Hét Nationaal Intranetsymposium 2023 Online

Zijn intranetten ouderwets en heb je tegenwoordig een hub of digitale werkplek nodig? Heeft Teams de rol van intranet overgenomen? Zet AI de interne communicatie op z’n kop? Je hoort het in een panelgesprek met drie deskundigen: Jaap Linssen, Peter Haan en Arjan Nataraj.

Jaap is medeoprichter van adviesbureau OrangeTrail. Peter is directeur van adviesbureau Evolve. Arjan is algemeen directeur van adviesbureau Mixit.

In deze sessie vertelt consultant Christian Salanti over een praktische methode om content te creëren die relevant is voor gebruikers. Hij hanteert hierbij een eenvoudig stappenplan. De eerste stap is  bepalen wie je binnen de organisatie moet benaderen voor input over de content. Tweede stap is het vaststellen van de inhoud. De vragen ‘Waarom?’, ‘Hoe?’ en ‘Wat?’ zijn hierbij cruciaal.  De derde stap is het bepalen van de impact van de content. Bij deze sessie komen verschillende praktijkvoorbeelden aan bod. Christian geeft de presentatie in het Engels. Consultant Christiaan Lustig verzorgt live een vertaling.

Begin dit jaar hebben de ambtenaren van gemeente Montferland een laptop ontvangen. Deze computer is beveiligd en ondersteunt medewerkers bij het hybride werken. Hans Volbeda, senior automatisering en functioneel applicatiebeheer: “Iedereen heeft nu dezelfde digitale werkplek die je vanaf het intranet kunt opstarten. Vanaf het intranet zijn er koppelingen naar verschillende applicaties van onder andere Microsoft 365, zoals Outlook en Teams.”

Volgens Hans werkt het allemaal eenvoudig en is het overzichtelijk. “Als je inlogt op het intranet zie je rechtsboven een widget (een klein programma) met Outlook mail en de Outlook agenda. Daaronder zie je applicaties voor bijvoorbeeld sociale zaken. Daarnaast is het smoelenboek. Als je met de muis over de foto gaat, zie je de agenda van diegene. Dat is voor bijvoorbeeld de receptionistes heel handig.”

Ook de andere medewerkers zijn tevreden over het nieuwe intranet. “Het is dé plek geworden waar je heen gaat om je werk te doen.”

Hoeveel systemen zijn er in omloop binnen jouw organisatie – en zijn ze allemaal nodig, relevant en afgesproken? En waarom hebben jullie eigenlijk een sociaal intranet als je al Teams hebt? Zit er een aantal duidelijke dubbelingen tussen die je met geen mogelijkheid uitgefaseerd krijgt? Met andere woorden: hoe willen jullie samenwerken en kennisdelen en in welke mate heb je dat al lekker voor elkaar?

Tijdens deze sessie neemt René Jansen van sponsor Winkwaves je mee naar de wereld van ‘hybride communicatielandschappen’ en welke rol een sociaal intranet daarin speelt. Tijdens deze sessie komen praktische voorbeelden aan bod van onder andere zorg- en overheidsinstellingen. Aan de hand daarvan kun jij schetsend en schrijvend jouw eigen landschap in kaart brengen. Want hoe gaaf zou het zijn om na deze sessie een instrument in je handen te hebben waarmee je goede gesprekken kunt voeren met collega’s en jullie huidige en gewenste communicatielandschap verder kan gaan invullen en realiseren?!

René is directeur van Winkwaves, leverancier van sociaal intranet Harmonics. Zijn sessies worden bij bijeenkomsten van De Walvis vaak goed gewaardeerd. Zo schrijven deelnemers over zijn presentatie bij het intranetsymposium in 2022 onder andere: “interessant en herkenbaar”, “heldere interactieve sessie”, “interessant”, “prima”, “mooie achtergrond”, “top”, “leerzaam”.

Hoe pakje de adoptie van een nieuw intranet aan? Dat hoor je in deze praktijkgerichte sessie van Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics. Aan de hand van een praktisch voorbeeld word je geïnspireerd met tips en tools. Je ontvangt materiaal dat z’n waarde bewezen heeft en dat je direct in jouw organisatie kunt toepassen.

Doreen heeft al vaak bijdragen geleverd aan bijeenkomsten van De Walvis. Volgens de deelnemers in de enquête hoort ze steevast bij de vijf beste sprekers. De opmerkingen van deelnemers in de enquête bij het vorige event: ‘Leuk, ‘Fijne enthousiaste spreker’, ‘Duidelijk’, ‘Heldere tips’, ‘Goed’. 

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

Een intranet moet naadloos aansluiten bij de organisatie. Daarom is het van belang dat bijvoorbeeld de communicatiekanalen, vacatures en de kennisbank op een logische plek op het platform staan. Maikel Starreveld, lead projectmanager bij a&m impact, legt uit hoe je daarvoor kunt zorgen. Hij gebruikt hierbij de metafoor van de contentkapstok. “Het is een hulmiddel om – samen met andere stakeholders zoals HRM – je intranet op een gebruiksvriendelijke manier in te richten.”

Deze interactieve sessie richt zich op alle deelnemers die werken met een intranet. Het maakt dus niet uit welk platform je gebruikt.

We kunnen er niet omheen: de lancering van ChatGPT. De AI-chatbot werd in korte tijd een sensatie en steeds meer tools voor Artificial Intelligence kregen bekendheid onder het grote publiek. De verwachtingen zijn hooggespannen. Ineens zijn er tal van mogelijkheden om met een druk op de knop content creëren. Maar wat gaat het nu echt betekenen? Wat is de impact op het werk van de interne communicatieadviseur?

Adviesbureau Evolve doet hier in samenwerking met de Vrije Universiteit Amsterdam onderzoek naar. In deze sessie vertelt Peter Haan samen met Julia van ’t Veer over de resultaten. Peter is directeur van adviesbureau Evolve. Julia ia consultant bij dit bureau. Wees niet bang voor een saai, wetenschappelijk verhaal. Peter en Julia gaan in op de praktijk en zorgen voor veel interactie met de bezoekers.

Al vaak gaf Peter presentaties bij bijeenkomsten van de Walvis. Hij scoort vrijwel altijd zeer goed in de deelnemersenquête. Enkele opmerkingen over zijn bijdrage aan het laatste event op locatie: “Wat een gast, leuk en leerzaam”, “helder, goed met onderzoek erbij”, “meeslepend en interessant”, “interactief en leuk”, “super interessant”.

Of het nu gaat om verpleegkundigen, medewerkers in de buitendienst of monteurs; medewerkers op de werkvloer zijn vaak moeilijk te bereiken met een intranet of digitale werkplek. Is dat een probleem? Moet dat anders? En zo ja, hoe krijg je dat voor elkaar? Dat hoor je in deze sessie. Het panel bestaat onder andere uit Natasja Lenferink van Alliander. Deze energienetwerkleverancier won in 2022 de Step Two intranet & Digital Workplace Award. Dit is de belangrijkste intranet-award wereldwijd.

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

Bij een IT-verandering zoals de implementatie van een intranet staat meestal de technologie en niet de medewerker centraal. Hierdoor ligt de nadruk vooral op alle technische mogelijkheden en is er minder aandacht voor waar medewerkers behoefte aan hebben. Het gevolg is dat veel medewerkers klagen over alle IT-veranderingen die ze in hun organisatie over zich uitgestort krijgen.

Ben jij communicatieadviseur en is jouw organisatie van plan een grote (IT-)verandering door te voeren? Dan is deze workshop iets voor jou. Je gaat in groepjes aan de slag om een zogeheten waardepropositie te maken. Dat betekent dat je eerst inzoomt op de behoefte van de medewerkers. Je beschrijft bijvoorbeeld welke uitdagingen en frustraties ze ervaren in het dagelijkse werk ervaren en wat de gewenste voordelen zijn van de (IT-)verandering. Pas daarna kijk je naar welke technische oplossing daarbij aansluit en hoe deze oplossing de frustraties wegneemt en tegemoet komt aan de gewenste voordelen.

In deze workshop ga je aan de slag met een vraagstuk vanuit jouw organisatie. Je leert om niet vanuit de technische oplossing (bijvoorbeeld sociaal intranet) te denken, maar vanuit de behoeften van de medewerkers. Geen ingewikkelde theorie, maar praktijkgericht. Je gaat naar huis met concrete handvatten om jouw rol als communicatieadviseur te pakken in (IT-)veranderingen.

De workshop wordt geleid door de consultants Linda de Kanter en Rianne Spierings van Future Communication.

Veel communicatieprofessionals geven aan dat ze te weinig tijd hebben voor het intranet. In deze sessie legt consultant Christiaan Lustig van TheDayShift uit hoe je in minder tijd meer voor elkaar krijgt. Hij gebruikt hiervoor zogeheten ‘taakidentificatie’ . Dit betekent dat je eerst alle taken die bij het intranet horen op een rij zet. Vervolgens selecteer je de belangrijkste taken. Zo stel je vast wat je zelf moet oppakken en wat je kunt overdragen aan ander afdelingen zoals HRM en Facilitaire zaken.  De sessie is praktijkgericht. Je krijgt voorbeelden hoe andere organisaties dit hebben aangepakt. Ook ontvang je handvaten waarmee je direct aan de slag kunt.

Christiaan Lustig gaf al vaak presentaties bij bijeenkomsten van De Walvis. Hij behoort in de enquêtes steevast tot de drie beste sprekers. Over zijn sessie bij het intranetsymposium vorig jaar schreven deelnemers in de enquête onder andere: “veel tips”, “leerzaam”, “Christiaan vertelt fijn”,  “top” , “eye-openers, had langer mogen duren”. “heel goed en inspirerend”.

Een intranet is net een tuin. Als het eenmaal live is, ben je er nog niet. Sterker nog: dan begint het  werk pas. Want het platform moet worden doorontwikkeld. Niet alleen vanwege de (nieuwe) mogelijkheden die de leverancier biedt. Maar het kan ook zijn dat je een integratie met Microsoft 365 of andere online tools wilt realiseren. Of stel dat het platform te weinig wordt gebruikt. Wat kun je dan nog doen op gebied van adoptie? In deze interactieve sessie heb je alle kans om jouw vragen en dilemma’s te delen met een expert. Je krijgt helder advies waarmee je direct aan de slag kunt.

Connect is het wereldwijde intranet van Randstad, dat zo’n 50.000 medewerkers heeft, verspreid over 39 landen. De uitrol van het platform is eind 2022 afgerond, maar de ontwikkeling staat niet stil – al was het maar omdat hetzelfde geldt voor de organisatie. In zijn presentatie zal Bram Koster, product owner van het intranet, vertellen over de keuzes die gemaakt zijn bij de opzet van het platform en de ontwikkeling die het daarna heeft doorgemaakt.

Want hoe zorg je voor een snelle adoptie van een nieuw, wereldwijd platform? Hoe zorg je voor een goede mix van ‘global’ en ‘lokaal’ nieuws? En hoe maak je duidelijk welke rol het intranet vervult ten opzichte van al die andere applicaties en tools binnen de organisatie?

Bram Koster werkt sinds juni 2022 als global product owner intranet solutions bij Randstad. Daarvóór werkte hij 4,5 jaar bij Evolve en adviseerde hij als senior consultant een groot aantal organisaties over de strategie voor hun intranet, de selectie van de juiste leverancier en de inrichting van en contentstrategie voor hun intranet.

Frans Hoevers, communitymanager bij het Ministerie van VWS, vertelt in deze sessie over vws#Net. Dit is een samenwerkingsplatform waar directies, teams en programma’s in groepen samenwerken. vws#Net biedt geen statische informatie zoals dat op een traditioneel intranet te vinden is.

Het platform is een gereedschap voor verbinding, stelt Frans. Verbinding niet alleen tussen ambtenaren onderling, maar ook met deskundigen van buiten het departement. “VWS wil de buitenwereld naar binnen halen. Zo kunnen we onder andere samen transparant aan beleid werken. Daarom kunnen externen lid worden van themagroepen en daar hun expertise inbrengen. Allemaal met het doel de BV Nederland verder te brengen.”

Het samenwerken op vws#Net is volgens Frans een hele uitdaging. “Mensen nemen maar moeilijk afscheid van gewende middelen en manieren van werken. Dus ook bij VWS verzuipen we in een tsunami aan mails. Met voorbeelden uit de praktijk laat ik bij het ministerie zien dat het ook anders kan. In workshops geef ik aan dat vws#Net een reddingboei kan zijn. Zodat je in ieder geval blijft drijven.”

Hoe zorg je ervoor dat het intranet écht inspeelt op de medewerkers? Heel simpel. Door deze mensen te betrekken bij de keuze en inrichting van het platform. Klinkt leuk, maar hoe pak je zoiets aan? Dat hoor je in deze presentatie van Jiska Wemmenhove. Ze is marketing- en communicatieadviseur online bij Rivas Zorggroep.

De eerste stap bij de keuze voor een nieuw platform was een uitgebreid onderzoek onder het personeel. Adviesbureau Mixit nam hiervoor meer dan zestig interviews af. Vervolgens werden behoeften en knelpunten in kaart gebracht. Daarna ontwierp het adviesbureau persona’s voor de verschillende doelgroepen en werden aanbieders van verschillende platformen uitgenodigd om een proefopstelling neer te zeten. In zogeheten ‘kliksessies’ konden medewerkers de intranetten uitproberen en hun mening geven.

Uiteindelijk is een keuze gemaakt voor een leverancier en kon gestart worden met de adoptie. Ook hierbij speelden de persona’s een belangrijke rol. Jiska: “Dankzij de persona’s konden we een gericht plan maken. We zijn begonnen met de groep die het meest onafhankelijk van Rivas werkte. Dat is wijkverpleging.”

Voorheen begonnen de wijkverpleegkundigen hun werkdag in een kantoor waar ze moesten inloggen. “Dat was niet praktisch”, zegt Jiska, “omdat deze groep altijd onderweg is. Nu is er een app en loggen ze in met hun smartphone. Ze kunnen makkelijk documenten bekijken zoals protocollen en organisatienieuws lezen. Wijkverpleegkundigen vinden het fijn. Ze zijn op de hoogte van wat er speelt en voelen zich dus meer verbonden.”

Waar is Jiska zelf het meest tevreden over? “Ten eerste is het intranet gebruiksvriendelijk. Daarnaast is het leuk om te zien dat het platform van de medewerkers is en niet van de afdeling Communicatie. Het is echt hun intranet.”