Intranet bij de Overheid

14 maart 2019 in Nieuwegein

Direct naar het inschrijfformulier »

Het event is inmiddels achter de rug. Wil je dit jaar een bijeenkomst over intranet bezoeken waar o.a. aandacht is voor overheden? Kom dan naar Hét Nationaal Intranetsymposium (link) op 12 november 2019.

Intranet bij de Overheid 2019

Ben je betrokken bij het intranet van een overheidsorganisatie? Dan is het event ‘Intranet bij de Overheid’ echt iets voor jou. De bijeenkomst op 14 maart 2019 is kleinschalig en praktijkgericht. We beginnen met een interessante keynote presentatie over de 5 pijlers van een effectief intranet bij overheidsorganisaties. Vervolgens zijn er interactieve sessies over thema’s zoals kennis delen, de realisatie van een nieuw intranet en adoptie. Ook geven webmasters van verschillende overheden een presentatie over hun sociaal intranet. Daaronder het ministerie van VWS, enkele gemeenten en een omgevingsdienst. Alle platformen kun je ook live bekijken.

Zes redenen om erbij te zijn

Praktijkgericht

Alle sprekers gaan in op de dagelijkse praktijk bij overheidsorganisaties.

Kleinschalig

Het maximum aantal deelnemers is 55.

Live intranetten bekijken

Unieke kans om live de intranetten van verschillende overheden te zien.

Inspiratie

Laat je inspireren door presentaties over innovatieve intranetten van overheden.

Ook voor professionals met ervaring

De laatste trends, tips, tricks en inspiratie om je intranet naar een hoger niveau te tillen.

Interactie

Veel ruimte om vragen en ervaringen te delen met sprekers en andere deelnemers.

Voor wie

Professionals op gebied van communicatie of ict die betrokken zijn bij het intranet van een overheidsorganisatie. Het event richt zich op professionals die zich oriënteren op een nieuw intranet én op mensen die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet. Sinds 2013 heeft hij al 24 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn 'Intranet in de Zorg' en Hét Nationaal Intranetsymposium. In 2018 trok Hét Nationaal Intranetsymposium maar liefst 170 deelnemers. De Walvis is volledig onafhankelijk en is niet gelieerd aan een softwareleverancier of ander bedrijf.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve

Peter is directeur van adviesbureau Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde binnen de overheid projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel en de gemeenten Rotterdam, Den Haag en Amersfoort. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Christiaan Lustig

online strateeg

Christiaan is online strateeg en adviseur op het vlak van interne digitale communicatie en dienstverlening bij Brayton House, een bureau voor intranet en digital workplace. Hij werkt(e) o.a. voor de gemeenten Den Haag, Ede en Venlo, Reclassering Nederland en Staatsbosbeheer. Christiaan publiceert regelmatig op o.a. Frankwatching en is co-auteur van verschillende boeken. Daarnaast geeft hij geregeld presentaties in Nederland en daarbuiten.

David van Geijn

projectleider gemeente Oirschot

David van Geijn is projectleider dienstverlening en digitalisering bij de gemeente Oirschot. De gemeente telt ruim 18.000 inwoners. In 2014 ging het sociaal intranet live. Doel van het platform is het delen van kennis en informatie. Volgens David is dit voor een groot deel gerealiseerd. Zo plaatsen medewerkers veel nieuwsberichten terwijl de afdeling Communicatie helemaal geen teksten meer plaatst.

Irna van Nieuwburg

webmaster / medewerker communicatie

Irna is webmaster / medewerker communicatie bij de gemeente Oirschot. De gemeente telt ruim 18.000 inwoners. In 2014 ging het sociaal intranet live. Het platform is o.a. bedoeld voor het delen van kennis en informatie. Medewerkers plaatsen veel nieuwsberichten terwijl de afdeling Communicatie helemaal geen teksten meer plaatst.

Bram Koster

consultant adviesbureau Evolve

Bram is senior consultant bij Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media. Bram richt zich o.a. op strategieontwikkeling, platformselectie en projectbegeleiding. Hij werkt voor klanten als provincie Overijssel, scholenkoepel Ons Middelbaar Onderwijs en ZonMw (gezondheidsonderzoek).

Tabhita Minten

adviseur en intranetcoach

Tabhita Minten wordt ingehuurd voor grote klussen zoals de implementatie van een nieuw intranet. Ze deed dit voor o.a. gemeente Ede en de provincies Noord-Holland en Utrecht. De afgelopen 15 jaar heeft Tabhita een berg aan kennis en ervaring opgedaan. Zij heeft zowel verstand van de organisatorische kanten van intranet en projectmanagement, als van techniek. Zie ook haar indrukwekkende Linkedin-profiel.

Sidney Poulissen

team communicatie gemeente Bodegraven-Reeuwijk

De Zuid-Hollandse gemeente Bodegraven-Reeuwijk is in 2011 ontstaan uit de fusie van Bodegraven en Reeuwijk. De fusiegemeente telt krap 34.000 inwoners. Het sociaal intranet wordt door de ongeveer 250 medewerkers vooral gebruikt om elkaar makkelijker te vinden en om ervaringen en successen te delen. De activiteit op het platform neemt jaar na jaar toe.

Ben Hendriks

product owner intranet gemeente Ede

Als product owner is Ben verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het intranet van gemeente Ede. Deze gemeente met bijna 115.000 inwoners lanceerde in 2018 een sociaal intranet. Het platform wordt vooral ingezet voor het delen van kennis. Dit gebeurt met name in de 52 groepen. In ongeveer een derde daarvan werken medewerkers samen met externen. Een communitymanager begeleidt en stimuleert het delen van kennis.

Carine Jamin

senior communicatieadviseur gemeente Heerlen

De gemeente Heerlen telt 900 fte. In 2017 werd een nieuwe manier van werken ingevoerd waarbij flexibiliteit en samenwerking centraal staan. Het nieuwe sociaal intranet sluit daarbij aan. Collega’s kunnen elkaar makkelijk vinden en samenwerken in groepen. Volgens Carine Jamin voelt het platform als een venster op de wereld. “Het sluit helemaal aan bij hoe je in het dagelijks leven met social media omgaat.”

Lianne Bevelander

Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant

Lianne is communicatieadviseur bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Deze organisatie voert voor de provincie Noord-Brabant en de 25 gemeenten in Midden- en West-Brabant de VTH-taken (vergunning, toezicht en handhaving) uit op gebied van milieu, veiligheid en leefomgeving. In september 2018 ging het sociaal intranet live. Het platform wordt gebruikt om elkaar te vinden en kennis te delen.

Frans Hoevers

Ministerie van VWS

Frans Hoevers is community manager van VWSnet, sinds december 2017 het sociaal intranet van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Op dit platform kunnen medewerkers onder andere berichten delen en groepen aanmaken. Binnen deze groepen kunnen ze documenten delen en gezamenlijk werken aan documenten.

Rob Langeveld

Ministerie van VWS

Rob Langeveld is hoofdredacteur bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Hij is verantwoordelijk voor het nieuws op VWSnet. Op dit platform kunnen medewerkers onder andere berichten delen en groepen aanmaken. Binnen deze groepen kunnen ze documenten delen en gezamenlijk werken aan documenten.

Nico Jong

Ministerie van VWS

Nico Jong is adviseur concerncommunicatie bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Hij is als projectleider betrokken bij het sociaal intranet. Op dit platform kunnen medewerkers onder andere berichten delen en groepen aanmaken. Binnen deze groepen kunnen ze documenten delen en gezamenlijk werken aan documenten.

Programma

Als je je inschrijft voor dit event ontvang je later een mail waarmee je kunt bepalen welke breakout-sessies je wilt bezoeken.


9.00

Ontvangst en registratie

9.30

Welkomstwoord door dagvoorzitter Alex van Schooten

9.40

Keynote presentatie

Welke zaken zijn bij overheden essentieel voor een effectief intranet? Peter Haan van het adviesbureau Evolve geeft in deze keynote speech het antwoord. Hij gaat in zijn presentatie in op de 5 pijlers die van belang zijn voor een goed platform. Daarbij komen aan bod: 1. heldere doelstellingen en kpi’s, 2. ict-randvoorwaarden, 3. een goed ingerichte beheersorganisatie, 4. integratie in bestaande werkprocessen, 5. activatie en adoptie.

Peter is directeur van adviesbureau Evolve. Dit bureau is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al sinds 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel en gemeente Rotterdam.

10.10

Breakout-ronde: 3 presentaties

Van baliemedewerkers tot beveiligers en van beleidsadviseurs tot bestuurders. Bij overheidsorganisaties zijn er veel verschillende doelgroepen voor het intranet. In het ideale geval bedient het intranet ze allemaal. Maar welke groepen hebben nu het meest baat bij het platform?

In deze presentatie gaat consultant Christiaan Lustig van het adviesbureau Brayton House in op deze vraag en de concrete oplossingen daarbij. Eerste stap: data over en van je doelgroepen verzamelen. Dat doe je onder meer door het afnemen van interviews die je helpen ‘persona’s’ te maken: fictieve personages die model staan voor bepaalde doelgroepen.

Ook kun je via een online enquête achterhalen welke vragen en taken voor verschillende groepen in je organisatie het belangrijkst zijn in hun dagelijks werk. Die informatie voeg je toe aan je persona’s. Vervolgens kun je het intranet zo inrichten dat deze vragen en taken medewerkers minder tijd kosten. En daardoor levert het intranet meer toegevoegde waarde.

In zijn presentatie geeft Christiaan praktische handvatten waar je zelf mee aan de slag kunt. Ook gaat hij in op praktijkvoorbeelden van intranetten bij overheden waar hij de afgelopen 10 jaar bij betrokken was, zoals de gemeenten Den Haag, Gooise Meren en Venlo, Reclassering Nederland en Staatsbosbeheer.

Oirschot is een gemeente in Noord-Brabant met ruim 18.000 inwoners. In 2014 werd het sociaal intranet gelanceerd. Een van de doelen van het platform – zo stond het geformuleerd in het strategisch communicatieplan – is het delen van kennis en informatie. Dit doel is voor een groot deel gerealiseerd, aldus David van Geijn, projectleider dienstverlening en digitalisering.

Medewerkers plaatsen veel nieuwsberichten terwijl de afdeling Communicatie helemaal geen teksten meer plaatst. “Als iemand ons een bericht stuurt met het verzoek om dit te plaatsen, dan gaan we naar diegene toe en helpen om het te plaatsen.”

Ook de wiki is een succes. Deze kennisbank bevat allerlei documenten zoals beleidsstukken en handleidingen. De rond 100 medewerkers zijn vrij om de inhoud daarvan naar eigen inzicht aan te passen. “De wiki wordt actief gebruikt. Hij is de afgelopen jaren dan ook sterk gegroeid”, stelt David. Maar er zijn ook zaken die minder succesvol zijn geweest. Zo zijn burgers uitgenodigd om zich aan te melden bij groepen om zo mee te praten over een lokaal project. Dit kwam echter nauwelijks van de grond.

In zijn presentatie beschrijft David, samen met webmaster Irna van Nieuwburg, hoe zij het platform de afgelopen 5 jaar hebben doorontwikkeld en wat zij in deze periode hebben gedaan om de medewerkers mee te krijgen. Ze vertellen eerlijk wat wél en wat niet werkt. Bij deze sessie krijg je veel ruimte om jouw vragen en ervaringen met de sprekers te delen.

De ambtenaar anno 2019 werkt niet meer vanuit een ivoren toren, maar zoekt steeds vaker de samenwerking. Met andere afdelingen en soms zelfs met externe partners. Een (sociaal) intranet kan hierbij een belangrijke rol spelen. Wil jij het platform in jouw organisatie hiervoor inzetten of heb je al de eerste stappen gezet? Dan is deze sessie iets voor jou. Je krijgt voorbeelden en praktische tips over vragen zoals: Hoe activeer je samenwerking? Hoe ga je om met beheer? En hoe zit het met veiligheidseisen als je wilt samenwerken met externen? De sessie wordt geleid door Bram Koster van adviesbureau Evolve.

10.45

Korte pauze

11.00

Breakout-ronde: 3 interactieve sessies

Het huidige intranet moet worden vervangen. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie die wordt geleid door Tabhita Minten. We beginnen met het bepalen van de doelstelling: waarom moet er een nieuw platform komen? Daarna gaan we in op verschillende stappen in de implementatie. We bespreken bijvoorbeeld de belangrijkste aspecten van het selectietraject en het samenstellen van de projectgroep. Natuurlijk komt ook de lancering van het nieuwe platform aan bod. (Het thema adoptie komt uitgebreid aan de orde in 2 andere sessies.)

Veel overheden kampen met hetzelfde probleem. Er is een mooi intranet, maar het wordt door medewerkers weinig gebruikt. En waar het gebruikt wordt, levert het nog weinig op. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, leidt deze interactieve sessie die zich richt op webmasters die weinig of geen ervaring hebben met het activeren van medewerkers.

Veel intranetten bij overheden zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door adviseur Christiaan Lustig.

11.40

Korte pauze

11.55

Breakout-ronde: 4 interactieve sessies

Het huidige intranet moet worden vervangen. Wat komt daar allemaal bij kijken? Daar draait het om bij deze interactieve sessie die wordt geleid door Tabhita Minten. We beginnen met het bepalen van de doelstelling: waarom moet er een nieuw platform komen? Daarna gaan we in op verschillende stappen in de implementatie. We bespreken bijvoorbeeld de belangrijkste aspecten van het selectietraject en het samenstellen van de projectgroep. Natuurlijk komt ook de lancering van het nieuwe platform aan bod. (Het thema adoptie komt uitgebreid aan de orde in 2 andere sessies.)

Je hebt een (sociaal) intranet dat een tijdje geleden gelanceerd is. Adoptie ging prima en er is een groepje vaste gebruikers. Maar nu wil je de volgende stap zetten: het vergroten van de impact van je intranet door het doelgericht activeren van medewerkers. In deze sessie krijg je praktische, onderbouwde adviezen waar je direct iets aan hebt. Bram Koster, adviseur bij adviesbureau Evolve, leidt deze interactieve sessie die zich richt op webmasters die al wat langer bezig zijn met het activeren van medewerkers.

Veel overheidsorganisaties die overstappen op een sociaal intranet willen dat het platform bijdraagt aan het verbeteren van de interne communicatie. De verwachting is bijvoorbeeld dat medewerkers makkelijker zelf publiceren en minder van de afdeling Communicatie afhankelijk zijn. Of dat er minder vergaderd en gemaild hoeft te worden, omdat medewerkers online kennis delen. Maar werkt het in de praktijk ook zo? Draagt een sociaal intranet altijd bij aan betere interne communicatie? In deze sessie zet consultant Peter Haan je aan het denken. Ook levert hij praktische handvatten voor iedereen die het (sociaal) intranet vooral wil inzetten als communicatiemiddel.

Veel intranetten bij overheden zijn net omgevallen boekenkasten: een hoop informatie die nauwelijks geordend is. Het gevolg is dat het voor medewerkers lastig is om de info te vinden die ze nodig hebben voor hun dagelijks werk. Dat kan natuurlijk veel beter. In deze sessie leer je welke content geschikt is voor het intranet en hoe je die het beste kunt aanbieden. De sessie wordt geleid door adviseur Christiaan Lustig.

12.35

Lunch

13.15

Breakout-ronde: 2 webmasters geven een presentatie over het platform van hun overheidsorganisatie

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk telt krap 34.000 inwoners en is in 2011 ontstaan uit de fusie van Bodegraven en Reeuwijk. In 2014 werd een organisatieverandering in gang gezet die ertoe leidde dat functies, afdelingen en management verdwenen. In plaats van functies hebben de medewerkers verschillende, wisselende rollen die ze deels zelf kunnen kiezen.

Deze organisatieverandering leidde ertoe dat het statisch intranet in 2016 plaats moest maken voor een sociaal intranet. Sidney Poulissen van het Team Communicatie: “Vroeger konden alleen de beheerders content plaatsen. Maar op een sociaal intranet kun je zelf plaatsen en makkelijk met collega’s communiceren.”

Daarnaast kunnen medewerkers elkaar makkelijker vinden. Dat is geen overbodige luxe in een organisatie waar de medewerkers over 2 locaties verdeeld zitten. “Ongeveer 65 procent van de medewerkers heeft het profiel ingevuld. Dat betekent dat er bijvoorbeeld een foto bij staat en de werktijden ingevuld zijn. Er is ook een koppeling met de agenda in Outlook. Klik je op de foto, dan zie je direct of iemand beschikbaar is.”

Het intranet wordt vooral gebruikt om dingen te delen. “Gisteren hebben we een organisatiedag gehad”, geeft Sidney als voorbeeld. “Daar plaatsen mensen dan berichten over. En vorige week was er de ondertekening van een samenwerkingsverband. Daarover verschijnt dan ook een foto en toelichting op de tijdlijn. Er komen gemiddeld 2 reacties op elk bericht. Omdat we geen managers en afdelingshoofden hebben, is het leuk om af en toe waardering van andere medewerkers te krijgen voor wat je doet. Het sociaal intranet biedt hier een podium voor.”

De activiteit op het platform neemt jaar na jaar toe. Een jaar geleden lag het aantal actieve gebruikers op 48 procent. Nu is 60 procent van alle mensen die een account hebben actief: ze kijken regelmatig op het platform, plaatsen berichten en ‘liken’ berichten van anderen, waarbij het hoogtepunt gedurende het jaar lag op 68 procent. De verklaring? “Mensen zien dat er gereageerd wordt op berichten. Dit verlaagt de drempel om zelf ook deel te nemen en berichten te plaatsen. Ook zit ik als communitymanager nu meer achter mensen aan om hun profiel in te vullen en berichten te delen.”

Kennis delen – daar draait het om bij het sociaal intranet van gemeente Ede. Dat gebeurt met name in de 52 groepen op het platform. Zo is er een groep met tips en trucs over intranet waar vragen worden gesteld die door andere deelnemers worden beantwoord. In ongeveer een derde van de groepen – een voorbeeld is het team over burgerparticipatie –  werken medewerkers samen met externen. Een communitymanager, die 3 dagen per week actief is, begeleidt en stimuleert het delen van kennis op het platform.

Volgens product owner Ben Hendriks zijn de gebruikers zeer positief over het sociaal intranet. “Het is veel handiger dan WhatsApp. Want je kunt bijvoorbeeld documenten delen en de agenda bijwerken. Daarnaast is het eenvoudig om zaken terug te vinden. Ons vorige intranet telde 20.000 pagina’s. Het was op een gegeven moment niet meer doorzoekbaar.”

Niet alleen documenten, ook collega’s zijn nu veel beter vindbaar. “In onze collegawijzer, ofwel het smoelenboek, staan gegevens zoals telefoonnummers. Ook kun je hier vinden wie in welke wet- en regelgeving gespecialiseerd is. Dat is buitengewoon handig in een gemeente met 1000 fte en 5 locaties.”

13.50

Breakout-ronde: 2 webmasters geven een presentatie over het platform van hun overheidsorganisatie

De gemeente Heerlen is onlangs overgestapt op een sociaal intranet. “Een statisch intranet is niet meer van deze tijd”, zegt senior communicatieadviseur Carine Jamin. “Want samenwerken met collega’s is veel belangrijker geworden. Dat kan in de groepen op ons nieuwe platform. Daarnaast moet je makkelijk collega’s kunnen vinden. Ook dat is nu mogelijk. We hebben 900 fte en bijna niemand werkt meer fulltime. Daarom zijn goede profielpagina’s zo belangrijk.”

De overgang naar een sociaal intranet sluit aan bij een organisatieverandering die in 2017 werd ingezet. De gemeente, die krap 90.000 inwoners telt, is toen verhuisd naar een tijdelijk pand met flexplekken. “Over 2 jaar gaan we weer verhuizen. Dan gaan we naar een nieuw stadskantoor waar we ook met flexplekken werken.”

‘Zo werken wij’ heet de nieuwe manier van werken bij de gemeente. Uitgangspunt is ontmoeting en flexibiliteit in plaats van in beton gegoten richtlijnen. “Het sociaal intranet sluit daarop aan. Dit platform maakt het mogelijk om elkaar te ontmoeten en door hele organisatie te bewegen. Je kunt heel makkelijk met elkaar communiceren.”

Waar is Carine het meest tevreden over? “Ons oude intranet was als een pdf op een scherm. Dit platform werkt intuïtief en biedt veel mogelijkheid tot interactie. Het is daardoor een heel prettig en modern communicatiemiddel. Het sluit bovendien aan bij hoe veel mensen in het dagelijks leven met sociale media omgaan.”

‘Het intranet is van ons allemaal.’ Dat is de slagzin van het sociaal intranet van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB). De organisatie telt 230-240 fte. De medewerkers zitten verspreid over 2 locaties. Een deel van het personeel is toezichthouder of klachtenmedewerker; deze mensen zijn maar een deel van de tijd op kantoor. “We hebben wat dat betreft een complexe organisatie”, zegt communicatieadviseur Lianne Bevelander . “Het is best lastig om mensen te informeren als niet iedereen bij elkaar zit. Mede daarom was er veel behoefte aan een sociaal intranet.”

De OMWB voert voor de provincie Noord-Brabant en de 25 gemeenten in Midden- en West-Brabant de VTH-taken (vergunning, toezicht en handhaving) uit op gebied van milieu, veiligheid en leefomgeving. September 2018 ging het sociaal intranet live. “Bij ons oude intranet was het alleen maar zenden. De structuur van het platform was ook niet logisch.”

Belangrijk doel van het platform is dat medewerkers makkelijk vindbaar zijn. In het smoelenboek staan daarom niet alleen contactgegevens, maar ook de expertise van de mensen. Het is ook mogelijk medewerkers op basis van de expertise te zoeken. “Daar heb je echt iets aan. De collega’s zijn hier heel tevreden over.”

Men kan nu ook samenwerken in groepen. “De meeste groepen gaan over thema’s zoals soortenbescherming. Hier was veel behoefte aan omdat men nu op een eenvoudige manier teamoverschrijdend  kan samenwerken. In de groepen kunnen mensen op elkaar reageren en documenten plaatsen. Dat is een stuk eenvoudiger dan dingen heen en weer mailen. Ook worden mensen in de groepen op de hoogte gehouden van zaken als veranderende wetgeving. Medewerkers reageren positief op de groepen; er is veel samenwerking ontstaan. Dat is heel erg tof.”

14.25

Intranet Informatiemarkt

De webmasters die om 13:10 en 13:45 uur  een presentatie gaven, laten het platform van hun organisatie live zien aan de deelnemers. Je kunt rondwandelen en deze intranetten op grote beeldschermen bekijken en vragen stellen. Ook zijn er softwareleveranciers die tekst en uitleg kunnen geven over hun product.

15.25

Slotpresentatie

“We willen wendbaarder worden. Ook willen we af van de eilanden en zoeken naar meer verbinding.” Dat zegt Nico Jong van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Collega Rob Langeveld sluit hierbij aan: “We proberen muren te slechten en minder uitsluitend in horizontale kolommen te werken.”

Het sociaal intranet van het ministerie van VWS past binnen deze ontwikkeling. Het intranet is gebouwd met Pleio, een online samenwerkingsplatform voor Nederlandse overheidsorganisaties. Rob: “We faciliteren VWS’ers om via het intranet zelf nieuws en informatie te delen met hun collega’s.” Frans Hoevers van VWS: “Er was laatst een overlijdensbericht van iemand die hier had gewerkt. Het bericht is bijna 1300 keer aangeklikt. Dat is veel als je bedenkt dat er zo’n 1400 mensen bij VWS werken.”

Op het platform, VWSnet genaamd, kunnen medewerkers ook groepen aanmaken. Op dit moment zijn er bijna 70. In deze groepen kunnen ze documenten delen en gezamenlijk werken aan documenten. Frans: “Er zijn groepen van medewerkers van één afdeling. Maar we promoten vooral groepen die over de afdelingen heen thematisch samenwerken. Zo is er bijvoorbeeld een groep over de AVG, de nieuwe privacywet, waar 130 mensen lid van zijn.”

Bij het ministerie wordt veel gedaan om VWSnet tot een succes te maken. Zo wordt veel tijd en energie besteed aan adoptie. Ook is Frans Hoevers fulltime actief als communitymanager. Hij moet er, simpel gezegd, voor zorgen dat de community actief blijft. In de toekomst wil men dat ook externen gebruik maken van VWSnet. Rob noemt als voorbeeld het Nederlands Huisartsen Genootschap. “De leden van deze organisatie zouden moeten kunnen meedenken over een Kamerstuk of beleidsstuk. Op deze manier kun je dankzij het intranet de buitenwereld naar binnen halen.”

15.55

Afsluiting

16.15

Borrel, fris en hapjes

Wie kom je tegen bij ‘Intranet bij de Overheid’?

Er hebben zich 51 mensen opgegeven voor dit event. Zij zijn afkomstig van organisaties zoals:

  • gemeenten
  • ministeries
  • zelfstandige bestuursorganen

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

‘Intranet bij de Overheid’ wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis van Alex van Schooten. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier of ander bedrijf. Sinds 2013 heeft De Walvis met ondersteuning van Jouke van Dijk al 24 bijeenkomsten georganiseerd. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium. Deze jaarlijkse bijeenkomst trok in 2018 maar liefst 170 deelnemers. Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Locatie

NBC Congrescentrum

Blokhoeve 1 Nieuwegein De locatie ligt dichtbij de A2, A12 en A27 in het hart van Nederland. Parkeren is gratis. Met het ov is het NBC eenvoudig te bereiken. Neem vanaf Utrecht CS de sneltram naar IJsselstein of Nieuwegein. Na krap een kwartier stap je uit bij halte Zuilenstein. Je steekt direct de weg over en het NBC Congrescentrum ligt recht voor je. Het gebouw met de oranje toren kun je niet missen.

Aanmelden

Inschrijven kost 390 euro (ex. btw) per persoon.

Tweede persoon half geld, derde persoon gratis

Kom je met meerdere personen van één organisatie? Dan betaalt de tweede persoon

de helft. Dat is dus 195 euro (ex. btw).

De derde betaalt helemaal niets! Ook de vierde en vijfde persoon kunnen gratis meekomen.
Aanmelden »

Sponsors