Prijswinnend intranet van Alliander helpt medewerkers écht bij hun dagelijks werk

Energienetwerkbedrijf Alliander won vorig jaar de Intranet Value Award. Dit is de prijs voor het intranet van een Nederlandse organisatie die het meeste waarde toevoegt. Wat maakt het platform zo bijzonder? En wat kunnen andere organisaties daarvan leren?

<Door Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis, oktober 2018>

“Intranet? Ik zou het prima kunnen missen.” Dat zei een respondent in een klein onderzoek  uit 2013 over de relevantie van intranetten . Ze was niet de enige die er zo over dacht. Sterker nog: alle veertien geïnterviewden, werkzaam bij vier verschillende organisaties, gaven aan dat ze zich prima weten te redden zonder het platform.

Is de situatie de afgelopen vijf jaar veranderd? Ik heb er geen onderzoek naar gedaan. Maar ik heb de afgelopen jaren wel gesproken met meer dan honderd webmasters van evenzoveel organisaties. Ik had met hen contact omdat ik bijeenkomsten over intranet organiseer. Veel van deze webmasters waren spreker op mijn events en een aantal was deelnemer.

Intranet onmisbaar?
Het beeld dat uit de gesprekken naar voren kwam: een intranet biedt vaak voordelen. Neem alleen de mogelijkheden om eenvoudig documenten te delen en samen te werken op een sociaal intranet.  Maar onmisbaar? Dat is het platform meestal niet.  Zou het intranet een week uitvallen, dan kan bij de meeste organisaties iedereen nog gewoon z’n werk doen.

Het is daarom een goede zaak dat Entopic, de organisator van het jaarlijkse Congres Intranet, in 2017 de Intranet Value Award in het leven heeft geroepen. Het is een prijs voor het platform dat de meeste waarde oplevert voor de medewerkers van een Nederlandse organisatie. De allereerste winnaar van deze award was energienetwerkbedrijf Alliander dat verantwoordelijk is voor 5,7 miljoen klantaansluitingen in Nederland.

Alliander bij Nationaal Intranetsymposium
Intranetmanager Natasja Lenferink van Alliander verzorgt tijdens

Hét Nationaal Intranetsymposium op 13 november 2018
de slotpresentatie. 
Er zijn nog plaatsen voor dit event.

Eind 2014 lanceerde Alliander het huidige intranet dat is gebouwd op het open source platform Elgg. Het biedt een gepersonaliseerde homepage met widgets, selfservicemogelijkheden en toegang tot allerlei systemen die ondersteuning bieden bij bedrijfsprocessen. Je kunt dus spreken van een digital workplace. Ook is het platform een sociaal intranet. Medewerkers kunnen communiceren en samenwerken – ook over de grenzen van afdelingen en teams heen. Daarnaast hebben enkele externe partijen toegang tot het platform.

Platform is relevant voor medewerkers Alliander
Ongeveer vijfhonderd groepen telt het platform. Word je lid van zo’n groep dan kun je content plaatsen en ontvang je updates. Ook kun je mensen en tags volgen. Stel dat je de tag ‘energietransitie’ volgt,  dan ontvang je alles wat gepubliceerd wordt over dat onderwerp. Een communitymanager helpt om het overzicht te bewaren. Ook ondersteunt zij de groepsbeheerders.

Natasja Lenferink Alliander

Allemaal leuk en aardig, maar wat vinden de ongeveer 7200 medewerkers van het platform? Intranetmanager Natasja Lenferink (zie foto) komt met een indrukkend cijfer. Maar liefst 88 procent van de medewerkers geeft aan dat intranet hen helpt om hun dagelijkse werk goed te doen. Ook zijn medewerkers beter op de hoogte van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en voelen zich meer betrokken bij collega’s en bij de organisatie.

Deze en andere gegevens blijken uit de metingen en onderzoeken die regelmatig worden uitgevoerd. “Er is bijvoorbeeld maandelijks een webanalyse en jaarlijks is er een intranetonderzoek waar meestal tussen de 1300 en 1500 collega’s aan meedoen”, legt Natasja uit. “Ook is er een geautomatiseerde feedback-loop: een vraagteken op het intranet dat je kunt aanklikken waarna een pop-up verschijnt. Wat gebruikers invullen komt terecht bij het intranetteam. Daarnaast is er een key user group die regelmatig feedback geeft.”

TIP VAN ALEX: METEN IS WETEN
Er zijn maar weinig organisaties die metingen uitvoeren over het intranet. Da’s jammer. Want als je niets meet, kun je ook niet hardmaken dat het intranet impact heeft. Hoe moet het dan wél? Ga uit van de doelstellingen van het platform en bepaal aan de hand daarvan kpi’s. Stel dat het doel is dat er minder gemaild wordt, doe dan een steekproef van het aantal ontvangen e-mails bij een aantal medewerkers vóór de implementatie van het platform en erna. Of neem een belangrijk doel van Alliander: intranet moet een bijdrage leveren aan de gewone werkzaamheden. In dat geval leg je de vraag ‘levert het intranet een bijdrage aan het goed doen van je dagelijkse werk’ voor aan de medewerkers voordat het nieuwe intranet is ingevoerd en een aantal keren erna. Zo ingewikkeld is dat niet.

Buitendienst betrokken bij inrichting platform
Uit de onderzoeken bij Alliander blijkt dat niet alleen de overgrote meerderheid van het kantoorpersoneel aangeeft dat het intranet hen helpt bij het dagelijks werk. Ook driekwart van de buitendienstmedewerkers geven dit aan. De meerderheid van de monteurs en uitvoerders gebruikt het intranet minimaal elke dag en 97 procent gebruikt het meerdere keren per week. Ze werken samen in groepen en geven hun mening over zaken die hen aangaan.

Een van de redenen voor de hoge adoptiegraad van de buitendienst is simpel: deze groep is actief betrokken geweest bij de inrichting van het intranet. Natasja: “We hebben expliciet rekening gehouden met wensen van deze doelgroep bij de inrichting van de homepage en de interface van bepaalde onderdelen.” Ook is er veel werk gemaakt van adoptie. Natasja en anderen van het intranetteam hebben bijvoorbeeld sessies op locatie georganiseerd voor deze doelgroep.

TIP VAN ALEX: GA DE WERKVLOER OP
Welke groepen zijn meestal het minst actief op intranet? Dat zijn de mensen die niet de hele dag achter de computer zitten. Bij zorginstellingen zijn dat de verpleegkundigen, bij gemeenten de medewerkers van het groenonderhoud en bij technische bedrijven de monteurs. Deze mensen kunnen zich vaak prima redden zonder het intranet omdat het platform voor hen geen meerwaarde biedt.

Het kan al veel opleveren als webmasters deze groepen betrekken bij de inrichting van het intranet. Dat begint met een simpele stap. Ga de werkvloer op en vraag medewerkers: “Waar loop je tegenaan in het werk? En hoe kan het intranet jou helpen?” Ook bij de adoptie is het van belang bij deze groepen langs te gaan en uitleg te geven. In het ideale geval laat je de mensen het platform uitproberen.

Tot slot nog één punt dat het platform van Alliander onderscheidt van veel Nederlandse intranetten: de raad van bestuur en andere managers spelen een actieve rol op het platform. “Vanuit de gedachte ‘think big act small‘ heb ik bewust één bestuurder benaderd met de vraag of zij wekelijkse wilde gaan bloggen”, aldus Natasja. “Dit was Ingrid Thijssen. Tegenwoordig is zij CEO van ons bedrijf. Ik heb haar op weg geholpen. Ze bedenkt zelf haar onderwerpen en de afdeling Communicatie draagt ook thema’s aan. In de blogs schrijft ze nu over haar dagelijkse werk. Ook brengt ze regelmatig actuele onderwerpen zoals de energietransitie ter sprake. De rest van de directie is ongeveer een half jaar later gaan bloggen omdat ze niet meer achter konden blijven.”

TIP VAN ALEX: MANAGERS MOETEN HET VOORBEELD GEVEN
Goed voorbeeld doet goed volgen. Daarom is het zo jammer dat managers op het intranet vaak schitteren door afwezigheid. Maar hoe krijg je ze wél actief zijn op het platform? Doe het als Natasje van Alliander: benader als eerste een manager waarvan jij denkt dat hij of zij het leuk vindt om bijdragen te leveren. Stuur geen e-mailtje, maar doe het persoonlijk. Help diegene ook door tips te geven over vorm en inhoud. Laat de manager het ondanks de afspraken afweten?
Spreek hem of haar erop aan. Vrijblijvendheid is de dood in de pot.

Platform wordt vernieuwd
Om het intranet nog relevanter te maken voor de medewerkers wordt het in het voorjaar van 2019 vernieuwd. Natasja: “Het platform krijgt een nieuw jasje met een aantal sterk verbeterde onderdelen. Zo gaan we onder andere de zoekbeleving verbeteren, een kruimelpad toevoegen en een visueel onderscheid maken tussen statische en social content.”

In de jaren daarna wordt het intranet bovendien persoonlijker gemaakt door content aan te bieden op basis van profielen: de functie die je hebt bepaalt welke content je ziet en hoe je homepage eruit ziet. Ook zullen statistieken een rol gaan spelen: dat wat je doet op het intranet bepaalt hoe jouw intranet gaat werken. Natasja: “We blijven het platform dus verder ontwikkelen op basis van meten, ervaring en behoefte van medewerkers en organisatie.”

Meer weten? Kom naar het Nationaal Intranetsymposium
Natasja Lenferink geeft bij
Hét Nationaal Intranetsymposium op 13 november 2018
een presentatie over het platform van Alliander.
Er zijn nog plaatsen.