Prijswinnende digital workplace is onmisbare tool voor medewerkers van Krinkels

In maart 2019 mocht totaalaannemer Krinkels de Intranet Value Award in ontvangst nemen. Wat maakt de digital workplace van Krinkels zo speciaal? En welke tips heeft Informatiemanager Rick Middendorp voor andere organisaties die aan de slag willen met een digital workplace?

(Door Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis, oktober 2019)

Krinkels telt ruim driehonderd medewerkers en is landelijk actief met tien vestigingen en een hoofdkantoor in Breda. Het aannemersbedrijf realiseert en beheert projecten op het gebied van groen, infra, water en sport. Ook is Krinkels actief in bijvoorbeeld gladheidsbestrijding. Opdrachtgevers zijn onder andere Rijkswaterstaat, de NS, waterschappen, gemeenten en bedrijven.

Het bedrijf heeft de afgelopen vier jaar een enorme ontwikkeling doorgemaakt op gebied van digitalisering. In 2015 werd een sociaal intranet gelanceerd. In datzelfde jaar waren er slechts veertig computers. Inmiddels zijn er 430 iPads, hebben alle medewerkers een smartphone en zijn tweehonderd laptops in gebruik. Het sociaal intranet is uitgegroeid tot een digital workplace met vele mogelijkheden die onmisbaar zijn voor het dagelijks werk. De Intranet Value Award, die Krinkels in 2019 ontving, is de kroon op het werk van de digitale ontwikkeling. Deze prijs wordt elk jaar uitgereikt aan de Nederlandse organisatie met een intranet dat het meeste waarde toevoegt.

Paniek

De digital workplace speelt een essentiële rol in het werkproces. Medewerkers starten hun werkdag door in te loggen op het platform. Van hieruit kunnen zij de apps openen om hun werk te doen. Daarbij gaat het onder meer om GIS-applicaties, een geografisch informatiesysteem. Daarnaast worden bijvoorbeeld ook het kwaliteitssysteem en de certificeringen ontsloten. “Stel dat het systeem er een dag uit zou liggen, dan is er paniek”, zegt informatiemanager Rick Middendorp (zie foto).

Presentatie Krinkels bij Hét Nationaal Intranetsymposium
Meer weten? Bezoek dan Hét Nationaal Intranetsymposium op 12 november 2019. Een praktijkgericht event over de laatste ontwikkelingen op gebied van de digital workplace en (sociaal) intranet. Rick Middendorp geeft hier een presentatie over het platform van Krinkels. Bij het symposium is ook alle ruimte om Rick persoonlijk vragen te stellen.

Het platform wordt niet alleen intern gebruikt, het bestaat ook uit een aantal websites dat voor bouwprojecten in het leven wordt geroepen. Medewerkers en opdrachtgevers kunnen hier inloggen en bijvoorbeeld documenten uitwisselen. Rick: “Vroeger werden de stukken heen en weer gemaild. Het nadeel was dat regelmatig documenten ontbraken. Dit werkt veel beter.”

Rick Middendorp, Krinkels

Inmiddels zijn er 32 van dit soort platforms actief. Volgens Rick is het een fluitje van een cent om zo’n website op te tuigen. “Hebben we een nieuw project, dan vraagt onze leverancier een url aan en de rest doen we zelf. We zijn daar gemiddeld een halve dag mee bezig. Zo ingewikkeld is het allemaal niet.”

Fluitje van een cent

Deze websites spelen ook een belangrijke rol bij het omgevingsmanagement. Belanghebbenden zoals burgers en bedrijven kunnen hier bijvoorbeeld de planning en andere informatie over het project terugvinden. Ook kunnen ze vragen stellen en opmerkingen achterlaten. Dat is waardevol voor een bedrijf dat vooral in de openbare ruimte werkt. Volgens Rick zorgt het voor een betere relatie met direct belanghebbenden en zijn er minder klachten. “Vroeger was het lastig voor mensen om ons te bereiken als ze bijvoorbeeld klachten hadden over geluidsoverlast. Nu kunnen ze terecht op een website voordat er irritatie ontstaat.”

Een voorbeeld is de openbare projectwebsite van de herinrichting van een belangrijke verkeersader in het centrum van gemeente Zundert. Hier kunnen belanghebbenden informatie vinden over zaken zoals de planning en evenementen die worden georganiseerd. Ook vind je hier bijvoorbeeld een enquête waarin bewoners en ondernemers gevraagd wordt naar hun ervaringen met de werkzaamheden.

Aan de slag met een een digital workplace? Gebruik dan deze tips

Tip 1 Begin met een heldere visie en breng die ook in praktijk
Het merendeel van de organisaties dat start met een intranet of digital workplace heeft geen heldere doelstellingen of visie. Samuel Driessen schreef daar in 2016 een prima blogtekst over. Daarin staat onder andere: “Veel organisaties hebben een intranet of digital workplace, maar vinden het lastig om die succesvol in te zetten. Een onsuccesvol intranet is vaak één-op-één gerelateerd aan het feit dat de organisatie geen idee heeft waarom er een intranet is of moet zijn.”

Bij Krinkels had men in 2015 een duidelijke visie, zoals informatiemanager Rick Middendorp aangeeft. “We wilden een digitaliseringsslag maken en hadden daarbij een duidelijk doel voor ogen. Zodat we ons uiteindelijk zouden kunnen profileren als de meest innovatieve partij op gebied van groenbeheer. Omdat de lijnen bij ons kort zijn, is het relatief eenvoudig om ideeën in de praktijk te brengen. Daarbij moet je wel bedenken dat een plan een stip op de horizon is; je moet flexibel blijven. Dat is makkelijker in een platte organisatie zoals wij die hebben dan in een organisatie die strak hiërarchisch is georganiseerd.”

Tip 2 Medewerkers willen geen abstracte plannen maar concrete voorbeelden
Plannen en visies zijn leuk en aardig, maar je moet de medewerkers wel kunnen meekrijgen. “Er zijn weinig mensen die conceptueel kunnen denken”, stelt Rick. “Je moet dan ook aan de hand van voorbeelden duidelijk maken wat je bedoelt. Ik heb daarom een deel van ons nieuwe intranet eerst laten zien in de proefopstelling voordat het werd geïmplementeerd. Daardoor konden medewerkers aangeven wat ze anders wilden.”

Tip 3 Go to gemba
De Japanse managementgoeroe Masaaki Imai, grondlegger van de managementfilosofie Kaizen, propageert: “Go to gemba”. Daarmee bedoelt hij dat managers niet de hele dag op hun kantoor moeten zitten, maar moeten rondlopen op de werkvloer. Ook voor degenen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van een nieuw intranet kan het geen kwaad op de werkvloer rond te lopen. Bij Krinkels is dat heel gewoon. De afdeling informatiemanagement is bij dit bedrijf verantwoordelijk voor het platform. De medewerkers van deze afdeling spreken niet alleen het kantoorpersoneel regelmatig. Ook hebben ze veel contact met de mensen in het veld. Dat gebeurt bijvoorbeeld ’s ochtends op de bouwplaats als iedereen samenkomt onder leiding van de voorman.

Tip 4 Form follows function
‘Form follows function’ was het motto van architect Louis H. Sullivan die eind negentiende eeuw de eerste wolkenkrabbers in Chicago heeft ontworpen. Later werd dit statement, dat inhoudt dat het ontwerp van een bouwwerk of product voortvloeit uit het gebruik, dé leidraad van de twintigste-eeuwse ontwerpers. Het statement gaat net zo goed op voor elk digitale platform. Rick Middendorp geeft een voorbeeld. “Onze digital workplace bestaat uit verschillende pagina’s. We hadden het zo ingericht dat medewerkers eerst een keer moesten klikken voordat ze op de pagina met de apps kwamen. Daar hadden we voor gekozen omdat het er mooier uitzag. We hebben gebruik gemonitord maar kregen geen feedback. Toen zijn we medewerkers vragen gaan stellen. Daaruit kwam naar voren dat mensen dit onhandig vonden. Het gaat om iets kleins, maar het is essentieel voor mensen die actief zijn in het primair proces. Zij moeten heel snel iets kunnen terugvinden. Nu staan de belangrijke apps op de homepage.”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *