De overgang naar een nieuw sociaal intranet gaat niet sneller dan dat medewerkers de verandering omarmen. Je krijgt medewerkers pas écht mee in de verandering als het intranet hun dagelijkse werk makkelijker en efficiënter maakt. En daar kun jij als communicatieadviseur een rol in vervullen. Benieuwd hoe? In deze blog deelt Linda de Kanter de werkwijze en geeft praktische tips. Linda is consultant bij Future Commmunication.
Er wordt een nieuw sociaal intranet binnen je organisatie uitgerold (het kan natuurlijk ook een platform als Microsoft Viva zijn) en jij wordt als communicatieadviseur gevraagd om medewerkers daarover te informeren. Herkenbaar? De tijd dat de afdeling IT bepaalt wat uitgerold wordt en jij als communicatieadviseur de organisatie informeert, is voorbij. Kijk over de grenzen van je vakgebied heen, verdiep je in moderne technologieën en verruim je speelveld.
Zorg dat je tijdig aan tafel zit bij de afdeling IT en kunt meedenken over de inrichting van het nieuwe intranet. Daag hen uit om eerst de behoeften van de medewerkers ofwel de toekomstige gebruikers te onderzoeken. Ga daarbij ook zelf in gesprek met medewerkers. Daarmee zet je meteen een eerste stap om tot een doordachte communicatieaanpak te komen om hen mee te nemen in de verandering.
Spreekt deze tekst je aan? Bezoek dan op 30 november 2023 Hét Nationaal Intranetsymposium Online. Daar verzorgt de auteur van deze tekst, Linda de Kanter, samen met haar collega Rianne Spierings een inspiratiesessie. Thema: Zo zorg je dat een intranet of digitale werkplek aansluit bij de behoefte van je medewerkers.
Werken vanuit de behoefte van medewerkers
Met behulp van het waardepropositiecanvas duik je in de wereld van medewerkers en krijg je inzicht in hoe ze werken, welke uitdagingen ze ervaren en welke veranderingen ze wensen in hun dagelijkse werk. Daarbij werk je van rechts naar links: van de gebruikersbehoeften naar de technische oplossing. Zo zorg je ervoor dat een intranet wordt uitgerold dat medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk. Dat vergroot de kans dat ze het gaan gebruiken. En daarmee heb jij als communicatieadviseur ook een kanaal in handen waarmee je medewerkers kunt bereiken en samen kunt brengen.
Hybride werken heeft de uitdaging vergroot voor veel organisaties. Het vraagt om vernieuwende digitale kanalen. Om op afstand goed (samen) te kunnen werken én om binding met elkaar en met de organisatie te houden. Wat is daarvoor nodig? Is dat een sociaal intranet? Stel jezelf die vraag ook als je – vanuit je interne communicatiestrategie – besluit dat er een nieuw communicatiekanaal moet komen. Hoe gaat dat medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk? Over welke functionaliteiten moet het intranet daarvoor beschikken?
Gebruikers een gezicht geven
Binnen elke organisatie heb je een diversiteit aan medewerkers ofwel gebruikers. De uitdagingen en behoeften zullen voor elk van hen anders zijn. Met behulp van persona’s breng je de verschillende type gebruikers tot leven en kun je je beter in hen verplaatsen.
Hoe ziet hun dagelijkse werk eruit? Welke tools, kanalen en middelen gebruiken ze? Welke informatiebehoefte hebben ze? Welke (IT-)frustraties ervaren ze? En hoe digivaardig zijn ze? Deze inzichten helpen je niet alleen bij de keuze voor een nieuw intranet, maar ook om je communicatie doelgroepgericht te ontwikkelen en te inzetten.
Zoek de samenwerking op
Als communicatieadviseur hoef je dit natuurlijk niet alleen te doen. Vaak is er een projectteam met verschillende expertises. Denk aan een projectmanager, IT-specialisten en een adoptiespecialist. Werk gedurende het gehele proces nauw met hen samen. Maak bij de start duidelijke afspraken over wie waar verantwoordelijk voor is. Wanneer ben jij als communicatieadviseur uitvoerend, faciliterend of adviserend?
Praktische tips om aan de slag te gaan
• Stel een gebruikersgroep samen waarin alle persona’s vertegenwoordigd zijn voor een mooie afspiegeling van de verschillende type gebruikers binnen de organisatie. Betrek die gebruikersgroep zoveel mogelijk tijdens het gehele proces.
• Maak een waardepropositie per persona. Laat de template op groot formaat drukken en vul deze (tijdens een interactieve sessie) samen met een of enkele gebruikers in.
• Vul je de waardepropositie met het projectteam in? Pak dan de uitgewerkte persona’s erbij. Dat helpt je om je in de belevingswereld van de gebruikers te verplaatsen.
• Deel de uitgewerkte waardepropositie tot slot met de aanwezige gebruikers om het resultaat te toetsen.
Relevante en interessante content
De basis is gelegd om de stap van voorbereiding naar uitrol te zetten. Op zich is een nieuw intranet uitrollen ‘niet zo moeilijk’. Maar je wilt natuurlijk dat medewerkers het gaan gebruiken. Daarvoor is het belangrijk dat de content actueel en relevant voor hen is.
• Heeft jouw organisatie al een intranet? Zet de bestaande content dan niet ‘klakkeloos’ over. Breng in kaart welke content geactualiseerd of verwijderd moet worden en creëer indien nodig nieuwe content (woord en beeld/video).
• Het opstellen van een contentplan of -strategie helpt je om content te creëren die aansluit bij de behoeften van de gebruikers en hun dagelijkse werk. Ook voor de langere termijn.
• Beleg de verantwoordelijkheid voor contentmanagement om het intranet blijvend actueel en aantrekkelijk te houden.
Aandacht voor communicatie én adoptie
Om ervoor te zorgen dat medewerkers het nieuwe intranet omarmen, moeten ze begrijpen hoe het hun dagelijkse werk en de samenwerking met collega’s makkelijker en leuker maakt. En ze moeten weten welke functionaliteiten het sociaal intranet biedt en hoe ze die gebruiken. Dat vraagt om een doordachte communicatie- en adoptieaanpak.
Hoe meer mogelijkheden een sociaal intranet biedt, hoe belangrijker communicatie en adoptie is. Dat gaat niet alleen over een goede ‘toolkit’ samenstellen om de verschillende doelgroepen voor, tijdens én na de uitrol te informeren. Dat gaat ook over doseren. Begin met de basisfunctionaliteiten en zorg dat medewerkers die goed (kunnen) gebruiken in hun dagelijkse werk. Neem hen daarna stap voor stap mee in andere ‘leuke’ functionaliteiten die het nieuwe sociaal intranet biedt.
Deze blogtekst van consultant Christiaan Lustig sluit aan bij de tekst van Linda de Kanter. Ook Christiaan gaat in de op vraag: hoe zorg je ervoor dat een intranet of digitale werkplek medewerkers ondersteunt bij hun dagelijks werk?
Laat het leven
Een ‘toolkit’ bestaat vaak uit gebruikelijke communicatiemiddelen en adoptietools zoals een nieuwsbericht, mails, veel gestelde vragen en video’s. Laat medewerkers ook vertellen hoe ze het sociaal intranet in hun dagelijkse werk gebruiken en tips met collega’s delen. Verhalen uit de praktijk maken het vaak veel tastbaarder. Van die verhalen kun je bijvoorbeeld ook een poster maken, waarin je voor verschillende type gebruikers laat zien welke functionaliteiten ze gedurende hun werkdag gebruiken.
Aan wat voor communicatiemiddelen en adoptietools hebben de medewerkers in jouw organisatie behoefte? Heb je daar nog geen goed beeld van gekregen in het voortraject, zoek dan opnieuw de samenwerking met de gebruikersgroep op. Kijk ook hoe je die groep als ambassadeur kunt inzetten om collega’s in de verandering mee te nemen. Zorg dat je samen zichtbaar bent voor medewerkers, zodat je snel signalen opvangt over waar ruimte voor verbetering is in de communicatie en adoptie.
Ben jij klaar om jouw rol als communicatieadviseur te pakken als jouw organisatie een nieuw sociaal intranet wil gaan uitrollen? Zeg nou zelf, dat maakt je werk toch veel leuker dan medewerkers ‘alleen maar informeren’?
