Consultant Christiaan Lustig van TheDayShift legt uit wat de laatste ontwikkelingen zijn bij tools voor online samenwerken zoals Teams en het (sociaal) intranet. Hij kijkt hierbij verder dan alleen het gereedschap van de digitale werkplek en geeft ook aan hoe je kritisch kunt kijken naar het werk dat in jouw organisatie gedaan wordt en hoe online tools daar het beste bij gebruikt kunnen worden.

Dat doet Christiaan aan de hand van generieke werkprocessen die in de meeste organisaties voorkomen, ongeacht of dat in zorg, onderwijs, non-profit of overheid is. Vervolgens legt hij uit hoe intranet en de verschillende applicaties binnen de Microsoft 365-suite hierbij kunnen helpen. Zodat je als communicatie-, HR- of IT-professional jouw collega’s nog beter kunt adviseren en ondersteunen.

Hoe betrek je medewerkers bij je organisatiedoelen? Hoe kun je medewerkers binden en boeien aan je organisatie? Christian Dietzel, internal commununity manager bij Eneco: “Wij hebben via een bottom-up aanpak onze informele leiders, die wij ‘influencers’ noemen, in kaart gebracht. Zij spelen een belangrijke rol als rolmodel om van onderaf versnelling aan te brengen in het realiseren van onze strategie. Op dit moment zijn er ongeveer 110 actief als influencer.”

Eneco is een internationaal energiebedrijf dat zich inzet voor het versnellen van de energietransitie. De ambitie is om in 2035 klimaatneutraal te zijn. De 3500 medewerkers krijgen binnen Eneco de kans om als rolmodel verandering in de organisatie voor elkaar te krijgen. Wat zorgt voor een sterke verbinding met elkaar en de organisatie. Christian: “Wat goed werkt aan deze aanpak is, dat collega’s positief verrast zijn dat ze ineens ‘gezien’ worden, en het levert hele waardevolle nieuwe connecties op.”

Wat maakt dit project zo bijzonder? Christian: “Uniek aan dit traject is, dat deze groep volledig bottom-up tot stand is gekomen. Hierdoor heb je niet de usual suspects bij elkaar, maar echt de informele leiders die door collega’s zijn aangewezen. Dat levert een hele diverse groep op, maar de verbindende factor is het gedeelde engagement. Dit zien we in het medewerkersonderzoek terug.”

Christian geeft de presentatie samen met Cecile van de Stadt. Zij is een van de influencers

In ons werk worden we vaak geleefd. De waan van de dag bepaalt wat we doen. We beantwoorden vragen van collega’s of klanten, en komen maar mondjesmaat toe aan wat we zelf willen (en moeten) doen. Hoe doorbreek je dat? De consultants Christiaan Lustig en Richard Wiegers van TheDayShift gaan tijdens deze workshop in op het maken van praktische werkafspraken, met jezelf en met collega’s, om effectiever en efficiënter (samen) te werken. Zo krijg je meer grip op je planning op basis van je eigen doelen, en kun je daarvoor onder meer je agenda en je takenlijst gebruikt zoals ze bedoeld zijn.

Tijdens deze interactieve sessies zet je de eerste stappen met het invullen van een ‘persoonlijke gebruiksaanwijzing’. Als je met een of meer collega’s bent, kun je ook met een ‘teamovereenkomst’ een begin maken. Zo heb je meteen concrete handvatten om de volgende werkdag toe te passen.

Er is nog een andere sessie van Christiaan en Richard, over grip op je inkomende en uitgaande berichtenstroom via e-mail, kanalen en appjes. Beide sessies sluiten op elkaar aan, maar je kunt ze ook zelfstandig volgen.

Lesley van der Klauw heeft ruim twaalf jaar ervaring als communicatieadviseur bij verschillende organisaties. Van het Ministerie van Justitie en Veiligheid tot het HagaZiekenhuis. Door haar enthousiasmerende aanpak weet ze telkens haar collega’s mee te krijgen bij de invoering van een intranet of andere digitale verandering.

Tijdens deze presentatie vertelt ze over haar werkwijze aan de hand van praktijkvoorbeelden. Het belangrijkste advies van Lesley: zoek de ‘haakjes’ van je doekgroep. “Ik bedenk altijd wie ik voor me heb. Of het nu een manager is of een medewerker van de werkvloer. Het draait steeds om de vraag: what’s in it for me?”

Medewerkers willen vooral hun werk goed doen, zegt Lesley. “Ik ga daarom met ze in gesprek en vraag hoe dit digitale product ondersteuning biedt in het werk.” De insteek bij managers is heel anders. “Zij krijgen bij een verandering van hun medewerkers altijd gezeur te horen. Daarom moet je aan managers duidelijk maken wat het nut is voor de organisatie of voor de afdeling.”

Maakt Lesley ook gebruik van ambassadeurs? Ze spreekt liever van ‘fans’. “Het komt vaak voor dat mensen bij me komen die problemen hebben met software. Als ik ze hulp kan bieden, dan zijn ze daarna fan voor het leven. Daarom is mijn advies: Wees er voor de mensen die hulp nodig hebben, geef complimenten als ze bijvoorbeeld een groep op het intranet hebben gestart. Deze mensen zullen jou daarna uit zichzelf meehelpen bij de invoering van een intranet of andere digitale tool.”

Online tools zouden het werk moeten vereenvoudigen, maar veel zorgmedewerkers kunnen er slecht mee uit de voeten. Volgens onderzoek is ongeveer de helft van de medewerkers onvoldoende digitaal vaardig. Robbert Slakhorst, digicoach bij Cello: “Mensen worden overspoeld door updates van apps en zorgprogramma’s. Ook kunnen medewerkers informatie niet altijd vinden op het intranet. Een voorbeeld zijn handleidingen. Daarvan staan er tientallen op het platform. Omdat we veel communicatiekanalen hebben, is het sowieso lastig voor mensen om de juiste informatie te vinden.”

Is er dan geen helpdesk waar mensen naartoe kunnen bellen? Robbert: “We hebben wel 16 helpdesks voor allerlei applicaties. Maar mensen weten niet waar ze moeten zijn. En een helpdesk heeft ook niet het antwoord op elke vraag”

Gelukkig kunnen medewerkers van Cello met problemen ook terecht bij digicoaches Linda van Esch en Robbert Slakhorst. Door middel van individuele afspraken, teamafspraken en de inzet van de escaperoom maken ze medewerkers digivaardig. Robbert: “Wij coachen medewerkers door tips en tools te bieden, samen te oefenen en huiswerk mee te geven. Want het is leren door te doen. Medewerkers gaan vaak met een glimlach de deur uit. Want er is veel schaamte. Mensen hebben het idee dat ze dom zijn als ze niet goed uit de voeten kunnen met alle digitale tools.”

Op zoek naar praktische tips hoe je AI in de interne communicatie kunt toepassen? Dan is deze interactieve sessie iets voor jou. Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, geeft tips en voorbeelden. Zo vertelt hij welke tools je het beste kunt gebruiken en wat de richtlijnen  zijn voor het gebruik. Ook kun je al je vragen over dit onderwerp aan Peter voorleggen.

Adviesbureau Evolve doet in samenwerking met de Vrije Universiteit Amsterdam onderzoek naar AI. Bij de sessie hoor je dan ook de laatste inzichten over dit onderwerp. Peter gaf al vaak presentaties bij bijeenkomsten van de Walvis. Hij scoort vrijwel altijd zeer goed in de deelnemersenquête. Enkele opmerkingen over zijn bijdrage aan Congres Online Verbinding vorig jaar: ‘Wat een gast, leuk en leerzaam’, ‘helder, goed met onderzoek erbij’, ‘meeslepend en interessant’, ‘interactief en leuk, ‘super interessant’.

Hoe pak je de adoptie van nieuwe online tools aan? Dat hoor je in deze sessie van Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics. Ze geeft in deze sessie uitleg over haar aanpak bij de adoptie van een portaal bij een zorginstelling. Daarbij maakt ze de vertaalslag naar een methodiek die je ook in jouw organisatie kunt toepassen.  Je ontvangt materiaal dat z’n waarde bewezen heeft en dat je direct in jouw organisatie kunt toepassen.

Doreen heeft al vaak bijdragen geleverd aan bijeenkomsten van De Walvis. Volgens de deelnemers in de enquête hoort ze steevast bij de vijf beste sprekers. Doreen gaf deze sessie al eens bij het intranetsymposium in 2023. Opmerkingen van deelnemers waren onder andere: ‘Zeer goed’, ‘Handig’,  ‘Leuke case / voorbeeld’.

Deze sessie richt zich op deelnemers die aan het begin van het traject staan. Werk je met een intranet dat al een paar jaar live is? Volg dan de andere sessie die Doreen Borneman vandaag aanbiedt.

Of het nu gaat om het intranet, de digitale werkplek of een app voor onboarding, meerdere stafafdelingen zijn erbij betrokken. Denk aan Communicatie, IT, HRM en Facilitaire dienstverlening. In het ideale geval werken deze stakeholders samen en zorgen met elkaar voor een optimale medewerkerservaring. Of zoals je tegenwoordig zegt: employee experience.
Maar helaas gaat het samenwerken vaak stroef en moeizaam.

In deze sessie legt Arjan Nataraj. algemeen directeur van adviesbureau Mixit, uit hoe je de samenwerking tussen afdelingen bevordert zodat de medewerker echt op de eerste plaats komt.

Tijdens ons werk besteden we een hoop tijd aan vergaderingen: online of op locatie. Veel van die overleggen kunnen we missen als kiespijn. Dat komt omdat we het tijdens vergaderingen vooral hebben over wat we gedaan hebben en wat we gaan doen.

Deze zaken kunnen ook ervoor of erna afgehandeld worden. Dat noemen we a-synchroon werken. Het betekent dat je tijdens je werk vastlegt waar je mee bezig bent en dit direct deelt met anderen. Dat kan via Teams, andere online kanalen of e-mail.

In deze sessie legt Jaap Linssen van adviesbureau OrangeTrail uit hoe jij kunt profiteren van deze aanpak. Hij geeft voorbeelden uit de praktijk van bijvoorbeeld Heineken, Philips en ABB (digitale technologie). Ook legt hij uit hoe hij zelf asynchroon werken toepast.

Interne digitale platformen zoals intranet worden vaak gevuld met content op basis van het aanbod vanuit de organisatie. Is er een nieuw intern project opgeleverd? Dan verschijnt een feestelijk bericht op de homepage van het intranet. Leuk voor het betreffende team, maar is zo’n bericht relevant voor de rest van de organisatie? Draagt het bij aan waar je als organisatie naartoe wilt? Waarschijnlijk niet.

In deze sessie vertelt Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, hoe je relevante content produceert. Hij legt uit hoe je content maakt die aansluit bij de strategie van de organisatie. Ook geeft hij aan hoe je structuur aanbrengt in de contentproductie. De sessie richt zich op communicatieprofessionals die minimaal twee jaar ervaring hebben met een intranet of ander intern platform.

Hoe bevorder je verbondenheid als collega’s een deel van de week thuis werken? Dat is de centrale vraag in deze workshop die wordt geleid door Fay Looman en Esther Slotema. Beiden zijn consultant bij organisatieadviesbureau work21. Omdat verbinding een abstract begrip is, maken Fay en Esther het eerst concreet. Wat verstaan we onder verbondenheid? Hoe vertaalt dit zich naar jouw organisatie?

Vervolgens geven  Fay en Esther praktische tips over hoe je kleine, concrete opdrachten kunt uitvoeren in het dagelijks werk om verbondenheid te stimuleren. Daarna maak je zelf opdrachten die aansluiten bij jouw organisatie. Zo krijg je praktische hulpmiddelen in handen die je kunt inzetten om de verbinding tussen collega’s in jouw organisatie handen en voeten te geven.

Organisaties hebben de laatste jaren allerlei online tools over hun personeel uitgestort. Dat levert regelmatig knelpunten op. De oplossing voor de problemen wordt vaak gezocht in een technologiegerichte en generieke aanpak. Dat is een werkwijze die de tool als uitgangpunt heeft en geldt voor alle medewerkers.

In deze workshop leer je een aanpak waarbij niet de techniek, maar de medewerker het uitgangspunt is. De methode heet journey mapping. Dit betekent dat je in kaart brengt hoe een werkdag van een fictieve medewerker eruit ziet. Bij deze fictieve persoon, ofwel persona, beschrijf je wat goed gaat en waar ze tegenaan loopt bij online tools. Bijvoorbeeld bij het inloggen in it-systemen of het opslaan van documenten in de cloud.

Je gaat in deze sessie zelf aan de slag en oefent met het maken van een journey map. Ook leer je welke concrete handvaten deze aanpak oplevert om knelpunten bij digitale middelen aan te pakken. Zo zorgt journey mapping uiteindelijk voor meer tevreden medewerkers. De workshop wordt verzorgd door Segourney Muntslag en Noraly Bovenmars; beiden zijn consultant bij adviesbureau Mixit.

De workshop sluit aan bij de keynote presentatie die Arjan Nataraj, directeur van Mixit vorig jaar bij dit congres gaf. Deelnemers reageerden daar in de enquête zeer positief op. Het woord ‘herkenbaar’ kwam in de formulieren vaak voor.

Tientallen inkomende berichten per dag is voor de meesten van ons niets. We ontvangen ze in Outlook, via chat, en als posts in Teams-kanalen. Om nog maar te zwijgen van WhatsApp en notificaties uit allerlei systemen. Hoe ga je hiermee om? De consultants Christiaan Lustig en Richard Wiegers van TheDayShift nemen je mee tijdens deze interactieve workshop. Dat doen ze aan de hand van praktische werkafspraken, met jezelf en met collega’s, om (samen) effectiever en efficiënter te werken. Zo krijg je meer grip op je inkomende en uitgaande berichtenstroom via e-mail, chat, Teams-kanalen en intranetgroepen.

Tijdens deze interactieve sessies zet je de eerste stappen met het invullen van een ‘persoonlijke gebruiksaanwijzing’. En als je met een of meer collega’s bent, kun je ook met een ‘teamovereenkomst’ een begin maken. Zo heb je meteen concrete handvaten om de volgende werkdag toe te passen.

Er is ook een andere sessie, over grip op je planning met onder meer je agenda en je takenlijst. Beide sessies sluiten op elkaar aan, maar je kunt ze ook zelfstandig volgen.

Gaat een nieuw intranet live dan is er vaak veel geld en tijd om medewerkers enthousiast te maken voor het platform. Na de livegang is de situatie helaas vaak anders. Communicatieprofessionals hebben nauwelijks tijd om ervoor te zorgen dat het intranet inspeelt op de behoefte van de medewerkers. Gevolg: het gebruik neemt af.

Hoe pak je adoptie aan van een intranet dat al enige tijd draait? Dat hoor je in deze sessie die wordt geleid door Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics. Je krijgt tips die je op een eenvoudige manier kunt toepassen en die niet veel tijd kosten.

Deze sessie richt zich op deelnemers die al een paar jaar met een intranet werken. Sta je aan het begin van het adoptietraject? Volg dan de andere sessie die Doreen vandaag aanbiedt.

Meten is weten. In deze sessie leer je hoe je statistieken kunt inzetten om een volgende stap met je intranet te zetten. Daarbij kijken we eerst naar de doelstellingen van je organisatie en je platform. Vervolgens legt Matthijs Geerlings, SEO expert van internetbureau Swink, uit hoe je kunt meten of deze doelen daadwerkelijk behaald worden. Hij geeft aan welke data hierbij wél en niet relevant zijn. Zo blijken bezoekersaantallen minder belangrijk dan veel mensen denken. Tijdens deze workshop word je echt aan het werk gezet. Aan het eind van de sessie heb je de eerste aanzet voor een document dat jou kan helpen bij de doorontwikkeling van je platform.

Hoe stimuleer je medewerkers om mee te doen op sociaal intranet? René Jansen, directeur van sponsor Winkwaves, helpt je tijdens deze sessie op weg. Aan de hand van 5 inspirerende praktijkvoorbeelden ontdek je hoe een sociaal intranet ondersteunt bij de online verbinding van medewerkers.

Na de sessie heb jij de benodigde inspiratie opgedaan om meer mensen meer mee te laten doen op jullie eigen online platform. Van de inrichting van een homepagina die een goede start van de werkdag ondersteunt. Ter inspiratie voor zowel formele als informele content die medewerkers met elkaar en met de organisatie verbindt.

De zorg kampt met grote uitdagingen. Voorbeelden zijn de arbeidsmarktkrapte, het herverdelen van zorgtaken en de samenwerking tussen zorgorganisaties, maar ook de komst van AI en cliëntcommunicatie. In deze sessie legt Pieter Lohuis 8 uitdagingen aan jou voor waarbij het intranet een rol kan spelen. Aan jou de keuze. Jij bepaalt welke van deze onderwerpen aan bod komen. Onderstaand een greep uit de uitdagingen.

“Het vinden en behouden van personeel is moeilijker geworden”, zegt Pieter, relatiemanager bij sponsor a&m impact. “Het is daarom van belang om nieuwe medewerkers vanaf het moment van tekenen direct bij de organisatie te betrekken. Het intranet kan daarbij een grote rol spelen. Je kunt mensen via het platform een video over de organisatie tonen, kennismaken met nieuwe collega’s en alvast inzicht geven in zorgprotocollen.”

Door de personeelskrapte wordt ook de rol van vrijwilligers en mantelzorgers groter. Hoe zorg je ervoor dat deze groepen de juiste informatie ontvangen en betrokken worden bij de organisatie? Ook hier kan het intranet een rol spelen. Je kunt een deel van het platform voor deze groepen openstellen of een of een volledig nieuw portaal starten.”

Een andere ontwikkeling is dat zorgorganisaties meer gaan samenwerken. Pieter: ‘Om een regionale samenwerking goed te kunnen ondersteunen, kan een organisatie overstijgend intranet of ontmoetingsplaats dé plek zijn voor het uitwisselen van kennis en ervaring – en dat zonder extra inloggegevens!”

Intranetten die al een paar jaar draaien, bevatten vaak verouderde informatie. Ook is bij veel content niet duidelijk wie de doelgroep is. Je kunt dit voorkomen door je intranet van begin af aan in te richten met oog op de toekomst. “Groeien door snoeien”, is dan ook het credo van Arthur Turksma, intranet strategist bij sponsor Iris Intranet.

Het begint met het maken van goede afspraken over het eigenaarschap van de content. Bij het intranet van verschillende leveranciers is dit automatisch in te stellen. De eigenaar krijgt dan op een gegeven moment automatisch een bericht met de vraag of de content nog actueel is. Arthur geeft een voorbeeld: “Als de organisatie een nieuwe verlofregeling heeft, dan kun je de oude tekst op het intranet aanpassen. Of je vervangt een oude tekst door een nieuwe. Daarnaast moet er waarschijnlijk een nieuwsartikel worden geplaatst. Het oude nieuwsbericht moet dan worden verwijderd.”

Dit sluit aan bij een volgende tip van Arthur: probeer informatieoverload te voorkomen. “Zorg ervoor dat het bericht bij de juiste collega komt. Bij verschillende platformen kun je instellen wie de doelgroep is. Zo voorkom je dat mensen overstelpt worden met informatie die niet voor hen interessant is.”

ARAG heeft al 5 jaar een sociaal intranet. Een periode waarin volgens interne communicatiemanager Esmée Burger-Coors veel lessen zijn geleerd en het intranet inmiddels zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. “Het platform is het belangrijkste communicatiemiddel bij ARAG. Er wordt niet meer gemaild naar iedereen en ook de tijdlijn en de groepen worden goed gebruikt. Daarnaast heeft de directie zich aan het intranet gecommitteerd.”

Met het intranet weet de afdeling Corporate Communicatie het interne afdelingsdoel te behalen: bijdragen aan geïnformeerde en betrokken medewerkers. Twee meetbare subdoelen hangen daarmee samen. Het eerste doel is dat medewerkers en leidinggevenden op de hoogte zijn van de strategie. Tweede doel is verbinding tussen collega’s, afdelingen en directie en werkvloer.

“Collega’s voelen zich verbonden met elkaar”, aldus Esmée, “maar weten ook waar andere afdelingen voor staan en mee bezig zijn. Als collega’s de strategie van een organisatie kennen en weten waar het bedrijf naartoe wil dan draag je bij aan meer binding en betrokkenheid.”

Esmée legt in deze presentatie uit hoe je op een gestructureerde, inspirerende en ludieke wijze collega’s meeneemt in de strategie van de organisatie. Ze zal dat ook onderbouwen met cijfers uit analytics en onderzoek.

De sprekers die in de twee breakout-rondes hiervoor een presentatie gaven over hun intranet of digitale werkplek  laten live of via screenshots hun platform zien. Ze doen dit bij de stands van de leveranciers die het event sponsoren. Je kunt ook alle vragen kwijt bij deze sprekers en de leveranciers.

Of het nu gaat om verpleegkundigen, medewerkers in de buitendienst of monteurs, medewerkers op de werkvloer zijn vaak moeilijk te bereiken met een intranet of digitale werkplek. Is dat een probleem? Moet dat anders? En zo ja, hoe krijg je dat voor elkaar? Dat hoor je in deze sessie. Het panel wordt geleid door Ans Roest. Panelleden zijn Ellie Veltien van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, en Ellis van den Brand van zorginstelling HVO Querido.

Op zoek naar praktische tips hoe je AI in interne communicatie kunt toepassen? Dan is deze interactieve sessie iets voor jou. Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, geeft tips en voorbeelden. Hij vertelt bijvoorbeeld welke tools je het beste kunt gebruiken en welke richtlijnen er zijn voor het gebruik. Ook kun je al je vragen over dit onderwerp aan Peter voorleggen.

Adviesbureau Evolve doet in samenwerking met de Vrije Universiteit Amsterdam onderzoek naar AI. Bij de sessie hoor je dan ook de laatste inzichten over dit onderwerp. Peter gaf al vaak presentaties bij bijeenkomsten van de Walvis. Hij scoort vrijwel altijd zeer goed in de deelnemersenquête. Enkele opmerkingen over zijn bijdrage aan Congres Online Verbinding vorig jaar: ‘Wat een gast, leuk en leerzaam’, ‘helder, goed met onderzoek erbij’, ‘meeslepend en interessant’, ‘interactief en leuk, ‘super interessant’.

Van je fouten leer je het meest. Daarom komen in deze sessie professionals aan het woord die betrokken zijn bij online tools. Zij vertellen over de valkuilen waar ze  zijn ingetrapt. Ook geven ze aan wat ze ervan hebben geleerd.  Het panel wordt geleid door Alex van Schooten. Janine Dumont en Mark van Braak zijn de panelleden. Janine is zelfstandig projectmanager. Mark is informatiebeheerder bij gemeente Veenendaal.