Hét Noordelijk Intranetsymposium

28 juni 2018 in Groningen

Aanmelden met vroegboekkorting »

Hét Noordelijk Intranetsymposium 2018

Op 28 juni 2018 is in Groningen de zesde editie van Hét Noordelijk Intranetsymposium. Een praktijkgericht event vol afwisseling. We beginnen met een pakkende keynote presentatie over de 4 hoekstenen van een effectief intranet of digital workspace. Vervolgens zijn er interactieve sessies over onderwerpen zoals ‘adoptie’ en ‘content’. Hier kun je vragen delen met andere deelnemers en experts. Last but not least geven webmasters van verschillende organisaties een presentatie over hun sociaal intranet. Deze platformen kun je allemaal live bekijken.
Op 13 november 2018 is Hét Nationaal Intranetsymposium. Insteek en programma zijn deels hetzelfde als bij Hét Noordelijk Intranetsymposium. Meer info vind je onderaan deze pagina.

Zes redenen om erbij te zijn

sociaal intranet

Praktijkgericht

De bijeenkomst richt zich op de dagelijkse praktijk van organisaties.

socciaal intranet

Inspirerend

Inspirerende en innovatieve voorbeelden van sociaal intranet

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen zoals de digital workplace.

sociaal intranet

Live intranetten kijken

Unieke kans om live de intranetten van verschillende organisaties te bekijken

sociaal intranet

Interactieve sessies

Deel je ervaringen en vragen met vakgenoten in kleine groepjes.

sociaal intranet

Kleinschalig

Het maximum aantal deelnemers is 45

Voor wie

Professionals op gebied van communicatie of ict die betrokken zijn bij intranet. Het event richt zich op mensen die zich oriënteren op een nieuw intranet én op professionals die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Michael Meyer

communicatieadviseur adviesbureau Orange Otters

Michael Meyer is communicatieadviseur en medeoprichter van Orange Otters verandercommunicatie. Dit bureau helpt veranderende organisaties slimmer (intern) te communiceren. Opdrachtgevers zijn o.a. de gemeentenn Haarlem, Den Haag en Amsterdam, woningcorporatie GroenWest, scholenorganisatie SaKS, DAMCO, NS en Universiteit van Amsterdam.

Peter Staal

eigenaar consultancybureau Bind

Na jarenlang ervaring op te hebben gedaan met community management is Peter in januari 2017 samen met Kirsten Wagenaar een bureau gestart: Bind. Samen met kleine en grote klanten werken Kirsten en Peter aan het opzetten van community’s en sociale intranetten voor allerlei doelgroepen. Centrale vragen voor Peter: "Wat betekent online kennisdelen in de praktijk? En hoe gaan we efficiënter samenwerken?"

Youri Dechesne

consultant adviesbureau Evolve uit Utrecht

Youri is consultant bij Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in de inzet van sociale media binnen organisaties en helpt medewerkers om snel kennis te delen. Youri richt zich o.a. op strategieontwikkeling, platformselectie en projectbegeleiding. Hij werkt voor aansprekende klanten als Achmea, Danone Nutricia en TNO.

Christiaan Lustig

online strateeg

Christiaan is online strateeg en adviseur op het vlak van digitale communicatie en dienstverlening bij Brayton House. Opdrachtgevers zijn o.a. Landal GreenParks, Erasmus Universiteit Rotterdam en netwerkbedrijf Alliander. Christiaan publiceert regelmatig op o.a. Frankwatching en Marketingfacts en is co-auteur van verschillende boeken. Daarnaast geeft hij geregeld presentaties in Nederland en daarbuiten.

Willeke Booij

communicatieadviseur De Noorderbrug

Willeke is communicatieadviseeur bij De Noorderbrug Deze organisatie is specialist voor mensen met niet-aangeboren hersenletsel, doofheid met complexe problematiek, een chronische neurologische aandoening en de ziekte van Huntington. De Noorderbrug telt ruim 800 vaste medewerkers die werkzaam zijn op 32 locaties verspreid over zeven provincies. Het nieuwe intranet van De Noorderbrug ondersteunt de zelforganiserende teams.

Janet Boersma

communicatietrainee Veiligheidsregio Groningen

Janet is communicatietrainee (startersfunctie) bij Veiligheidsregio Groningen. Ze was als projectleider betrokken bij de implementatie van het intranet. Haar organisatie is met name verantwoordelijk voor de brandweerhulp. Daarnaast zorgt de veiligheidsregio voor de samenwerking tussen hulpverleningsdiensten zoals ambulance, politie en leger. Zo was de organisatie op Koningsdag in Groningen in touw om de veiligheid te garanderen.

Martin Siepel

adviseur online media De Kompanjie

Martin is adviseur online media bij De Kompanjie, het ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Veendam en Pekela. Hij is projectleider bij de implementatie van het sociaal intranet dat in januari live ging. “Het intranet is niet van de afdeling Communicatie of van de webredactie. Het is van iedereen.”

Jessica Derks

communicatieadviseur bij de gemeente Heerenveen

Jessica is communicatieadviseur en webredacteur bij de gemeente Heerenveen die zo’n 600 medewerkers telt. Alle vaste en tijdelijke medewerkers hebben toegang tot het intranet dat in maart 2017 is gelanceerd. “Mail is een snelle afleider; door het intranet meer te gebruiken kun je zelf makkelijk bepalen wanneer je iets tot je neemt.”

Annemarie Wiersma

marketing & communicatie bij Sinne Kinderopvang

Annemarie is marketing- en communicatiemanager bij Sinne Kinderopvang. Deze organisatie telt 32 locaties in vrijwel alle wijken van de stad Leeuwarden. Het sociaal intranet is sinds juli 2017 live. Op het platform worden o.a. ideeën voor activiteiten gedeeld.

Programma

Als je je inschrijft voor het symposium ontvang je later een mail waarmee je kunt bepalen welke breakout sessies je wilt bezoeken.

8.45

Ontvangst en registratie

9.20

Korte inleiding door dagvoorzitter Alex van Schooten

9.35

Keynote presentatie 

Welke zaken zijn essentieel bij het beheren en optimaliseren van een intranet of digital workspace? In deze presentatie krijg je van online strateeg Christiaan Lustig het antwoord.  Hij legt uit wat de 4 hoekstenen zijn van een effectief platform. Daarbij komen aan bod: 1. doelstelling en strategie, 2. een passend model voor de inrichting van je platform, 3. heldere afspraken over eigenaarschap en governance (wie is de baas?), en 4. meetbare succesfactoren van je intranet of digital workspace.

Christiaan heeft de afgelopen jaren presentaties gegeven in Nederland en daarbuiten bij events zoals Congres SharePoint en Intelligent Content Conference in de VS. Hij is een spreker die altijd een helder verhaal vertelt waar je in de dagelijkse praktijk iets aan hebt. Daarnaast heeft hij een schat aan ervaring, want hij houdt zich al sinds 1999 met internet en intranet bezig. Tegenwoordig werkt hij voor Brayton House, een bureau voor digitale transformatie, waarvan hij mede-oprichter is. Eerder was hij actief voor o.a. Entopic-zusje Bildung en Sabel Communicatie.

10.15

Breakout ronde: 3 interactieve sessies

Veel organisaties kampen met hetzelfde probleem. Er is een mooi intranet, maar het wordt door medewerkers weinig gebruikt. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Peter Staal, communitymanager bij het bureau Bind,  leidt deze interactieve sessie.

Een intranet kan alleen een succes worden als de raad van bestuur en het management er volledig achter staan. Maar hoe krijg je die steun? Niet alleen in woorden, maar ook in daden. In deze sessie gaan we samen op zoek naar praktische handvatten. De sessie wordt geleid door consultant Youri Dechesne.

Veel intranetten zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door Christiaan Lustig.

10.50

Korte pauze

11.05

Breakout ronde: 3 interactieve sessies

Veel organisaties kampen met hetzelfde probleem. Er is een mooi intranet, maar het wordt door medewerkers weinig gebruikt. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Peter Staal, communitymanager bij het bureau Bind,  leidt deze interactieve sessie.

Een intranet kan alleen een succes worden als de raad van bestuur en het management er volledig achter staan. Maar hoe krijg je die steun? Niet alleen in woorden, maar ook in daden. In deze sessie gaan we samen op zoek naar praktische handvatten. De sessie wordt geleid door consultant Youri Dechesne.

Veel intranetten zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door Christiaan Lustig.

Organisaties die een sociaal intranet invoeren, willen dat het platform bijdraagt aan het verbeteren van de interne communicatie. De verwachting is dan bijvoorbeeld dat medewerkers makkelijker zelf publiceren en minder van de afdeling Communicatie afhankelijk zijn. Of dat er minder vergaderd en gemaild hoeft te worden, omdat online samenwerken makkelijker gaat. Of dat je elkaar makkelijker kunt vinden.

Hoe intuïtief het sociaal intranet ook is, de bijdrage aan betere interne communicatie gaat niet vanzelf. In deze sessie draait het om de vraag: hoe zorg je ervoor dat een sociaal intranet daadwerkelijk bijdraagt aan betere interne communicatie? En hoe onderzoek je de werkelijke effecten? Communicatieadviseur Michael Meyer zet je aan het denken en geeft je handvatten om deze veranderslag in jouw organisatie voor elkaar te krijgen.

Zorginstelling De Noorderbrug telt ruim 800 vaste medewerkers die werkzaam zijn op 32 locaties verspreid over 7 provincies. In 2015 is de organisatie overgestapt op een nieuwe manier van werken: zelforganiserende teams werden geïntroduceerd die verantwoordelijk zijn voor alle aspecten van het bieden van zorg. Van het vervoer van cliënten tot aan het werven van vrijwilligers en het organiseren van een teambuildingsdag.

Het Servicebureau is toen op zoek gedaan naar een manier om de teams te faciliteren in de onderlinge kennisuitwisseling. De organisatie wilde niet een systeem, maar een community aanbieden waar medewerkers van verschillende teams met elkaar in gesprek kunnen en over de schutting kunnen kijken.

September 2016 ging het sociaal intranet van De Noorderbrug live. Haar naam is Wies. Op het platform zijn ruim 70 groepen actief. Het merendeel is spontaan ontstaan. Voorbeelden zijn ‘Recent behandelaanbod’ of ‘Werken met Vrijwilligers’.  Het aantal leden van de groepen neemt toe en er wordt steeds meer informatie uitgewisseld, Op de tijdlijn worden eveneens steeds meer berichten gedeeld – ook dingen die vroeger via de nieuwsbrief of per mail verspreid werden.

12.20

Lange pauze en lunch

13.10

Breakout ronde: 2 presentaties van webmasters over het platform van hun organisatie

“We hadden wel een uitdaging”, zegt Janet Boerma van Veiligheidsregio Groningen. “Want over ons oude intranet waren de medewerkers zeer ontevreden. Met name de vrijwilligers kwamen er bijna nooit.” De veiligheidsregio is vooral verantwoordelijk voor de brandweerhulp en telt ruim 300 vaste medewerkers. Daarnaast zijn er ruim 700 vrijwillige brandweerlieden.

Voordat het nieuwe intranet werd gelanceerd, is een enquête gehouden over de vraag waarom het oude platform nauwelijks gebruikt werd. Op basis daarvan is een aantal eisen opgesteld voor het nieuwe intranet. Zo moest het responsive zijn en ook makkelijk te begrijpen zijn voor vrijwilligers die nauwelijks computerervaring hebben.

Vanaf november 2017 is het sociaal intranet gelanceerd. “We zijn alle 39 kazernes langs geweest en aangeschoven bij de oefenavond. Daar hebben we laten zien hoe gebruiksvriendelijk het platform is. Zo krijg je als je bent ingelogd een video te zien waarin wordt uitgelegd hoe je bijvoorbeeld een berichtje maakt.”

Het resultaat: sinds de lancering is het gebruik verdrievoudigd. Ook de vrijwilligers gebruiken het platform. “Ze plaatsen bijvoorbeeld leerzame video’s van brandweeroefeningen die gemaakt zijn met drones. Die worden heel goed bekeken. Of men plaatst een foto van iemand die een koninklijke onderscheiding heeft gekregen. Voor brandweerlieden voelt de organisatie als een soort familie. Het Intranet speelt binnen die familie nu een rol.”

Januari dit jaar werd het sociaal intranet gelanceerd van De Kompanjie, het ambtelijk samenwerkingsverband van Veendam en Pekela. Het platform sluit aan bij de visie op de organisatieontwikkeling, zegt adviseur online media Martin Siepel. “We willen de verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen en team- en afdelingsoverstijgend werken. Ook zijn we een open organisatie: we willen zien wat leeft en daarop kunnen sturen.”

De webredactie plaatst uitsluitend berichten vanuit het bestuur en het management team. Alle anderen worden geacht om zelf berichten op het platform te plaatsen. “Afdelingen zoals HR en de personeelsvereniging delen informatie via de groepen. Als medewerker moet je zelf beslissen welk nieuws voor jou relevant is. Heb je behoefte aan informatie van bijvoorbeeld HR dan zul je zelf die groep moeten volgen. We laten de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de medewerkers. Het intranet is niet van de afdeling Communicatie of van de webredactie. Het is van iedereen.”

Met name de jongere medewerkers zijn actief op het platform. Verder is het opvallend dat ook de buitendienst veel content plaatst. “Ze laten zien waar ze mee bezig zijn. Bijvoorbeeld dat ze bomen planten of snoeien. Dat zijn dingen waar andere mensen in de organisatie vroeger nauwelijks iets van meekregen.”

De toekomstplannen? “We willen ook externen toelaten. Dan gaat het bijvoorbeeld om bedrijven waar we mee samenwerken zoals een aannemer die wordt ingehuurd om een kunstwerk te plaatsen.”

13.50

Breakout ronde: 2 presentaties  van webmasters over het platform van hun organisatie

De gemeente Heerenveen maakt veel werk van digitalisering. In het kader van het programma ‘Samen Digitaal’ komen steeds meer e-formulieren en online diensten beschikbaar voor inwoners en ondernemers. Intern wordt eveneens de overstap gemaakt van papier naar digitaal. Dit gebeurt bijvoorbeeld in het zaaksysteem, de digitale rotonde waar alle informatie samenkomt.

Het intranet speelt een belangrijke rol binnen het programma ‘Samen Digitaal’. “Gastredacteuren schrijven blogs over hoe digitalisering hun dagelijks werk beïnvloedt”, zegt Jessica Derks, communicatieadviseur en webredacteur. “Daarnaast is het intranet een onmisbaar onderdeel van het werk geworden. Bijna alle collega’s gebruiken het dagelijks; voor het nieuws, maar ook bijvoorbeeld om samen te werken.”

Jessica geeft een voorbeeld: “In het team communicatie hebben we een groep waarin we onder andere werkafspraken maken en vakanties plannen. Daarnaast delen we informatie; het is een soort bibliotheek. Documenten haal je uit het systeem en vervolgens zet je nieuwe versie op het intranet. Daardoor weet je dat je altijd de laatste versie hebt.”

Niet alleen binnen afdelingen wordt samenwerkt; dit gebeurt ook over afdelingsgrenzen heen. Verder wordt voor alle projecten ruimte ingeruimd op het platform. Medewerkers kunnen er o.a. afspraken inplannen en samenwerken aan documenten. Dankzij het intranet wordt er veel minder gemaild. “Dat vind ik heel prettig: mail is een snelle afleider; door het intranet meer te gebruiken kun je zelf makkelijk bepalen wanneer je iets tot je neemt.”

Sinne Kinderopvang telt 32 locaties in vrijwel alle wijken van de stad Leeuwarden. Het sociaal intranet is sinds juli 2017 live. Er zijn bijna 400 gebruikers. Op het platform worden o.a. ideeën voor activiteiten gedeeld. Verder ondersteunt het platform werkgroepen en de onderlinge samenwerking – ook van externe gebruikers zoals bijvoorbeeld een oudercommissie. Daarnaast wordt Sintraal, zoals het intranet heet, gebruikt om agenda’s samen te stellen en documenten te delen.

14.25

De webmasters van de organisaties die eerder deze dag een presentatie gaven,  laten het platform van hun organisatie live zien aan de deelnemers. Je kunt rondwandelen en deze intranetten op grote beeldschermen bekijken en vragen stellen. Ook zijn er softwareleveranciers die tekst en uitleg kunnen geven over hun product. Deelnemers die dat willen – dit is dus niet verplicht – kunnen met hun laptop inloggen op het intranet van hun eigen organisatie en dit tonen aan andere deelnemers.  Een leuke manier om eens feedback van vakgenoten te krijgen op jouw platform.

Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

15.25

Slotpresentatie

Er heersen veel misverstanden over het delen van kennis op een sociaal intranet of community. Zo denken veel mensen dat medewerkers vanzelf beginnen met kennis delen als je ze de juiste tools aanbiedt. Niets is minder waar. Je zult medewerkers hierin moeten begeleiden en stimuleren. In deze sessie legt Peter Staal uit hoe je dat het beste aanpakt.

Hierbij komen o. a. aan bod: het goede voorbeeld van het management, de rol van de voorlopers, en uitleg aan de medewerkers over het gebruik van de tool. Want medewerkers zullen pas gebruik maken van het medium als ze snappen wat het verschil is tussen bijvoorbeeld een blogtekst, een ‘post’ en een bijdrage aan een groep.

Peter presenteert in deze presentatie een duidelijk stappenplan dat je zelf kunt toepassen in je organisatie. Ook geeft hij verschillende praktijkvoorbeelden van organisaties die kennis delen op een sociaal intranet. Verder komen enkele voorbeelden van online community’s aan bod.

16.00

Korte terugblik: wat neem je mee van dit symposium?

16.15

Borrel, fris en hapjes

Wie kom je tegen op het intranetsymposium?

Vorig jaar werd het event bezocht door mensen van onder andere de volgende organisaties:

  • Revalidatie Friesland
  • Bevolkingsonderzoek Noord
  • Nordwin College
  • Rijksuniversiteit Groningen
  • Gemeente Assen
  • gemeente De Fryske Marren
  • gemeente Groningen
  • Gemeente Haren
  • Groningen Seaports (havenbedrijf)
  • Certe (medische diagnostiek en advies)
  • Avebe (coöperatie van aardappeltelers)
  • De Kompanjie (werkorganisatie van de gemeenten Pekela en Veendam)

“Een inspirerende bijeenkomst”

Hét Noordelijk Intranetsymposium vindt vanaf 2013 jaarlijks plaats. Het is de afgelopen jaren uitgegroeid tot dé intranetbijeenkomst van het noorden. Hoe reageerden de deelnemers?

Eddie Schukking, communicatieadviseur Zorggroep Alliade: “Een leuke en inspirerende middag! [De eerste jaren duurde het event een middag i.p.v. een dag.] Met name de kleinschaligheid en de uitwisseling van ervaringen met collega’s uit de regio maakt dit symposium de moeite waard.”

Maria Sijtsma, projectmedewerker EPD bij Zorggroep Leveste Middenveld: “Inspirerende bijeenkomst. Leuk om eens een kijkje te kunnen nemen in de ‘keuken’ van andere bedrijven en te zien welke mogelijkheden er zijn met het intranet. Oplossingen gezien die direct toepasbaar zijn voor het eigen intranet.”

Martin Siepel, webmaster/webredacteur bij De Kompanjie (gemeenten Pekela en Veendam): “Ik vond het een hartstikke leuke en leerzame bijeenkomst, mijn complimenten!” (Martin bezocht het symposium in 2013, 2014 en 2017.)

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’
het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten.
Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen,
geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier.
Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Hét Noordelijk Intranetsymposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft De Walvis al 20 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn Intranet in de Zorg en Hét Nationaal Intranetsymposium. Op 12 juni 2018 is in Nieuwegein Intranet in Zorg en Welzijn.

Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Locatie

Van der Valk Hoogkerk

Borchsingel 53 in Eelderwole

Het Van der Valk Hotel ligt vlakbij de P+R Hoogkerk aan de A7. Dat is aan rand van de stad Groningen. Parkeren is gratis. Met het ov is de locatie eenvoudig te bereiken: neem vanaf Groningen CS de bus naar halte P+R Hoogkerk. Dat is een rit van tien minuten. Vanaf de uitstaphalte is het nog één minuutje lopen. Het gebouw van zes etages is al vanaf grote afstand te zien.

 

Aanmelden met vroegboekkorting

Meld je nu aan en profiteer van 50 euro vroegboekkorting. Tot en met 31 mei betaal je geen 350 euro, maar slechts 300 euro (ex. btw) per persoon.

Tweede persoon half geld, derde persoon gratis

Kom je met meerdere personen van één organisatie? Dan profiteer je van extra korting!  De tweede persoon betaalt t/m 31 mei de helft. Dat is dus 150 euro (ex. btw). Wanneer drie mensen van één organisatie zich opgeven, dan mag de derde gratis meekomen! Kom je met z’n drieën dan betaal je bij elkaar nu dus slechts 465 euro (ex. btw).

Aanmelden »

Noordelijk Intranetsymposium gaat nationaal

Op 13 november 2018 is in Nieuwegein Hét Nationaal Intranetsymposium. Insteek en programma zijn deels hetzelfde als bij Hét Noordelijk Intranetsymposium. Christiaan Lustig verzorgt weer de keynote presentatie over de 4 hoekstenen van een effectief intranet. Verschillende organisaties geven een presentatie over hun platform en er zijn interactieve sessies over thema’s zoals ‘adoptie’ en ‘content’.  Ook is er de Intranet Informatiemarkt waar je live intranetten kunt zien en in contact kunt komen met leveranciers. Meer info vind je vanaf de zomer van 2018 op deze website.

Sponsors