Door de coronacrisis lijkt er veel veranderd in de manier waarop organisaties in zorg en welzijn tegen het intranet aankijken. Vóór de crisis ontbrak vaak de urgentie om écht werk te maken van het verbinden van mensen via het platform. Door de coronacrisis is de noodzaak ontstaan om het platform in te zetten voor (crisis)communicatie. Nu veel mensen thuiswerken, blijkt het intranet ook een prima middel om collega’s te verbinden. Daarnaast zien we dat veel mensen goed in staat zijn een deel van de week thuis te werken.

Dit alles biedt perspectief voor de periode ná corona. Maar hoe kun jij meehelpen om dit perspectief bij jouw organisatie om te zetten in concrete daden? In deze inspirerende presentatie krijg je een beeld van verleden, heden en toekomst van intranet in zorg en welzijn. Ook krijg je tips & tricks over hoe je jouw organisatie vooruit kunt helpen op dit gebied. De presentatie wordt verzorgd door Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve.

René Jansen is groot voorstander van ‘Working Out Loud’. Onder het motto Stop met Verstoppen stimuleert hij mensen om de waardevolle kennis die verstopt zit in e-mails, documenten en koffieautomaat-gesprekken te delen via een sociaal intranet. Enerzijds door online te vertellen waar je mee bezig bent. Anderzijds door je werk anders uit te voeren waardoor je werk volgbaar wordt en mensen makkelijker met jou kunnen verbinden.
Tijdens de coronacrisis werken we minder zichtbaar en meer op afstand van collega’s. Deze situatie biedt dan ook de uitgelezen kans om over te stappen op Working Out Loud. In de presentatie gaat René in op de principes, voorbeelden, praktische tips en vooral: wat is het voordeel voor jou en je collega’s?
René Jansen is directeur van Winkwaves, leverancier van social enterprise software Harmonics.

Waar heeft de eindgebruiker werkelijk behoefte aan? Dat is de vraag die aan de basis staat van de nieuwe digitale werkomgeving van Siza. Deze zorginstelling biedt ondersteuning aan mensen met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige beperking en aan mensen met autisme of niet-aangeboren hersenletsel. Siza biedt begeleiding, dagbesteding en behandeling op 150 locaties en bij mensen thuis in Gelderland en Midden-Brabant.

De methode die bij Siza is toegepast bij de digitale werkplek heet ‘Design Thinking’. Dit betekent simpel gezegd dat de eindgebruikers volgens heldere stappen een rol spelen bij de ontwikkeling, inrichting en implementatie van het systeem. Monique van Oosterhout, projectleider team I&T: “We zijn begonnen met een onderzoek naar de behoefte, dagelijkse irritaties en wensen van de eindgebruikers voor het nieuwe platform. Daarbij kwam bijvoorbeeld naar voren dat medewerkers sneller en eenvoudiger informatie willen zoeken, vinden en delen. Het nieuwe platform gaat dit ondersteunen.”

Een designteam van acht mensen uit het primair proces heeft vervolgens de lay-out van het nieuwe platform ontworpen. Dit prototype is daarna door maar liefst 135 eigen medewerkers getest. De digitale werkplek wordt april 2020 geïmplementeerd.

Voor wie is deze sessie interessant?

Deze sessie richt zich vooral op deelnemers die overwegen om een maatwerk intranet te laten bouwen. (Een standaard intranet daarentegen is een kant-en-klaar-product dat al wordt ingezet bij verschillende organisaties.) Je leert hoe je in nauwe samenwerking met de leverancier en eindgebruikers tot een gebruiksvriendelijk platform kunt komen.

Mei 2018 opende het Erasmus MC te Rotterdam, het grootste universitair-medische centrum van Nederland, zijn nieuwe gebouw. De medewerkers verhuisden van drie naar één hoofdlocatie en een nieuwe werkwijze werd geïmplementeerd. Projectmanager Janine Dumont: “De volgende stap was een intern kanaal dat het nieuwe werken ondersteunt: een sociaal intranet.”

Gebruikersonderzoek bracht naar voren dat de medewerkers op het intranet makkelijk dingen willen kunnen vinden. Janine: “Dat klinkt logisch, maar op het vorige intranet was dat niet zo. De zoektechniek was verouderd en het intranet dichtgeslibd met gedateerde informatie. Je vond er bijvoorbeeld protocollen die eigenlijk in het kwaliteitssysteem moesten staan. We hebben de belangrijkste drie systemen – AFAS, Topdesk en het kwaliteitssysteem – gekoppeld aan het nieuwe intranet. Ook zijn de drie systemen gekoppeld aan de nieuwe zoektechnologie. Nu vind je wel alles én staat het op de juiste plek.”

Het gebruik van het intranet is heel hoog. Dat komt mede door de coronacrisis die kort na de livegang van het platform uitbrak. “Toen de lockdown kwam”, zegt Janine, “werd het intranet dé plek voor alle informatie over corona. Zo werden er twee wekelijks livecasts uitgezonden waarin de voorzitter van de Raad van Bestuur Ernst Kuipers en collega’s alle vragen beantwoorden over corona”

Voor wie is deze sessie interessant?
De afdelingen ICT, Marketing & Communicatie hebben intensief en goed samengewerkt bij de realisatie van dit nieuwe platform. Da’s bijzonder. Want in veel organisaties verloopt die samenwerking niet optimaal. Janine legt graag uit hoe ze dit heeft aangepakt.

Kennis en informatie delen is een belangrijk onderdeel van een intranet. Maar hoe belangrijk is digitale samenwerking voor jouw organisatie? Hoe deel je informatie en werk je samen met mensen binnen en buiten je organisatie, ongeacht locatie?​ Hoe zorg je voor een platform waar iedereen zich thuis voelt, relevante informatie vindt en deelt en kan samenwerken in vertrouwde systemen? ​Een arts zoekt tenslotte andere informatie over een onderwerp dan een patiënt. En een planningsmedewerkers werkt anders samen dan een ambulante zorgverlener.​

De specialisten van TrueLime vertellen aan de hand van ervaringen bij o.a. Radboudumc en Vilans hoe je digitaal kunt samenwerken in een vertrouwde omgeving en systemen, en hoe je het delen van informatie kunt afstemmen op je doelgroep.​

Het kennisportaal ‘Rijk in Overgang’ biedt informatie over de overgang en de invloed ervan op het werk. Specialisten geven er advies over bijvoorbeeld gezonde voeding, beweging en ontstressen. Op het kennisportaal komt ook een besloten community, waar je met elkaar in een veilige omgevingen ervaringen en tips uit kunt wisselen.

Op dit moment verkeert de community in de testfase waarover al veel te vertellen valt. De verwachting is dat het kennisportaal midden 2020 live gaat. Er zijn al gesprekken gaande met andere organisaties die ook met het concept aan de slag willen.

Doelgroep zijn niet alleen de vrouwen die bij de Rijksoverheid werken, maar iedereen in de organisatie die belang of interesse heeft. Zoals hr-professionals, lijnmanagers, preventiemedewerkers en bedrijfsartsen.

Voor wie is deze presentatie interessant?

Voor iedereen die wil leren hoe je in een community of intranet het beste kunt inspelen op de behoefte van de gebruiker. Eveline Bakker, programmamanager Rijk in Overgang: “Je moet afleren om te ‘zenden’. Wil je succes hebben, dan moet je je voortdurend aanpassen aan de gebruiker. Je moet hokjes doorbreken en openstaan voor nieuwe dingen.”

“Ons sociaal intranet is hét platform voor onze interne communicatie.” Dat zegt communicatieadviseur Cornelie Veltkamp van CWZ in Nijmegen. Medewerkers van dit ziekenhuis gebruiken de groepen op het platform om kennis te delen en samen te werken. Hier vind je onder andere documenten zoals agenda’s van vergaderingen en notulen. Ook biedt het platform de mogelijkheid om filmpjes te tonen.

De medewerkers hebben een belangrijke rol gespeeld bij de selectie van het platform. Na selectie door de projectgroep en de stuurgroep bleven twee leveranciers over. Alle medewerkers zijn toen uitgenodigd om van elke leverancier de proof of concept (testomgeving) te beoordelen aan de hand van een vragenlijst. Deze aanpak heeft bijgedragen aan de acceptatie van het intranet.

Het platform wordt volop gebruikt, geeft communicatieadviseur Nicolien Bouwense aan. “Zestig groepen zijn al vóór de livegang aangemaakt door leden van de gebruikersgroep. Inmiddels zijn er meer dan driehonderd groepen. Er is veel enthousiasme voor de mogelijkheden van het nieuwe intranet. Het aantal mensen dat content plaatst neemt ook toe.”

Voor wie is deze presentatie interessant?

Met name voor deelnemers die zich oriënteren op een nieuw platform. Cornelie: “We vertellen hoe we de medewerkers betrokken hebben in de selectie van een nieuw intranet. Ook geven we aan hoe we samen met de gebruikersgroep de overgang van het oude naar het nieuwe intranet hebben aangepakt. Daarbij gaat het onder andere om de vraag: welke content neem je mee? Via een live demo delen we tips en best practices voor de implementatie en adoptie van een sociaal intranet.”

Wat is de toekomst van de zorgwerkplek? Blijft informatie opgesloten in applicaties of komt er eindelijk een slim systeem dat alles samenbrengt? De afgelopen 10 jaar helpt Workspace 365 zorginstellingen met de transformatie naar een moderne werkplek. Binnen de werkplek brengen zorginstellingen al hun applicaties en informatie samen en worden deze vertoond op basis van de rol van mensen, locatie, apparaat en meer.

In deze sessie willen we onze visie op de zorgwerkplek delen, jouw input verzamelen en laten we zien hoe A.I. en Micro Apps binnen Workspace 365 ervoor zorgen dat de medewerker nog meer tijd overhoudt voor de cliënt.

Herken je dit? Jij en jouw collega’s van Communicatie en Personeelszaken hebben een mooi plan voor een social intranet. Om de communicatie een boost te geven, samenwerken te bevorderen en mensen te verbinden. Kom je bij je collega’s van ICT, zijn zij minder enthousiast dan jij. Want: “Daar hebben we toch Office365 voor?” Of: “Dat heeft nu niet onze prioriteit, want we moeten eerst XYZ uitrollen…”Als dit je bekend voorkomt, schuif dan aan. Arthur Turksma, directeur internetstrategie bij Iris Intranet, deelt zijn ervaringen met jou. Arthur weet waar hij het over heeft, want hij begeleidde al meer dan honderd intranettrajecten. Hij legt uit hoe de ICT-afdeling wél enthousiast kunt krijgen en zo een gaaf intranet project kunt starten.

Je bent al een aantal jaren betrokken bij het intranet van je organisatie en wilt nieuwe stappen zetten. Dat kunnen bijvoorbeeld technische aanpassingen zijn. Of er zijn organisatorische veranderingen zoals een fusie waar je met het platform op moet inspelen. Hoe pak je dat aan?

De sessie wordt geleid door Evelyn Visschedijk van Spirit Jeugdhulp. Ze is al sinds zes jaar community-manager bij deze organisatie. Evelyn gaat in op de ontwikkelingen die het intranet in die periode heeft doorgemaakt. Daarbij gaat het onder andere om het betrekken van medewerkers, de inzet van gebruikersonderzoek, de combinatie van online en offline, en de fusie met zorgorganisatie De Bascule.

Spirit telt zo’n twaalfhonderd medewerkers en is voorloper op gebied van sociaal intranet. Dat blijkt wel uit het feit dat deze organisatie in 2018 op de vijfde plaats stond van de ranglijst van Evolve. Dit adviesbureau stelt elke twee jaar een lijst op die aangeeft hoe ver organisaties zijn op gebied van interne sociale media. Met de vijfde plek stond Spirit vijf plaatsen boven KLM en één plek onder Heineken.

Evelyn geeft niet alleen een kijkje achter de schermen bij haar platform. Ook gaat ze in op vragen en opmerkingen die deelnemers hebben rond de doorontwikkeling van hun eigen platform.

Voor wie is deze interactieve sessie interessant?

De sessie richt zich op communicatieprofessionals die minimaal een jaar werken met een (sociaal) intranet. Wil je nieuwe stappen zetten met het bestaande platform? Dan is deze sessie voor jou interessant. De sessie richt zich dus niet op deelnemers die op zoek zijn naar een nieuw intranet.

Online meetings zijn sinds de coronacrisis meer standaard dan uitzondering. En behoorlijk intensief nu we ineens alleen nog maar op deze manier met elkaar in verbinding staan. Hoe maak je online meetings aantrekkelijk? Wat kun je doen om meer interactie tot stand te brengen en hoe betrek je deelnemers? Als antwoord op deze vragen deelt Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics tijdens deze breakout enkele tips.

Welke kansen biedt een intranet voor online verbinding? En welke risico’s zijn er? In deze sessie vertelt Alies Cornelissen je meer over hoe zij verschillende klanten heeft geholpen in deze tijden van corona met concrete aanpassingen en aanvullingen op hun intranet: van online koffiecorners tot cloudwalking. Alies is werkzaam bij adviesbureau Evolve.

Je hebt een intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. Activatie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Deze interactieve sessie richt zich op communicatieprofessionals die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers. De sessie wordt geleid door Bram Koster van adviesbureau Evolve.

Een intranet kan alleen een succes worden als directie en management er volledig achter staan. Maar hoe krijg je die steun? Niet alleen in woorden, maar ook in daden. In deze sessie gaan we samen op zoek naar praktische handvatten. De sessie wordt geleid door consultant Guido Pater.

Veel zorgmedewerkers werken niet aan een bureau, hebben geen vaste werkplek en soms niet eens een vaste locatie. Ze staan aan het bed van hun patiënten of bezoeken cliënten thuis. Hoe kun je deze medewerkers toch bereiken, betrekken bij je organisatie én goed bedienen met je intranet of digital workplace? Dat is het centrale thema in deze interactieve sessie.

Consultant Christiaan Lustig van adviesbureau Brayton House gaat in op vragen rond techniek, strategie, onboarding en het verloop van personeel. Ook de balans tussen digitale communicatie, service en samenwerking komt voorbij. Christiaan legt uit hoe je erachter komt wat je collega’s willen en wat ze nodig hebben als het gaat om digitaal (samen)werken.

Christiaan haalt tijdens de sessie voorbeelden aan uit zijn dagelijkse praktijk. Dat zijn vooral ziekenhuizen in Nederland en België. Maar we bekijken ook andere organisaties met veel ambulante medewerkers uit bijvoorbeeld het onderwijs, overheid en technische ondernemingen.

Een intranet is net een tuin. Na de lancering is het zaak om het intranet technisch verder te ontwikkelen, en medewerkers te begeleiden en te stimuleren in het gebruik. In deze interactieve sessie legt Rob van der Vloed van Lentis uit hoe dat bij zijn zorginstelling is gebeurd. Rob vertelt onder andere over de omslag van push naar pull in de communicatie bij een sociaal intranet. Wat betekent dit voor de medewerkers en voor de afdeling Communicatie? Ook gaat hij in op zaken zoals het (soms moeizame) adoptieproces en de rol van het management. Rob spreekt vanuit ruim vijf jaar ervaring met sociaal intranet. Want al in september 2013 werd het platform bij Lentis gelanceerd.

Voor wie is deze presentatie interessant?

Voor deelnemers die van een ervaren projectmanager willen horen hoe sociaal intranet in de praktijk uitpakt. Wat werkt wél en wat werkt niet? Je hoort een eerlijk verhaal waarbij de link wordt gelegd tussen sociaal intranet en organisatieverandering.

Welke kansen biedt een intranet voor online verbinding? En welke risico’s zijn er? In deze sessie vertelt Alies Cornelissen je meer over hoe zij verschillende klanten heeft geholpen in deze tijden van corona met concrete aanpassingen en aanvullingen op hun intranet: van online koffiecorners tot cloudwalking. Alies is werkzaam bij adviesbureau Evolve.

Veel organisaties in zorg en welzijn kampen met hetzelfde probleem. Er is een mooi intranet, maar het wordt door medewerkers weinig gebruikt. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics leidt deze interactieve sessie die zich richt op communicatieprofessionals die weinig of geen ervaring hebben met het activeren van medewerkers.

Het opzetten van of deelnemen aan een videocall in Teams of Zoom lukt veel mensen inmiddels (noodgedwongen). Maar er komt meer bij digitaal samenwerken kijken dan dat. In deze sessie deelt Bram Koster tips en tools die de digitale samenwerking met en tussen je collega’s effectiever en efficiënter maken. Bram is consultant bij adviesbureau Evolve.

Hoe ervaren mensen het digitaal (thuis)werken? Wat gaat goed en wat niet? Welke tools gebruiken ze en hoe tevreden zijn ze daarover? En wat hebben ze misschien nog nog nodig hebben aan middelen of ondersteuning. Op deze en andere vragen geeft consultant Christiaan Lustig van adviesbureau Brayton House antwoord op basis van een enquête onder ruim 2.000 mensen van diverse  organisaties. Daaronder zo’n 200 van twee ziekenhuizen.