeling en opvoeding gevaar loopt. De organisatie telt 2200 medewerkers die werkzaam zijn op 18 locaties. Kennis delen en verbinding staan centraal op het nieuwe sociaal intranet.

Martin Siepel

adviseur online media De Kompanjie >>

Martin Siepel is adviseur online media bij De Kompanjie, het ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Veendam en Pekela. Hij is projectleider bij de implementatie van het sociaal intranet dat in januari live ging. “Het intranet is niet van de afdeling Communicatie of van de webredactie. Het is van iedereen.”

Annebeth Lasseur

adviseur interne communicatie bij Raet >>

Annebeth heeft bij verschillende bedrijven ruime ervaring opgedaan op gebied van intranet. Op dit moment is ze intern communicatieadviseur bij Raet, marktleider in HR-cloudoplossingen. Daarvoor was Annebeth onder andere actief als consultant bij Evolve, een bureau dat is gespecialiseerd in interne social media zoals intranet. Vanuit Evolve heeft ze onder meer geadviseerd bij Achmea, Ziggo, telecommunicatiebedrijf Liberty Global en bouwbedrijf BAM.

Natasja Lenferink

Intranetmanager Alliander >>

Energienetwerkbedrijf Alliander won in 2017 de Intranet Value Award, dé Nederlandse prijs voor het beste intranet. Alliander, dat verantwoordelijk is voor de energievoorziening van 2,9 miljoen klanten in Nederland, ontving de prijs omdat het platform aantoonbaar toegevoegde waarde levert. Dat blijkt wel uit het feit dat bijna 9 op de 10 medewerkers aangeven dat het platform hen ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Programma

Als je je inschrijft voor het symposium ontvang je later een mail waarmee je kunt bepalen welke breakout sessies je wilt bezoeken.

8.45

Ontvangst en registratie

9.15

Korte inleiding door dagvoorzitter Alex van Schooten

9.30

Keynote presentatie 

Welke zaken zijn essentieel bij het beheren en optimaliseren van een intranet of digital workplace? In deze presentatie krijg je van online strateeg Christiaan Lustig het antwoord.  Hij legt uit wat de 4 hoekstenen zijn van een effectief platform. Daarbij komen aan bod: 1. doelstelling en strategie, 2. een passend model voor de inrichting van je platform, 3. heldere afspraken over eigenaarschap en governance (wie is de baas?), en 4. meetbare succesfactoren van je intranet of digitale werkomgeving.

Christiaan heeft de afgelopen jaren presentaties gegeven in Nederland en daarbuiten bij events zoals Congres SharePoint en Intelligent Content Conference in de VS. Hij is een spreker die altijd een helder verhaal vertelt waar je in de dagelijkse praktijk iets aan hebt. Daarnaast heeft hij een schat aan ervaring, want hij houdt zich al sinds 1999 met internet en intranet bezig. Tegenwoordig werkt hij voor Brayton House, een bureau voor digitale transformatie, waarvan hij mede-oprichter is. Eerder was hij actief voor o.a. Entopic-dochter Bildung en voor Sabel Communicatie.

10.10

Breakout ronde: 6 interactieve sessies

Organisaties die een sociaal intranet invoeren, willen dat het platform bijdraagt aan het verbeteren van de interne communicatie. De verwachting is dan bijvoorbeeld dat medewerkers makkelijker zelf publiceren en minder van de afdeling Communicatie afhankelijk zijn. Of dat er minder vergaderd en gemaild hoeft te worden, omdat online samenwerken makkelijker gaat. Of dat je elkaar makkelijker kunt vinden.

In deze sessie draait het om de vraag: hoe zorg je ervoor dat een sociaal intranet daadwerkelijk bijdraagt aan betere interne communicatie? En hoe onderzoek je de werkelijke effecten? Communicatieadviseur Michael Meyer zet je aan het denken en geeft je handvatten om deze veranderslag in jouw organisatie voor elkaar te krijgen.

Veel intranetten zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door adviseur Christiaan Lustig (Christiaan verzorgt ook de keynote presentatie).

Jonge medewerkers gaan vaak snel aan de slag met een nieuw intranet. Ook zijn er andere groepen, zoals het kantoorpersoneel, die het platform snel omarmen. Maar hoe krijgen we de rest van de collega’s, de late-majority, actief op het intranet? In deze interactieve sessie maak je kennis met verschillende gedragsbrillen – zoals kennis, gewoontes en motivatie – die je helpen gedrag op een positieve manier te beïnvloeden. Het levert je interessante inzichten op waarmee je direct aan de slag kunt. Adviseur Roosmarijn Busch van Orange Otters leidt deze sessie die zich richt op webmasters die weinig of geen ervaring hebben met het activeren van medewerkers.

Je hebt een (sociaal) intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. Activatie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Deze interactieve sessie richt zich op webmasters die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers. De sessie wordt geleid door Bram Koster van adviesbureau Evolve.

Het huidige intranet is aan vervanging toe en jij bent gevraagd om een nieuw intranet te realiseren. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie. We beginnen met het bepalen van de doelstelling: waarom moet er een nieuw platform komen?.

Vervolgens komt selectie van een nieuw platform aan bod: welke criteria hanteer je en hoe beoordeel je de aanbieders? Daarna gaan we uitgebreid in op het implementatietraject. We bespreken hoe je bijvoorbeeld een goede projectgroep samenstelt, welke taken deze groep heeft en hoe je sturing geeft aan het project. Natuurlijk hebben we het ook over de vraag: hoe zorg je voor draagvlak in de organisatie? Tot slot komt de lancering van het nieuwe platform aan bod. (Het thema adoptie komt aan bod in een andere sessie.)

De sessie wordt geleid door Rens Oosthoek. Rens is o.a. actief als zelfstandig projectleider. Hij heeft veel ervaring met de implementatie van nieuwe intranetten. Op dit moment is hij projectleider intranet bij de provincie Limburg. Eerder vervulde hij deze rol bij o.a. de Raad voor de Kinderbescherming, provincie Noord-Holland en Wageningen Universiteit.

Je hebt al een paar jaar een intranet en wilt graag volgende stappen zetten met het platform. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een statisch platform meer sociaal wilt maken. Of je wilt bepaalde koppelingen en functionaliteiten toevoegen, maar je leverancier zegt dat dit niet zomaar kan. Hoe pak je dat aan? In deze sessie geeft Peter Haan van adviesbureau Evolve hiervoor de handvatten. Je kunt je case van tevoren naar hem mailen zodat hij zich kan inlezen en goede feedback kan geven.  De sessie richt zich op mensen die al enige ervaring hebben met intranet.

10.50

Korte pauze

11.05

Breakout ronde: 6 interactieve sessies

Organisaties die een sociaal intranet invoeren, willen dat het platform bijdraagt aan het verbeteren van de interne communicatie. De verwachting is dan bijvoorbeeld dat medewerkers makkelijker zelf publiceren en minder van de afdeling Communicatie afhankelijk zijn. Of dat er minder vergaderd en gemaild hoeft te worden, omdat online samenwerken makkelijker gaat. Of dat je elkaar makkelijker kunt vinden.

In deze sessie draait het om de vraag: hoe zorg je ervoor dat een sociaal intranet daadwerkelijk bijdraagt aan betere interne communicatie? En hoe onderzoek je de werkelijke effecten? Communicatieadviseur Michael Meyer zet je aan het denken en geeft je handvatten om deze veranderslag in jouw organisatie voor elkaar te krijgen.

Veel intranetten zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door Christiaan Lustig (Christiaan verzorgt ook de keynote presentatie).

Jonge medewerkers gaan vaak snel aan de slag met een nieuw intranet. Ook zijn er andere groepen, zoals het kantoorpersoneel, die het platform snel omarmen. Maar hoe krijgen we de rest van de collega’s, de late-majority, actief op het intranet? In deze interactieve sessie maak je kennis met verschillende gedragsbrillen – zoals kennis, gewoontes en motivatie – die je helpen gedrag op een positieve manier te beïnvloeden. Het levert je interessante inzichten op waarmee je direct aan de slag kunt. Adviseur Roosmarijn Busch van Orange Otters leidt deze sessie die zich richt op webmasters die weinig of geen ervaring hebben met het activeren van medewerkers.

Je hebt een (sociaal) intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. Activatie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. De interactieve sessie richt zich op webmasters die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers. Deze sessie wordt geleid door Bram Koster van adviesbureau Evolve.

Het huidige intranet is aan vervanging toe en jij bent gevraagd om een nieuw intranet te realiseren. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie. We beginnen met het bepalen van de doelstelling: waarom moet er een nieuw platform komen?

Vervolgens komt selectie van een nieuw platform aan bod: welke criteria hanteer je en hoe beoordeel je de aanbieders? Daarna gaan we uitgebreid in op het implementatietraject. We bespreken hoe je bijvoorbeeld een goede projectgroep samenstelt, welke taken deze groep heeft en hoe je sturing geeft aan het project. Natuurlijk hebben we het ook over de vraag: hoe zorg je voor draagvlak in de organisatie? Tot slot komt de lancering van het nieuwe platform aan bod. (Het thema adoptie komt aan bod in een andere sessie.)

De sessie wordt geleid door Rens Oosthoek. Rens is o.a. actief als zelfstandig projectleider. Hij heeft veel ervaring met de implementatie van nieuwe intranetten. Op dit moment is hij projectleider intranet bij de provincie Limburg. Eerder vervulde hij deze rol bij o.a. de Raad voor de Kinderbescherming, provincie Noord-Holland en Wageningen Universiteit.

Je hebt al een paar jaar een intranet en wilt graag volgende stappen zetten met het platform. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een statisch platform meer sociaal wilt maken. Of je wilt bepaalde koppelingen en functionaliteiten toevoegen, maar je leverancier zegt dat dit niet zomaar kan. Hoe pak je dat aan? In deze sessie geeft Peter Haan van adviesbureau Evolve hiervoor de handvatten. Je kunt je case van tevoren naar hem mailen zodat hij zich kan inlezen en goede feedback kan geven.  De sessie richt zich op mensen die al enige ervaring hebben met intranet.

11.50

Breakout ronde: webmasters van 3 organisaties geven een presentatie over hun sociaal intranet

Dit jaar ontving kennisinstituut Deltares dé Nederlandse prijs voor het beste intranet, de Intranet Value Award. Volgens de jury is het intranet duidelijk verbonden aan de bedrijfsdoelstellingen. Zoals een jurylid aangeeft: “Deltares gebruikt het platform op een slimme manier om het innovatieproces te ondersteunen en te stimuleren.”

Deltares is een onafhankelijk instituut voor toegepast onderzoek op het gebied van water en ondergrond dat wereldwijd opereert. De organisatie met ruim 800 medewerkers speelde bijvoorbeeld een grote rol bij de ontwikkeling van de Palmeilanden in Dubai. Ook helpt de organisatie de stad New Orleans, die in 2015 werd getroffen door orkaan Katrina, meer weerbaar te maken tegen zeespiegelstijging en bodemdaling.

Op het intranet wordt innovatie gecombineerd met het betrekken van medewerkers. Zo is er een ideeënplatform. Medewerkers die met een idee rondlopen kunnen dit indienen via de ‘open marktplaats’ op dit platform. Ook worden op het ideeënplatform zogeheten ‘challenges’ uitgeschreven. Hierbij wordt voor een specifiek onderwerp actief gezocht naar oplossingen. Elke challenge heeft een team van experts dat de ideeën beoordeelt en feedback geeft aan degenen die een idee hebben ingediend. De feedback kun je teruglezen op het platform. Is een idee positief beoordeeld, dan kan de indiener het idee daadwerkelijk uitvoeren. Op deze manier wordt kennis uit de hele organisatie gebundeld en voelen medewerkers zich gehoord.

Begin 2017 werd bij De Waalboog het statisch intranet vervangen door een sociaal intranet. Stafmedewerker Communicatie Loes Born-Manders : “We wilden een interactief platform waar je kennis kunt halen en delen. Dat past in onze organisatieontwikkeling omdat we bezig zijn met ‘krachtige teams’; dit is vergelijkbaar met zelfsturende teams.”

De Waalboog is een organisatie voor zorg, welzijn en wonen. De Waalboog richt zich op ouderen met verlies van lichamelijke en/of geestelijke mogelijkheden, op jongere mensen met dementeringsproblemen en mensen in de terminale fase van hun leven. De Waalboog telt 6 locaties in Nijmegen. Bij de organisatie werken ongeveer 1000 vaste medewerkers en 460 vrijwilligers. Iedereen heeft toegang tot intranet.

Volgens Loes speelt kennis delen op het intranet een belangrijke rol. “Iedereen weet z’n weg te vinden. Van de afdeling P&O en de medewerkers dagbesteding tot aan de bestuurder.”
Het delen van kennis gebeurt op de tijdlijn en in de groepen waar mensen samenwerken. Zo zijn er groepen voor allerlei projecten zoals vastgoed en een klankbordgroep voor de organisatieontwikkeling. In het laatste geval hebben ook externen zoals mantelzorgers toegang.

De favoriete groep van Loes is de projectgroep ‘mooie momentjes maken’. “Er gebeuren zoveel mooie dingen op de afdelingen. Dat laten we zien op deze groep, maar ook op de algemene tijdlijn. Dan gaat het om het creëren van mooie momenten voor bewoners, waarin we de verbinding zoeken met mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers. Door dit soort ervaringen met elkaar te delen, zorg je voor verbinding tussen de verschillende afdelingen en locaties.”

Midden in de stad Groningen verrijst een groot en opvallend gebouw: het Groninger Forum. In het najaar van 2019 worden 2 locaties in het centrum verruild voor deze nieuwe locatie achter de Grote Markt. Bezoekers kunnen hier o.a. exposities bezoeken, er zijn boeken, films, horeca en een stripmuseum. Op de bovenste etage komt een dakterras met openluchtbioscoop en uitzicht over de stad.

Januari 2015 ontstond de fusieorganisatie van het Groninger Forum. Hetzelfde jaar werd het intranet gelanceerd. De organisatie telt zo’n 100 vaste en vrijwillige medewerkers. Richard de Vries, projectleider ICT: “De fusieorganisatie is ontstaan uit verschillende organisaties. Je hebt dus te maken met verschillende bloedgroepen. Dat is best lastig. Daarom vonden we het belangrijk dat er een laagdrempelig sociaal intranet zou komen dat van het personeel is en niet van het MT of de afdeling Communicatie.”

Het intranet is nu hét interne communicatiekanaal van het Groninger Forum. Het platform start op zodra je de computer aanzet en is Single Sign On; medewerkers hebben dus direct toegang tot alle applicaties. Volgens Richard is het intranet geaccepteerd in de organisatie. Dit blijkt wel uit het feit dat vrijwel iedereen zijn profiel op het smoelenboek heeft ingevuld. Richard: “Het platform is makkelijk toegankelijk. Het is heel eenvoudig om er iets op te zetten.”

12.25

Lange pauze en lunch

13.10

Breakout ronde: webmasters van 3 organisaties geven een presentatie over hun sociaal intranet

Cliënten in de geestelijke gezondheidszorg hebben recht op ondersteuning van een patiëntenvertrouwenspersoon, afgekort pvp. Zij kunnen bij de pvp terecht met vragen en klachten over de zorgverlening. De onafhankelijke vertrouwenspersonen zijn in dienst bij de Stichting PVP en werken verspreid door het hele land.

Eind 2015 ging de digitale werkomgeving/digital workplace van de Stichting PVP live. Hierdoor kunnen medewerkers veilig inloggen vanaf elke werkplek in Nederland. Het platform heeft onder andere een forum waar medewerkers kunnen discussiëren met collega’s over een bepaald onderwerp. Nelly de Hoog, manager ICT en projecten: “Het forum is de plek om kennis te delen en voorkomt dat we telkens opnieuw het wiel uitvinden. Dit is hartstikke handig. Ook zorgt het forum voor minder vervuiling in je mailbox. Vroeger stuurde je een mail naar iedereen en kreeg je veel antwoorden per mail terug.”

Ook is er een pagina waar de vertrouwenspersonen een-op-een juristen op het hoofdkantoor kunnen consulteren. “Mensen krijgen snel antwoord en er is een goed archief”, zegt Nelly. Verder is het veel eenvoudiger geworden om bestanden – zoals een brief namens een cliënt – aan te maken, te bewerken en op te slaan. “Dat is veel beter dan vroeger toen we een publieke schijf hadden met zes lagen. Er was geen versiebeheer en de autorisatie was heel complex ingericht.”

Tot slot is het delen van nieuws veel eenvoudiger geworden. “We hadden één keer per maand een nieuwsbrief, maar die werd nauwelijks gelezen. Nu wordt bijna dagelijks nieuws geplaatst en kunnen mensen de informatie gedoseerd tot zich nemen.”

De gemeente Heerenveen maakt veel werk van digitalisering. In het kader van het programma ‘Samen Digitaal’ komen steeds meer e-formulieren en online diensten beschikbaar voor inwoners en ondernemers. Intern wordt eveneens de overstap gemaakt van papier naar digitaal. Dit gebeurt bijvoorbeeld in het zaaksysteem, de digitale rotonde waar alle informatie samenkomt.

Het intranet speelt een belangrijke rol binnen het programma ‘Samen Digitaal’. “Gastredacteuren schrijven blogs over hoe digitalisering hun dagelijks werk beïnvloedt”, zegt Jessica Derks, communicatieadviseur en webredacteur. “Daarnaast is het intranet een onmisbaar onderdeel van het werk geworden. Bijna alle collega’s gebruiken het dagelijks; voor het nieuws, maar ook bijvoorbeeld om samen te werken.”

Jessica Derks geeft een voorbeeld: “In het team communicatie hebben we een groep waarin we onder andere werkafspraken maken en vakanties plannen. Daarnaast delen we informatie; het is een soort bibliotheek. Documenten haal je uit het systeem en vervolgens zet je een nieuwe versie op het intranet. Daardoor weet je dat je altijd de laatste versie hebt.”

Niet alleen binnen afdelingen wordt samengewerkt; dit gebeurt ook over afdelingsgrenzen heen. Verder wordt voor alle projecten plek ingeruimd op het platform. Medewerkers kunnen er o.a. afspraken inplannen en samenwerken aan documenten. Dankzij het intranet wordt er veel minder gemaild. “Dat vind ik heel prettig: mail is een snelle afleider; door het intranet meer te gebruiken kun je zelf makkelijk bepalen wanneer je iets tot je neemt.”

Het is een wereld van verschil: de situatie van vóór en na de implementatie van het sociaal intranet bij de stichting Zorg in Houten. Communicatieadviseur Dave Huizinga, die vanaf de selectie nauw betrokken is bij het nieuwe platform: “Protocollen, vergaderstukken en andere documenten stonden vroeger op 6 verschillende harde schrijven. De enige die daar echt goed zicht op hadden, waren de 2 locatiemanagers. Nu is alle data makkelijk vindbaar.”

De stichting Zorg in Houten bestaat uit 5 eerstelijns medische centra (EMC’s) in de gemeente Houten. In deze EMC’s zijn o.a. huisartsen, apothekers, fysiotherapeuten en psychologen onder één dak verenigd. In totaal gaat het om ruim 200 zorgverleners. Het intranet zorgt niet alleen voor verbinding tussen de medische centra, maar verbindt ook medewerkers binnen deze EMC’s.

In de groepen en op de tijdlijn wordt veel kennis gedeeld. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om procedures en vergaderstukken. “Vroeger werd intern veel gemaild. Op een gegeven moment had je dan wel 8 versies van een document. Dat is voorbij. Nu kun je eenvoudig een document aanpassen en staat alleen de laatste versie op het intranet. Tijdens vergaderingen hebben mensen de stukken bij zich op hun laptop of iPad.”

Ook het gedoe met de interne Zorgwijzer, waarin alle zorgprogramma’s waren gebundeld, behoort tot de verleden tijd. “Die printten we vroeger in een aantal exemplaren en deelden we uit aan de locaties. Het nadeel was dat je niet zomaar een update kon verwerken en daarnaast wisten mensen soms niet waar de zorgwijzer lag. Nu staat alle informatie op het intranet, kunnen we deze eenvoudig actualiseren en is het voor iedereen makkelijk te vinden.”

13.50

Breakout ronde: webmasters van 3 organisaties geven een presentatie over hun sociaal intranet

De Raad voor de Kinderbescherming is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en komt op voor kinderen van wie de ontwikkeling en opvoeding gevaar loopt. De organisatie telt 2200 medewerkers die werkzaam zijn op 18 locaties. Kennis delen en verbinding staan centraal op het nieuwe sociaal intranet.

In oktober 2017 is bij de Raad voor de Kinderbescherming een belangrijke organisatieverandering doorgevoerd. De 10 regionale directies zijn opgeheven; er bleef alleen een landelijke staf over. Zelforganisatie speelt nu een belangrijke rol. Communitycoach Bart Meuffels: “We hebben geen teamleiders meer waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Mensen moeten zelf op het intranet op zoek naar informatie over bijvoorbeeld personeelszaken, maar ook over thema’s zoals radicalisering.”

Bij een nieuwe organisatie hoort een nieuw intranet, legt Bart uit: “Het oude, statische intranet was gericht op zenden. Informatie kwam vooral van de landelijke stafafdelingen zoals HR. Ook was het moeilijk om dingen terug te vinden. Voordat we een nieuw platform hebben ingevoerd, hebben we eerst gekeken waar mensen behoefte aan hebben. Het bleek dat men vooral kennis wil uitwisselen. Er zit veel kennis in hoofden en mappen en de vraag is: hoe krijgen we dat eruit en zorgen we ervoor dat die kennis gedeeld wordt?”

Dit gebeurt nu vooral in de groepen op het sociaal intranet. Zo hebben verschillende teams nu een eigen groep waar ze documenten delen en een centrale agenda beheren. “Vroeger werd Outlook gebruikt om dit soort informatie rond te pompen. Ook zijn er teamoverschrijdende groepen waar informatie wordt gedeeld over relevante onderwerpen. Ik ben heel tevreden over alle interactie. Teams en medewerkers kunnen elkaar vinden. Daar word ik heel enthousiast van.”

Januari dit jaar werd het sociaal intranet gelanceerd van De Kompanjie, het ambtelijk samenwerkingsverband van Veendam en Pekela. Het platform sluit aan bij de visie op de organisatieontwikkeling, zegt adviseur online media Martin Siepel. “We willen de verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen en team- en afdelingsoverstijgend werken. Ook zijn we een open organisatie: we willen zien wat leeft en daarop kunnen sturen.”

De webredactie plaatst uitsluitend berichten vanuit het bestuur en het management team. Alle anderen worden geacht om zelf berichten op het platform te plaatsen. “Afdelingen zoals HR en de personeelsvereniging delen informatie via de groepen. Als medewerker moet je zelf beslissen welk nieuws voor jou relevant is. Heb je behoefte aan informatie van bijvoorbeeld HR dan zul je zelf die groep moeten volgen. We laten de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de medewerkers. Het intranet is niet van de afdeling Communicatie of van de webredactie. Het is van iedereen.”

Met name de jongere medewerkers zijn actief op het platform. Verder is het opvallend dat ook de buitendienst veel content plaatst. “Ze laten zien waar ze mee bezig zijn. Bijvoorbeeld dat ze bomen planten of snoeien. Dat zijn dingen waar andere mensen in de organisatie vroeger nauwelijks iets van meekregen.”

De toekomstplannen? “We willen ook externen toelaten. Dan gaat het bijvoorbeeld om bedrijven waar we mee samenwerken zoals een aannemer die wordt ingehuurd om een kunstwerk te plaatsen.”

Raet is gespecialiseerd in HR-oplossingen in de cloud. Ook verzorgt het bedrijf 1,3 miljoen betalingen voor pensioenfondsen en verzekeraars. Raet telt meer dan 1.250 medewerkers en bedient ruim 10.000 organisaties. In november vorig jaar ging het nieuwe sociaal intranet live. Het intranet is gebouwd op open source platform Telligent.

Het intranet is onderdeel van een grotere community. Hier vind je groepen waar klanten onderling ‘gesprekken’ voeren, er zijn groepen waar klanten en medewerkers van Raet contact met elkaar hebben, en tot slot er zijn groepen voor uitsluitend medewerkers. Annebeth Lasseur, adviseur interne communicatie: “In het forum kunnen klanten met elkaar ervaringen uitwisselen over zaken zoals nieuwe regelgeving of de inrichting van HR-processen. Maar wat belangrijker is: we willen graag met hen het gesprek aangaan. Want enerzijds hebben wij veel kennis in huis. We willen dat klanten hiervan profiteren zodat we bijdragen aan hun succes. Anderzijds horen we graag hun ervaringen om onze software en dienstverlening te verbeteren. Offline deden we dat al met bijeenkomsten en klantendagen. Nu zijn we begonnen om dat ook online te ondersteunen.”

De lancering van de community is onderdeel van de langetermijnstrategie van Raet. “De keuze voor deze community is gebaseerd op onze strategie voor klantsucces. Ik denk dat ons platform zich daarin onderscheidt van intranetten van veel andere organisaties. Het is moeilijk om te bepalen hoe communicatie bij kan dragen aan het primaire proces, aan de business, en om daarvoor heldere doelstellingen te formuleren. Ik denk dat we nu een goede slag hebben geslagen. De tijd zal leren of we blijvende impact hebben.”

De webmasters van de organisaties die om 11.50, 13.10 en 13.50 een presentatie gaven,  laten het platform van hun organisatie live zien aan de deelnemers. Je kunt rondwandelen en deze intranetten op grote beeldschermen bekijken en vragen stellen. Ook zijn er softwareleveranciers die tekst en uitleg kunnen geven over hun product.

In 2017 heeft Alliander de Intranet Value Award gewonnen; dé Nederlandse prijs voor het beste intranet. Het energienetwerkbedrijf met 7500 medewerkers ontving de prijs omdat het platform aantoonbaar toegevoegde waarde levert. Dat blijkt wel uit het feit dat bijna 90 procent van de medewerkers aangeeft dat het platform hen helpt bij het dagelijks werk. Intranetmanager Natasja Lenferink vertelt in haar presentatie over de succesfactoren en geeft praktische tips hoe je het intranet binnen jouw organisatie kunt verbeteren.

Alliander, dat verantwoordelijk is voor de energievoorziening van 2,9 miljoen klanten, implementeerde de digitale werkomgeving 4 jaar geleden. Het is gebouwd op open source platform Elgg en biedt de gebruiker veel mogelijkheden. Voorbeelden zijn de gepersonaliseerde homepage met widgets, selfservicemogelijkheden en toegang tot allerlei systemen. Ook is de informatievoorziening zeer uitgebreid zijn er meer dan 500 community’s (groepen) waar medewerkers kunnen samenwerken. Een communitymanager helpt om het overzicht te bewaren en groepsbeheerders te ondersteunen bij hun community’s.

Opvallend bij Alliander is dat de input van medewerkers wordt gebruikt om de vorm en inrichting van het platform te verbeteren. Natasja: “Ik laat veel metingen uitvoeren. Er is bijvoorbeeld jaarlijks een groot kwaliteitsonderzoek, maandelijks een webanalyse en een gebruikerstest. Daarnaast is er een key user group die regelmatig feedback geeft. Alle input van gebruikers wordt verwerkt.”

Uit deze onderzoeken en webanalyses blijkt dat medewerkers dankzij het intranet hun werk efficiënter kunnen doen. Daarnaast zijn ze beter op de hoogte van ontwikkelingen binnen en buiten Alliander en voelen ze zich meer betrokken bij collega’s en bij de organisatie.

Tot slot nog één punt dat het platform van Alliander onderscheidt van het merendeel van de Nederlandse intranetten: de raad van bestuur en het management spelen een actieve rol. Zo is er wekelijks een blog van een bestuurslid – dit staat standaard in de top 3 van meest gelezen berichten. Ook de managers bloggen. Voor een deel van het topmanagement is hun betrokkenheid bij het platform een KPI.

16.00

Afsluiting

16.15

Borrel, fris en hapjes

Wie kom je tegen op het intranetsymposium?

Er hebben zich al 153 deelnemers opgegeven. Zij zijn afkomstig van organisaties zoals:

  • woningcorporatie Welbions
  • Zaans Medisch Centrum
  • gemeente Oude IJsselstreek
  • Graafschap College (ROC)
  • Onderwijsgroep Noord
  • drinkwaterbedrijf Oasen
  • gemeente Assen
  • Ahold Delhaize
  • Bravis Ziekenhuis
  • Waterschap Rivierenland
  • mbo Rijnland
  • GGZ Rivierduinen
  • zorginstelling Present
  • Belastingdienst
  • Albert Schweitzer ziekenhuis
  • gebiedsontwikkelaar BPD Europe
  • gemeente Oost Gelre
  • Friesland College
  • Mosae Zorggroep
  • woningcorporatie Domesta
  • Bomenwacht Nederland
  • Regio Twente
  • provincie Flevoland
  • zorginstelling Dichterbij
  • Prokino (kinderopvang)
  • welzijnsinstelling De Schoor
  • Gelre ziekenhuizen
  • Woonzorgcentra Haaglanden
  • Reclassering Nederland
  • verzekeraar Achmea
  • ziekenhuis Nij Smellinghe
  • ingenieursbureau Tauw
  • gemeente Noordoostpolder
  • Action Service & Distributie (winkelketen)
  • Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten
  • ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Franciscus Gasthuis & Vlietland (ziekenhuis)
  • International Card Services (uitgever VISA en MasterCard)
  • Stichting Hogeschool voor de Kunsten Utrecht
  • AmbulanceZorg Limburg-Noord
  • Thuiszorg Het Friese Land
  • Het Oogziekenhuis Rotterdam
  • onderwijsinstelling SintLucas
  • ambulancedienst RAV IJsselland
  • zorginstelling Icare
  • Zorggroep Charim
  • Jessa Ziekenhuis (België)
  • verzekeringsmaatschappij ASR Nederland
  • Zuyderland Medisch Centrum
  • regionaal opleidingencentrum Aventus
  • Zorggroep Apeldoorn en omstreken
  • Ministerie van Justitie en Veiligheid
  • bedrijvenconglomeraat SHV Holdings
  • vermogensbeheerder Van Lanschot Kempen
  • Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
  • HZ University of Applied Sciences
  • Sakura Finetek Europe (leverancier van medische instrumenten)
  • DLL Group (financieel dienstverlener)
  • Veiligheidsregio Kennemerland

“Veel inspiratie opgedaan”

Hét Nationaal Intranetsymposium vond eerder plaats in 2015, 2016 en 2017. Deelnemers reageerden enthousiast. Hieronder wat voorbeelden van tweets die toen verstuurd zijn.

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’
het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten.
Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen,
geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier.
Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Hét Nationaal Intranetsymposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft De Walvis al 23 bijeenkomsten georganiseerd. Komende events: op 14 maart 2019 is er Intranet bij de Overheid en op 4 juni 2019 organiseert De Walvis Intranet in Zorg en Welzijn.

Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Locatie

NBC Congrescentrum

Blokhoeve 1 Nieuwegein

De locatie ligt dichtbij de A2, A12 en A27 in het hart van Nederland. Parkeren is gratis. Met het ov is het NBC eenvoudig te bereiken. Neem vanaf Utrecht CS de sneltram naar IJsselstein of Nieuwegein. Na krap een kwartier stap je uit bij halte Zuilenstein. Je steekt direct de weg over en het NBC Congrescentrum ligt recht voor je. Het gebouw met de oranje toren kun je niet missen.

 

Aanmelden

De kosten voor deelname bedragen 390 euro (ex. btw) per persoon.

Tweede persoon half geld, derde persoon gratis

Kom je met meerdere personen van één organisatie? Dan betaalt de tweede persoon de helft van 390 euro. Dat is dus 195 euro (ex. btw). De derde persoon betaalt helemaal niets! Ook de vierde, vijfde, zesde etc. kunnen gratis meekomen.

Aanmelden »

Sponsors